الفصل السادس

الرقابة في إدارة الأعمال الدولية

مقدمة :

أولاً: مفهوم الرقابة.

ثانياً: أنواع الرقابة.

ثالثاً: عملية اختيار المعايير الرقابية.

رابعاً: الرقابة الدولية.

خامساً : مستويات الرقابة الإدارة الدولية

سادساً: مداخل الرقابة الدولية وأساليبها.

تعتبر الرقابة الوظيفة الإدارية الرابعة التي يقوم بها المدير في المنظمة. وهي تهدف إلى التأكد من أن الأداء قد يحقق طبقاً للمستويات والمعايير التي سبق تحديدها كأهداف في الخطة ، ومن هنا فهناك ارتباط وثيق الصلة بين الرقابة والتخطيط. والرقابة وظيفة إدارية هامة بالنسبة لكل المستويات الإدارية

أولا: مفهوم الرقابة :

الرقابة هي "ذلك الجزء من وظيفة المدير التي تختص بمراجعة المهام المختلفة ، والتحقيق مما تم تنفيذه ومقارنته بما يجب تنفيذه واتخاذ اللازم في حالة اختلاف مسار الاثنين" ⁽⁴⁴⁾

كما تعرف الرقابة بأنها عبارة عن الأفعال والقرارات التي يتخذها المديرين للتأكيد من أن الأداء الفعلي يكون مطابقاً للأداء الذي سبق تحديده مقدماً وهكذا فالمفهوم العام للرقابة كوظيفة إدارية يتضمن القيام بكل الأنشطة والإجراءات اللازمة على مستوى للتأكيد من أن الأهداف يتم تحقيقها وفقاً للمستويات المرغوب فيها ، ثم تحدد بعد ذلك الانحرافات وتبدأ عملية معالجتها وتصحيحها بالشكل المناسب.

ثانياً: أنواع الرقابة⁽⁴⁵⁾

هناك العديد من التقسيمات لأنواع الرقابة أهمها :

1 ـ الرقابة من حيث توقيت الرقابة بها : (سابقة - آنية – لاحقة) :

إن عامل الوقت في القيام بالوظيفة الرقابية أم هام جداً ، فمن الأخطاء الشائعة التي يقع فيها المديرين الانتظار حتى انتهاء التنفيذ ثم يبدأون بعد ذلك في إجراء الرقابة أو تقييم الأداء ، ومن هنا فالرقابة زمناً تنقسم إلى ثلاث أنواع هي :

أ- الرقابة السابقة على النشاط (التنبؤية): Precontrol 

ولهذه الرقابة أهميتها وحيويتها فهي تهتم بتحديد المشاكل والتنبؤ بها قبل حدوثها وقبل تنفيذ النشاط ، وهي تعتبر بمثابة رقابة وقائية فهي تدرس وتبحث في المستقبل وتتوقع المتغيرات وتحاول الاستعداد لها.

ولذلك يعتمد النظام الرقابي على نظم المعلومات الإدارية والحسابية الالكترونية في المنشأة ، فالرقابة تعتمد على المعلومات الناتجة من تشغيل النظام الإنتاجي أو التسويقي في المنظمة وبالتالي تتخذ هذه المعلومات كأساس للقيام بعملية التنبؤ لتحسين الأداء.

ب ـ الرقابة أثناء التنفيذ (الآنية والمتزامنة) Concurrent control 

وهنا يقوم النظام الرقابي بمتابعة الأداء أثناء تنفيذه وتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة ، وهذا يؤدي إلى عدم تفاقم وتراكم المشكلات والانحرافات فالأخطاء تصحح أولاً بأول وتتعدل إجراءات النشاط كلما تطلب الأمر ذلك. ويقوم بهذا النوع من الرقابة رؤوساء الأقسام والمشرفين على العمل وخاصة في الجوانب الفنية التنفيذية ومن أمثلة الرقابة أثناء تنفيذ النشاط أو ما يسمى بالرقابة المتزامنة. 

خرائط الرقابة على جودة الإنتاج والتي تستخدم في العمليات الإنتاجية حيث تحدد هذه الخرائط مستويات أو حدود عليا ودنيا للتنفيذ ، وبالتالي إذا ظهر خلال التنفيذ أن هناك وحدات إنتاجية تخرج عن هذه الحدود وجب على الإدارة تحليل ذلك واتخاذ الإجراءات المصححة.

ج ـ الرقابة اللاحقة (الرقابة التاريخية): Postcontrol

وهذه الرقابة تهتم بالنتائج النهائية للأداء التنظيمي والإنتاجي حيث أنها تقوم برصد النتائج النهائية وإبلاغها بعد فترة زمنية من حدوثها للإدارة، وتهدف إلى توضيح مدى تحقيق الأهداف طبقاً لما هو محدد وتستخدم في ذلك الميزانيات المالية ، ميزان المراجعة ، قوائم التكاليف، القوائم المالية والنسب المالية والرقابة على الجودة للمنتج النهائي.

ويتضح مما سبق أن أنواع الرقابة الثلاثة تحقق أهداف النظام الرقابي كما أنها تؤدي إلى التنبؤ بالأخطار والمشاكل ثم متابعة تنفيذ الأداء وتصحيحه مباشرة وفي الحال يتم إعداد بيان نهائي عن النتائج في شكلها العام ، وبالتالي توضح الصورة النهائية للأداء وكفاءة وفاعلية التنفيذ.

2 ـ الرقابة على الأنشطة :

حيث تكون هناك رقابة خاصة بالنظام الإنتاجي وأخرى بالنظام التسويقي وثالثة بالنظام التمويلي وهكذا بالنسبة لبقية العمليات والأنشطة التي يقوم بها المشروع. وهناك معايير تستخدم في كل نشاط ففي النظم الإنتاجي مثلاً ، حجم الإنتاج ، عدد الوحدات غير المطابقة للمواصفات ، وفي الأفراد معدل دوران العمل ، معدل الغياب ، معدل الفصل وهكذا.

3 ـ الرقابة على مستوى المنشأة : ـ
 وهي الرقابة التي تقوم بها الإدارة العليا للتأكد من تحقيق الأداء الكلي للمنظمة ومدى الوصول إلى أهدافها العامة وما هي الانحرافات وما مدى إمكانية علاجها وتصحيحها - ويترتب على هذا النوع من الرقابة إجراءات عديدة مثل إعادة تحديد الأهداف ، إعادة تصميم الهيكل التنظيمي ، النظر في الأجور والمكافآت وتغيير نظم الاتصال بالبيئة الخارجية وتعديل النظم الداخلية مثل نظام المعلومات واتخاذ القرارات والأفراد وغيرها.

4 ـ الرقابة على أداء الأفراد : 

وتستخدم في ذلك تقارير الكفاءة أو الأداء وهي التي توضح درجة كفاءة الفرد في أداء عمله ، وتعد هذه التقارير عن طريق الرؤساء في مختلف الأقسام والإدارات ، كما تستخدم بعض المعايير الكمية في ذلك حجم المبيعات إلى عدد رجال البيع ، إجمالي الحوافز على عدد العاملين في المنشأة. ويهدف تقييم أداء الأفراد على محاولة الوصول بهم على أعلى مستوى ممكن من الكفاءة بما يحقق أهداف التنظيم ككل. 

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(44) Frankline G.Moorem "Management and practice", N.Y., Harper & Kow, 1964.

 (45) - راجع ذلك:

- (أ)- د. كمال حمدي أبو الخير ، مبادئ الإدارة الدولية ، مكتبة عين شمس ، القاهرة، د.ت.

(ب)- د. السيد حسيب : مرجع سابق ، ص 239 .