كيف يعمل نظام ERP :  

يعمل نظام ERP على تحقيق التكامل بين الإدارات الوظائفية في المنظمة، إذ يسمح النظام للمنظمة بأن ترى العملية كاملة ككل بدلاً من تجميع أجزاء المعلومات التي تصدر عن إداراتها مع بعضها سوية، حيث يتم في نظام ERP إدخال البيانات مرة واحدة فقط في قاعدة بيانات واحدة مركزية مشتركة ومتكاملة ومُتسقة ، تتشارك بها جميع ممارسات واستخدامات المنظمة ، فـبمجرد إدخال موظف المبيعات لطلبية شراء، فأن البيانات ستكون متوفرة لدى إدارة المصنع، وأن طاقم الإنتاج يلبي الطلبية إذا لم تتوافر في المخازن، فيما يقوم قسم الحسابات بإعداد وطباعة كشف حساب الزبون، ويُبلغ الزبون عن طريق قسم الشحن بتاريخ التسليم، ويمكن لطرفي الطلبية متابعة مسار تقدم العمل في الطلبية في أي وقت أو مرحلة يرغبان. وان جميع هذه المهام تُنجز باستخدام نفس البيانات ونفس التطبيقات /الاستخدامات Applications المشتركة التي توفرها قاعدة البيانات الخاصة بنظام ERP .ولبلوغ هذا الاتساق والتوافق، يجب تحديد حقول متماثلة للبيانات في كافة انحاء المنظمة .          

فعلى سبيل المثال، لو أن وكيل المبيعات المعتمد  في القاهرة، لشركة صناعية تعمل في فرنسا ولديها نظام ERP قد أدخل في حاسوبه المحمول بيانات طلبية شراء لأحد الزبائن لغرض تحضير كشف تقديري للزبون ، فأن نظام ERP يصدر صيغة عقد رسمي في مصر بصورة آلية يُدرج فيه خصائص ومواصفات المنتوج ، و تاريخ التسليم، والسعر، و غيرها من التفاصيل الاخرى المرغوبة . وبعد قبول الزبون على محتويات الكشف وموافقته على شراء المنتوج ، فإن وكيل المبيعات يقوم بعملية إدخال الموافقة، وأن نظام ERP يتحقق من حدود الأئتمان الممنوح للزبون ويسجل الطلبية ، بعد ذلك يقوم النظام بجدولة إنتاج وشحن المنتوج مستخدماً المسار الأفضل لإكمال ذلك، أن ما تقدم من وصف لخطوات العمل يعبر عن تكامل العملية في جميع مواقع إنتاجها (المصانع المنتشرة في أماكن مختلفة) ووحدات أعمالها المنتشرة عالمياً ، وتُحسب التكاليف بعملات مختلفة، وتُكتب وثائق الطلبية بلغات مختلفة .    

يستخدم نظام ERP جدولة العمل إلى الخلف مبتدئاً من تاريخ التسليم ، ويقوم بتخصيص وحجز المواد اللازمة في المخازن ، يتبعها بطلبية إنتاج إلى المصنع، ويُحدث تنبؤات المبيعات والإنتاج بالطلبية الجديدة، ويضيف لحساب رواتب وكيل المبيعات عمولة مناسبة من قيمة المبيعات. وبنفس الوقت تقوم استخدامات وتطبيقات المكون المحاسبي لنظام ERP بحساب تكلفة تصنيع المنتوج ومقدار الربح، و عکس القيود المحاسبية للمعاملة في أستاذي حسابات المقبوضات والمدفوعات، وتحديث بيانات الموازنة العامة. وعليه يمكن القول باختصار أن نظام ERP يدعم جميع عمليات الشركة قبل وبعد اتمام المبيعات.

تصميم نظام ERP :  

يُبنى نظام ERP حول قاعدة بيانات واحدة شاملة وتكون متاحة للاستخدام من قبل جميع إدارات المنظمة ، تُعطى كلمات مرور Passwords لأشخاص معينين تخولهم حق الدخول إلى أجزاء معينة في النظام. إن وجود قاعدة بيانات واحدة لجميع معلومات المنظمة يسهل لكل مدير متابعة جميع منتجات المنظمة، في جميع المواقع، وفي جميع الأوقات. إذ تقوم قاعدة البيانات بتجميع البيانات وتغذيتها على شكل حقائب من الاستخدامات والتطبيقات للنظام المُبرمج. فكلما يتم ادخال معلومات جديدة كمعاملة، في أحد الاستخدامات والتطبيقات (المكونات)، فإن المعلومات ذات العلاقة سوف تحدث بصورة آلية/ ذاتية في الاستخدامات الأخرى، وبضمن ذلك قواعد البيانات المالية والمحاسبية، وقواعد بيانات الموارد البشرية، وقوائم الرواتب، وقواعد بيانات المبيعات والزبون ... وغيرها. وبهذه الطريقة يبسط نظام ERP تـدفق البيانات خلال المنظمة ويجعلها أكثر فعالية، ويزود العاملين بوسيلة دخول مباشرة إلى قدر وافر من المعلومات التشغيلية الحقيقية التي تحصل في وقت حدوثها. كما أن هذه العملية تزيل العديد من مشاكل التنسيق، ما بين الإدارات الوظائفية المختلفة، التي كانت تعاني منها الأنظمة القديمة غير المتكاملة. والشكل (10-4) يظهر بعض الاستخدامات والتطبيقات (المكونات) النموذجية ، مع عدد قليل من العمليات الفرعية التي بُنيَت داخل بعض تلك المكونات . 

يتطلب تصميم نظام ERP قيام المنظمة بتحليل عملياتها الرئيسة بدقة، لكي تتمكن من اتخاذ قرارات مناسبة حول كيفية التنسيق بين الأنظمة الموروثة Legacy Systems والبرنامج الجديد. كما يجب، قبل ذلك، أن تُحدد المنظمة ما إذا كانت طريقتها في انجاز الأعمال تتوافق أو لا تتوافق مع النسخة القياسية للنظام Standard ERP Module. فاذا كانت الطريقة غير متوافقة يوجد بديلان أمام المنظمة ، الأول : تستطيع المنظمة فيه تغيير الطريقة التي تنفـذ بها أنشطة أعمالها للتكيف مع البرمجية القياسية لنظام ERP رغم الانعكاسات السلبية المحتملة لمثل هذا التغيير على أعمال المنظمة والذي قد يؤدي إلى تدهور ميزتها التنافسية، والثاني : هو أن يقوم مجهز برنامج ERP بتفصيل تصميم لبرمجية ERP يلبـي متطلبات طريقة انجاز الأعمال في المنظمة ، ويترتب على هذا البديل أرتفاع نفقات استخدام نظام ERP التي قد تصل إلى خمسة أضعاف تكاليف النموذج القياسي للنظام ، كما تتطلب أجزاء البرمجية القياسية المراد تكييفها إعادة كتابة لكي تتوافق مع النسخة الجديدة المُعدّلة.