كيف يكون الاجتماع ناجح وفعال

للوصول إلى اجتماع ناجح وفعال ويحقق الأهداف لا بد من المرور بالخطوات والمرحل التالية:

1. مرحلة التخطيط الجيد للاجتماع للتخطيط للاجتماع يجب معرفة الإجابات عن الاسئلة التالية ومنها

- ما هو الهدف من الاجتماع؟ لماذا الاجتماع؟

- الحضور من هم ؟ جنسهم ، أعمارهم، مستواهم الثقافي؟

- أين مكان الاجتماع ؟ متى سيعقد الاجتماع؟ أي ما هو الزمان (التاريخ والساعة)؟

- ما هو موضوع الاجتماع أي ما هو جدول الأعمال ؟

- ماذا يلزم لإنجاح الاجتماع ؟؟ التجهيزات اللازمة للاجتماع

2. مرحلة الدعوة والإعلان عن الاجتماع

من أهم الخطوات اللازمة لإنجاح أي اجتماع هي عملية الدعوة أو الإعلان عن الاجتماع، وسيلة الإعلان عن الاجتماع دعوه عامه بواسطة وسائل الإعلام أم دعوه فرديه وهنا ضرورة التأكد من وصول الدعوة إلى الأشخاص الذين يهمنا حضورهم وضرورة أن توضح الدعوة الموعد(تاريخ / يوم / شهر/ ساعة) والمكان وعنوان الاجتماع وأهداف الاجتماع.

3. مرحلة عقد الاجتماع

من أهم المراحل التي يعتمد عليها نجاح الاجتماع وفيها يتم تبادل وجهات النظر بين الحضور ونقاش الاقتراحات والخطط والخروج بالقرارات اللازمة لتطوير العمل ويفضل في هذه المرحلة

- تحديد مدة الاجتماع من ساعة ونصف إلى ساعتين.

- جدول أعمال واضح ومحدد بزمن.

- اعتماد تقارير مكتوبة من الأعضاء عن المهمات السابقة

ويمكن اعتماد النموذج التالي للاجتماع

1. البداية (15دقيقه ) ويتم عمل ما يلي

- تسجيل الحضور والتأكد من النصاب القانوني للاجتماع.

- الترحيب بالحضور والتعارف إذا كان الاجتماع الأول الهيئة.

- إقرار جدول الأعمال لهذه الجلسة.

- قوانين لإدارة الجلسة من حيث الوقت والنقاش.

- مراجعة القرارات والتكليفات من الجلسة السابقة.

- استلام تقارير اللجان (لجان الأنشطة أو المالية)

2. جدول الأعمال ( ساعة إلى ساعة ونصف).

- مناقشة بنود جدول الأعمال والقضايا المطروحة.

- الالتزام بجدول الأعمال من حيث الترتيب والمدة الزمنية.

- ترتيب النقاش بين الحضور.

- اتخاذ القرارات لكل موضوع

 3. توزيع المهمات لتنفيذ القرارات (التكليفات)

4. اختتام الاجتماع ( 15دقيقه)

- الإعلان عن اختتام الاجتماع بشكر الحضور

- تلخيص النتائج عن الاجتماع

- قراءة المحضر والتوقيع عليه

- الاتفاق على موعد الاجتماع القادم (تاريخ، يوم ، ساعة ، مكان).