الشروط الواجب توفرها في المواصفات:

1- وضوح المواصفة :  يجب أن تكون المواصفة واضحة حيث يسهل فهمها بواسطة كل المعنيين بها كما يجب أن تكون بعيدة عن أي مصطلحات أو معاني غير واضحة ،   مما يعكس سمات  الشفافية.

2- التكامل :  يجب أن تكون المواصفة متكاملة في المضمون والمعني مما يبعد اجتهادات الأفراد لإدخال أو تبديل أي جزئية منها ،  ويتطلب هذا الأمر  أن تكون المواصفة المعنية قد مرت بمراحلها المختلفة منذ أن كانت مسودة أو مقترح ،  وتم توزيعه على أكبر شريحة مستفيدة لإبداء الرأي  والملاحظات والأخذ  بتلك الآراء أو الملاحظات المتفق عليها .

3- الواقعية :  يجب أن تكون المواصفة واقعية وسهلة التطبيق والا يقود تطبيقها إلى رفع التكاليف وانحسار فرص المنتج أو الخدمة.

4- الربحية :  يجب أن تقود المواصفة عند تطبيقها بواسطة الجهة المعنية إلى خفض تكاليف الإنتاج ورفع كفاءة الأداء وزيادة حجم التسويق وتحقيق ربحية مشجعة لتكون دافعاً للمؤسسة والعاملين بها .

5- الملاءمة:   يجب أن تكون من خصائص  تلك المواصفة الملاءمة في التطبيق لفترة طويلة حتى لا تكون عرضة للتبديل والتغيير والاضافات ،  التي إن وجدت يجب أن  تكون ثانوية ويتم ادراجها بعد فترة من الزمان وبعد تجارب ميدانية طويلة.