إبدأ دائما بذكر اسمك للشخص الذي يرد على مكالمتك الهاتفية , الا اذا كان الشخص من احد اصدقائك او معارفك. اذ انه ليس من اللياقة ان تترك الفرصة للطرف الاخر ليخمن من الذي يطلبه. فالكثير من الاصوات لا تبدو في الهاتف, كما هي في الطبيعة . وتحاش ان تسال محدثك (من انا ؟) (اما تعرفني ؟) (هل نسيتني ؟) .

لا تعرّف نفسك في بداية المكالمة الهاتفية بلقب لك بل دائما ابدا باسمك الثنائي , حتى لو اتصلت بأحد من الاشخاص الذين اعتادوا مناداتك بلقبك الخاص .

واذا رد عليك احد افراد اسرة صديقك, ابدا معه حوارا مختصرا للسؤال عن حالة قبل ان تطلب منه ابلاغ صديقك بانك تريد محادثته .

عندما تطلب مكان عمل , قدم نفسك للسكرتيرة , قبل الدخول في اي تفصيلات او ابلاغ رسائل. وفي هذه الحالة فقط , استخدم اللقب الخاص بك : مثل الاستاذ ـ الدكتور ـ الانسة .. الخ ..

واذا اضطررت للحديث الجانبي , فاستأذن اولا ممن تتحادث معه هاتفيا , ثم ضع يدك على السماعة , لأنه من غير اللائق ان يستمع الطرف الاخر الى كل حديثك. واذا كان عليك في اثناء الحديث الجانبي ان تذكر اسم احد الاشخاص, فحذار من ان تتفوه بكلمة تسيء الى ذلك الشخص في غيبته , لان هذا التصرف يسيء اليكما معا .

لا تدع مدة المكالمة الجانبية تزيد اكثر من اللازم , والا فيجب ان تستأذن من محدثك , او تعرض عليه ان تعيد الاتصال به ثانية فيما بعد .

وبعد اي محادثة جانبية , قدم اعتذارك لمحدثك , وبخاصة ـ اذا كان هو البادئ بالمكالمة , لأنه من غير اللائق ان تتركه وشانه , وتتحدث انت الحديث الجانبي .

ولا تدع طفل الثانية او الثالثة يرفع سماعة الهاتف , فقد يكون من على الطرف الاخر في عجلة من امره ولا يحب ان يضيع وقته مع طفل صغير لا يعرف كيف ينطق الكلمات نطقا صحيحا.

واذا اتصلت هاتفيا بصديق لمجرد الحديث العادي لبعض الوقت , فسل اولا ما اذا كان الوقت مناسبا له ام لا .

ويجب عليك ان تنتقي الوقت الذي تخابر فيه الزميل او الصديق هاتفيا. وهذا لا يكون قبل موعد العمل في الصباح , وفي ايام الاجازات , قبل العاشرة او الحادية عشرة , وليس بعد العاشرة مساء في اي حال من الاحوال .

* الرقم الخاطئ :

قدم اعتذارك اذا ادرت قرص الهاتف لتطلب رقما , ثم فوجئت بانه رقم خاطئ . واذا تكرر الخطأ بعد اعادة طلب الرقم ثانية , اخبر الشخص بالرقم الذي تطلبه ـ على امل ان يرد هو عليك بقوله اذ كان هو الرقم المطلوب ام لا. ولكن لا تسال ابدا عن رقم الهاتف في الطرف الاخر , لتتأكد اذا كان الرقم الصحيح ام لا ! فقد يحرج ذلك الطرف الاخر .

* مناسبات التهنئة :

احرص على ان لا يفوتك ان تقدم كلمات التهنئة في المناسبات السعيدة التي تدعوا الى البهجة مثل : نجاح دراسي ـ الخطبة ـ عقد القران ـ ميلاد طفل ـ الحصول على وظيفة ـ اجازة درجة علمية ـ الفوز بترقية في مكان العمل ـ نشر كتاب لصديق ـ احراز نجاح رياضي , او الوصول الى هدف ما طالما نشده الشخص .

فكلمات التهنئة البسيطة والصادقة , تعبر عما تكنه لمن حولك من حب واهتمام وتؤكد للآخرين انك تفرح معهم في مناسباتهم السعيدة.