وهذا النظام الرقمي مطلوب لزيادة قدرة ناشري الصحف في السيطرة على مدخلات المعلومات اليومية وأرشفتها وتخزينها لاستخدامها فوراً أو مستقبلا وإعادة استرجاعها مرات عديدة للاستفادة منها أو لبيعها وهي طريقة جيدة لخفض تكاليف استخدام وتوثيق المعلومات، وقد اتجهت بعض المؤسسات الصحفية إلى إنشاء بنوك معلومات (Data Banks) ومنها ذلك المستخدم في صحيفة New York Times والذي تستوعب سعة تخزينه أكثر من ثلاث ملايين مادة صحفية.

أما الوسيلة الأحدث والأكثر كفاءة لتخزين البيانات فهي الأسطوانات الضوئية (Optical Disks) والتي تتميز بسعة تخزينية تبلغ أكثر من 2000م

للقرص الواحد وقدراتها على تسجيل البيانات وإدخالها بسرعة وإعادة استرجاعها بنفس السرعة كما أنها محمية لوقت طويل ضد التلف.

وبجانب ضغط المعلومات والمواد المرئية اتجهت الصحف إلى ضغط مجلداتها الضخمة وأصبح بإمكانها ضغط وتوثيق مجلدات سنة كاملة من صحيفة على قرص واحد مضغوط CD.