أهمية تقصي الانحرافات 

لبيان أهمية عملية تقصي وفحص الانحرافات نركز في هذه النقطة على وظيفة الرقابة وما تتضمنه من معايير لازمة لتقييم الأداء، فالرقابة تمثل أحد أهم الوظائف الأساسية للإدارة، ويقصد بالرقابة مجموعة الإجراءات التي تتأكد الإدارة العليا بمقتضاها من إن الموارد الاقتصادية المتاحة قد استخدمت بكفاءة وفاعلية في تحقيق أهداف الوحدة الاقتصادية ، ويقصد بالكفاءة ، تحقيق افضل علاقة بين المدخلات والمخرجات. بينما تعني الفاعلية ، تحقيق الأهداف المرجوة ، وهما معياران متلازمان ينبغي تحققهما في نفس الوقت ، فالمدير الكفء هو الذي ينجز أكبر قدر ممكن من المهام بأقل استنفاذ ممكن من الموارد المتاحة ، ولكن لو فشلت مخرجاته في تحقيق الأهداف المرجوة فانه بهذا يفتقر إلى الفاعلية.

وقد مر مفهوم الرقابة بعدة مراحل تطويرية على النحو التالي : أن الرقابة تعني تحليل الأداء الفعلي في ضوء هدف أو معيار معين محدد مقدماً بقصد تحديد مدى تطابق الأداء الفعلي مع الخطط الموضوعة، وتحديد الانحرافات وتحليلها والتعرف على أسبابها وبحث سبل علاجها.

إن الرقابة تعني ضمان تطابق وتوافق الأداء الجاري مع الأداء المستهدف. تركز المرحلة الأخيرة على فكرة التغذية العكسية للمعلومات، ويقصد بها أن البيانات التي يتم جمعها كجزء من عملية الرقابة يتم التقرير عنها، وتستخدم فى قرارات التخطيط للمستقبل.

يتضح مما سبق أن مفهوم الرقابة في المرحلة الأولى كان يركز على قياس الأداء الفعلي ويهدف إلى قياس مدى كفاءته وفاعليته، وبالتالي كان يهتم بعملية الرقابة بعد التنفيذ، بينما ترتكز المرحلة الثانية على التصرف العلاجي الفوري الذي تضمن الإدارة باتخاذه مطابقة الأداء الجاري للخطة بما يحقق الرقابة أثناء التنفيذ ويهدف ذلك إلى ضمان عدم الخروج عن الأهداف المحددة سلفاً (الموازنات والمعايير). 

أما مفهوم الرقابة طبقاً للمرحلة الأخيرة فهو يركز على أن دور الرقابة لا يجب أن يقف عند مجرد ضمان تحقيق الخطة الحالية بل يجب أن يركز على تقارير الأداء كتغذية عكسية للمعلومات تساعد على متابعة النتائج المتحققة وبالتالي ربط التخطيط بالرقابة، وهو ما يعرف بالرقابة الواقية من الأخطاء ( المانعة) ، ويعتبر المفهوم الثالث هو المفهوم الأكثر شمولا طالما أن الهدف من الرقابة هو ضمان تحقيق الأهداف، كما أن تقييم الأداء يعتبر جزءاً من عملية الرقابة.

ونعتقد أن تقرير الانحرافات المرفوع للإدارة ينبغي أن يشمل المعلومات القيمة التي تفيد لأغراض تقييم الأداء وتطبيق خطط الحوافز الإيجابية (الثواب) والسلبية (العقاب)، واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة إذا كان من الممكن التصحيح خلال الفترة الحالية (أثناء التنفيذ)، وإذا تعثر التصحيح في نفس الفترة فإن ذلك يفيد في تجنب مثل هذه الانحرافات في الفترة المقبلة (المانعة). وبذلك فإن وظيفة الرقابة ينبغي أن تتضمن الخطوات التالية حتى تتحقق بفعالية :

1. وضع معايير الأداء المستهدف.

2. توجيه النشاط الفعلي أثناء التنفيذ.

3. قياس النتائج الفعلية.

4. مقارنة النتائج الفعلية بالمعايير وتحديد الانحرافات.

5. فحص الانحرافات الجوهرية ، وتحليلها لمعرفة أسبابها.

6. التقرير عن الانحرافات لأغراض التخطيط المستقبلي، وتقييم الأداء.

7. اتخاذ الإجراء التصحيحي الملائم.

ونعتقد أن الخطوات السابقة لن تحقق المستهدف منها بفعالية سوى من خلال فحص الانحرافات وتقصي الأسباب الحقيقة لحدوثها وهل تحققت بسبب الأداء الفعلي أم بسبب المعايير الموضوعة، وفي هذه الحالة فقط تتحقق الفعالية للرقابة وتقييم الأداء بما يمهد السبيل نحو وضع الخطط والمعايير ومراقبة تنفيذها ضماناً لتحقيق أهداف الوحدة الاقتصادية. 

وبصفة عامة فإن اتخاذ قرار بشأن تحليل أسباب حدوث انحرافات التكاليف يجب أن يخضع إلى أساس علمي سليم نظراً لأن عملية التحليل ذاتها قد تتطلب مجهود كبير وقد تكون ذات تكلفة مرتفعة، كما أن بعض الانحرافات قد لا يمكن تفادي أسباب حدوثها نظراً لوجود مسببات مستقرة لها في العملية التشغيلية ذاتها. ونتناول من خلال الدراسة في باقي هذا الفصل التعرف على مسببات الانحرافات بصفة عامة ثم نتناول أساليب التمييز بين الانحرافات التي تحتاج إلى تحليل إضافي وفحص أسباب حدوثها تمهيداً لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها، والانحرافات الأخرى التي لا يتطلب الأمر التقصي عن أسباب حدوثها.