استخدامات بطاقات وصف الوظائف :

تمثل عملية وصف الوظائف مرحلة اساسية في انشطة ادارة الافراد لما لها من اهمية محورية في مختلف ما تقوم به هذه الادارة من مهام.

ونستعرض الآن الاستخدامات المختلفة لبطاقات وصف الوظائف : 

* وصف الوظائف اساس في تخطيط القوى العاملة :

ان تخطيط القوى العاملة يحتوي علي امرين اساسيين هما ، تحديد نوعيات الاشخاص المطلوبين للعمل في منظمة معينة ، وتحديد الاعداد المطلوبة من كل نوعية ، والبيان الاول الخاص بنوعيات الافراد اي مواصفاتهم تحصل عليه من واقع بطاقات توصيف الوظائف حيث ان بطاقة الوصف بعد ان تحلل واجبات الوظيفة ومسئولياتها وظروف تاديتها والعوامل الاساسية المتصلة بالنجاح في الاداء ، تنتقل في شق هام منها الى حصر مواصفات شاغل الوظيفة والتي تتبلور عادة في الآتي:

- التأهيل العلمي من حيث النوع والمستوى.

- الخبرة العملية من حيث مجالها ومدتها.

- الصفات الشخصية للفرد اللازمة للنجاح في الوظيفة.

- المستوى الاجتماعي.

- الصفات الخاصة المميزة ، مثل اجادة لغات محددة او توفر مهارات وقدرات خاصة يتطلبها الاداء الجيد للوظيفة.

من ذلك نجد انه في غياب بطاقات وصف الوظائف المعدة اعداداً علمياً سليماً تنخفض كفاءة تخطيط القوى العاملة الى درجة بعيدة :   

* وصف الوظائف اساس في الاستقطاب والاختيار : 

لا شك ان وضوح المواصفات المطلوبة في شاغلي الوظائف يسهم في جعل عملية الاستقطاب اكثر كفاءة اذ تتجه ادارة الافراد مباشرة الي المصادر الاكثر احتمالاً ، مثلا اذا كان المطلوب موظفين جامعيين، تتجه جهود الاستقطاب الى مجتمع خريجي الجامعات اما اذا كان المطلوب هم من اصحاب الخبرات العملية بغض النظر عن التأهيل الجامعي اتجهت عملية الاستقطاب الى سوق العمل الذي تتوفر فيه مثل هذه النوعية.

كذلك فان تخطيط الاختيار من حيث اسلوبه وادواته من اختبارات شخصية وتحريرية او استخدام للاختبارات النفسية سوف يختلف الى حد بعيد بحسب طبيعة المواصفات المطلوبة في شاغلي الوظيفة.

وكلما كانت هذه المواصفات اكثر دقة ، كلما كانت معايير الاختيار ادق واكفأ في تمييز انسب العناصر للاستخدام .

* وصف الوظائف اساس في عمليات التدريب :

ان في ضوء البيانات المتضمنة في بطاقات الوصف عن واجبات ومسئوليات الوظائف واساليب الاداء واجراءاته تتم عملية تصميم البرامج التدريبية المناسبة لإكساب الافراد المهارات اللازمة لحسن اداء العمل حسب ما تقضي به بطاقات الوصف.

* وصف الوظائف اساس في عمليات الترقية :

ان الترقية هي في الاساس ترفيع للموظف بنقله الى وظيفة اعلى لها مسئوليات وسلطات اعلى ، ولكن بشرط توفر شروط شغل الوظيفة الاعلى، ومن ثم فان بطاقة وصف الوظيفة حيث تحدد صفات شاغلها ، تصبح اساساً لاختيار من تتوفر فيه هذه الشروط بدرجة اكبر ، او قد تحجب الترقية عن هؤلاء المرشحين اذا لم يوجد بينهم من هو جدير بشغل الوظيفة الاعلى، ومن ثم تتجه الجهود للبحث عن شخص من خارج المنشأة تتوفر فيه المواصفات اللازمة للوظيفة.

* وصف الوظيفة اساس في تقييم الأداء:

ان جانباً هاماً في عملية تقييم الاداء يتركز في الحكم على كفاءة العمل الذي يقوم به العامل، وبالتالي فان سلامة هذا الحكم تتطلب وجود معايير موضوعية تتخذ اساساً في القياس والمقارنة، ولا شك ان اسلم هذه المعايير هي المواصفات الواردة بوصف الوظيفة عن واجبات ومسئوليات الوظيفة واساليب اداءها.

وبالتالي فان بطاقة وصف الوظيفة تتخذ ابتداء كأساس في تصميم نماذج تقييم الاداء باختيار عناصر التقييم من بين ما يرد بها من معلومات عن الوظيفة ومتطلباتها ، ثم هي : تتخذ اساساً ينسب اليه الاداء الفعلي للعامل لتقدير مدى كفاءته (اي هل يصل الاداء الفعلي الى مستوي الاداء المستهدف كما هو وارد في وصف الوظيفة).

وبالتالي فان وصف الوظيفة يعتبر اساساً غير مباشر لكثير من القرارات المتصلة بمنح العلاوات والمكافآت والحوافز والنقل من الوظيفة وحتي انهاء الخدمة والتي تستند جميعها الى تقدير الكفاءة بدرجة او اخرى.