مفهوم التخطيط :

يشيع استخدام التخطيط في مجالات عديدة وفي كل الدول ولكن ما يهمنا هنا هو " التخطيط الإداري ". ورغم الجدل حول جدوى التخطيط في ظل ظروف البيئة العالمية الحالية إلا أن النجاح الذي ارتبط به جعله أداة إدارية على درجة عالية من الأهمية لكي تتمكن المنظمات من استغلال مواردها بطريقة أكثر فعالية.

مفهوم التخطيط الإداري : يعرفه فايول بأنه "التنبؤ بالمستقبل وإعداد العدة الملائمة لمواجهة هذا المستقبل" .ويعرفه البعض بأنه " الوظيفة التي تتضمن اختيار بديل من البدائل فيما يتعلق بأهداف المشروع وسياساته، وإجراءات العمل فيه وبرامجه. فهو قرار يحدد برنامج العمل مستقبلاً في المنشأة أو إحدى إدارتها.

أهمية التخطيط : يعد التخطيط بالمفهوم السابق أحد الوظائف الإدارية الجوهرية لكل مدير في المنشأة أياً كان مستواه الإداري. وأهمية التخطيط في واقع الإدارة الحالي لا تحتاج إلى تأكيد. فهو الأساس الذي تستند إليه جميع الوظائف الإدارية الأخرى. وليس هناك خيار بين التخطيط أو عدم التخطيط ولكن السؤال هو كيف يتم التخطيط بأسلوب فعال ؟ وعلى سبيل التحديد فإن أهمية التخطيط تبدو في الآتي:

1-يؤدي التخطيط إلى التفكير المنطقي واستخدام الطريقة العلمية لتشخيص المشاكل وحلها.

2-يحدد التخطيط الأهداف بوضوح وإلمام كل فرد بها كما يساعد على اختيار أفضل الوسائل والأساليب لتحقيق هذه الأهداف.

3-يحدد التخطيط الأعمال المطلوب أداؤها بوضوح ومتى وكيف يتم الأداء وبالتالي يحقق التنسيق والتكامل بين الإدارات والأقسام.

4-من خلال معرفة الأهداف والنتائج المطلوب تحقيقها خلال فترة زمنية محددة يمكن تحديد الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لتحقيقها.

5-يؤدي التخطيط إلى الاقتصاد وخفض التكاليف باستخدام أفضل الطرق للأداء

6-يحدد التخطيط ما هو مطلوب من كل فرد وكل وحدة تنظيمية وبالتالي يحدد المسئولية عن كل ناحية من نواحي العمل.

7-يمكن التخطيط من تحقيق الرقابة على التنفيذ من خلال " المعايير الرقابية " ممثلة في " أهداف الخطية " وبدون تخطيط لا وجود للرقابة.

اولا : مراحل التخطيط : تعبر هذه المراحل عن الأسلوب العلمي لوضع الخطة. وهذه المراحل هي:

1-التنبؤ بالمستقبل وجميع البيانات والمعلومات عن الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة.

2-تحديد أهداف الخطة.

الهدف هو " النتيجة النهائية التي يرجى الوصول إليها خلال فترة زمنية محددة " ولا يتصور أن يكون هناك تخطيط غير هادف. وينبغي أن تكون أهداف الخطة :

- واضحة ومحددة في شكل كمي ما أمكن ذلك.

- قابلة للتحقيق ومرنة.

- مشروعة ومتمشية مع قيم المجتمع.

ثانيا : فوائد تحديد الأهداف :

1-كلما زادت المعرفة بالأهداف كلما كانت فرصة تحقيقها كبيرة.

2-زيادة احتمالات التكامل والتنسيق بين الجهود الإدارية داخل المنظمة.

3-القدرة على تحديد وقياس مدى نجاح المنظمة.

ثالثاً: تحديد وسائل وعناصر التنفيذ.

رابعاً: وضع خطط بديلة لمواجهة ما قد يظهر من تغيرات.

خامساً: وضع خطط الإدارات والأقسام الفرعية المشتقة من الخطة العامة.

سادساً: وضع الخطة موضع التنفيذ، حيث يتم تحديد أساليب وطرق التنفيذ في ضوء الأولويات المحددة وفي حدود المدى الزمني المقرر.

سابعاً: متابعة تنفيذ الخطة وتقييمها.

مشكلات التخطيط: هناك بعض المشكلات أو المعوقات التي قد تؤدي إلى عدم فعالية التخطيط من أهمها ما يلي:

1-عدم دقة أو صحة تقديرات وافتراضات الخطة.

2-الاتجاهات السلبية لرجال الإدارة تجاه التخطيط.

3-عدم التقدير السليم للإمكانيات المادية والبشرية المتوافرة لتنفيذ الخطة.

4-الفشل في تطوير الإجراءات والأفراد جنباً إلى جنب مع العمليات التخطيطية.

5-عدم اشتراك المديرين " المنفذين " في عملية التخطيط.

6-الارتباط بأهداف طموحة جداً وغير قابلة للتنفيذ.