رابعاً : التشخيص

تتحدد قدرة الطبيب المعالج وكفاءته على مدى نجاحه في التشخيص وعلى طريقة تحديده للعلاج المناسب. وبالمثل، فإن فريق إعادة الهيكلة (أو) المستشار (الخارجي) تتحدد كفاءته واقتداؤه بمدى نجاحه في تشخيص مشاكل المنظمة، والأهم يتمثل في البحث بين بدائل وطرق التدخل بما يناسب التشخيص 1980 ,Burk, 2002; Kutter) Cummings.et al, 2001)  and Worley, 2005; Paler et al., 2006; Harrison, 1994; Burton

معنى التشخيص

يقصد بالتشخيص ما يلي:

* تحديد مشاكل المنظمة.

* تعريف مواطن الضعف بالمنظمة.

* تحديد التهديدات التي تواجه المنظمة.

* تحديد الأوضاع والنتائج السيئة في المنظمة.

* تحديد الفجوات الموجودة في أداء المنظمة.

* تعريف الأوضاع غير المرغوبة.

* تحديد عدم التوازن بالمنظمة.

إن تحديد كل ما يمثل قلق وأوضاع غير طبيعية بالمنظمة هو ضرب من ضروب التشخيص.  

عناصر التشخيص 

لكي يتسم تشخيص مشاكل المنظمة وتحديدها بأنه كامل وسليم لابد أن يتطرق هذا التشخيص إلى عناصر رئيسة هي كالآتي : 

* تحديد المشكلة الرئيسة في شكل واضح ومكتوب.

* تحديد اسباب المشكلة، والمقدمات التي أدت إلى ظهورها.

* أعراض المشكلة.

* نتائج المشكلة أي نتائج عدم حل المشكلة.

* الأفراد والأقسام المرتبطة بالمشكلة.

* حدة المشكلة وصعوباتها. 

* مدى تكرار واستمرار المشكلة.

* مجال المشكلة المنظمة ككل، أو الأقسام والجماعات أو الأفراد

* ارتباط المشكلة بمشاكل جانبية أخرى موجودة بالمنظمة.

* المشاكل الفرعية من المشكلة الرئيسة.

طرق التشخيص

يمكن للمستشار أو القائمين على تشخيص مشاكل المنظمة استخدام طرق للتشخيص، ويفضل البعض استخدام أكثر من طريقة في الوقت نفسه وذلك لمزيد من الدقة في التشخيص. وسنعرض في هذا الجزء مجموعة من الطرق القوية والسهلة والأكثر شيوعا لتشخيص مشاكل المنظمة : 

1- طريقة عظام السمكة.

2 - طريقة التفكير الاستراتيجي

( 1 ) التشخيص بطريقة عظام السمكة

وهي طريقة تبدأ من خلال وضع الظاهرة محل البحث أو النتيجة أو المشكلة كأساس للتحليل، ويتم التعبير عنها في شكل رأس السمكة، ثم يتم الإجابة عن السؤال التالي :

ما الأسباب المؤدية للمشكلة ؟

ويوضح شكل -2 (14) مشكلة انخفاض أداء إحدى الشركات في شكل عظام السمكة.

وحينما يتم التوصل إلى الأسباب الرئيسة للمشكلة كما في الشكل، يظهر سؤال آخر هو: ما الأسباب الفرعية ؟ هذا ولقد لاحظت عزيزي القارئ أن كل عظمة رئيسة من عظام السمكة كانت تعبر عن سبب رئيسي، وهي تحتوي على عظام فرعية، ويمكن أخذ كل عظمة من العظام واعتبارها سمكة بمفردها، وتحليل هذه السمكة الجديدة على أسباب رئيسة وأسباب فرعية. ويستمر الأمر على هذا المنوال حتى تصل إلى الأسباب الفرعية الدقيقة ثم الأسباب الأكثر فرعية والأكثر دقة، وستجد أن هذا التحليل سيشير إلى مواطن الخلل الرئيسة بالمنظمة وتجد عزيزي القارئ أن هذا التحليل به شبه كبير مع الطريقة السابقة للتشخيص وهي "الأسباب والنتائج". 

(2) التشخيص بطريقة التفكير الاستراتيجي

يعتمد التفكير استراتيجياً على النظر إلى أن المشاكل تأتي من :

* البيئة الخارجية: أي ما يحيط بالظاهرة من خارجها.

* البيئة الداخلية: أي العناصر الموجودة بداخل الظاهرة أو المشكلة.

ودراسة البيئة الخارجية للظاهرة أو المشكلة تؤدي بمن يبحث عن المشكلة إلى التعرض لكافة القوى والمؤثرات في شكل المنظمة. ويستطيع المفكر استراتيجياً أن يتبين نوعين من القوى الخارجية :

1. التهديدات Threats : وهي قوى خارجية تعمل بشكل غير مرغوب فيه، وتسبب القلاقل وعدم الاتزان، وتحتاج إلى وقفة لمعالجتها.

2. الفرص Opportunities : وهي قوى خارجية تعمل بشكل مرغوب ولصالح المنظمة أو القسم، ويحتاج الأمر أيضا إلى وقفة لاستغلالها واستثمارها للوصول إلى وضع مثالي.

أما دراسة البيئة الداخلية للظاهرة، فهي تعني ضرورة التعرف على تلك القوى الداخلية المؤثرة في المشكلة.

ويمكن عادة التمييز بين نوعين من القوى الداخلية:

1- نقاط القوة Strengths وهي عبارة عن قوى داخلية تعمل لصالح تحسين الموقف وحل المشكلة. أو هي قوى مضادة لظهور المشكلة، ويجب أن يكون هناك تفكير في كيفية استخدام نقاط القوة واستثمارها. 

2- نقاط الضعف Weaknesses وهي عبارة عن عناصر داخلية تضعف الموقف وتجعله في شكل سيء، أو أنه يؤدي إلى تفاقمه، ويجب عدم إهمال نقاط الضعف فهي أم المشكلة وتحتاج إلى تحليل وعلاج واضح.

ويصل الأمر إذن إلى التوصل إلى أربع قوائم

1- قائمة بالتهديدات.

2- قائمة بالفرص.

3- قائمة نقاط القوة.

4- قائمة نقاط الضعف.

ويطلق على هذه القوائم الأربعة لفظ SWOT Analysis وهو من أهم التحليلات الإدارية الحديثة التي تستخدم للتعرف على أبعاد الظاهرة والمشكلة، وهذا التحليل يطرقها من كل جانب داخليا وخارجيا، ويعطي لتحديد المشكلة دقة ومصداقية.