من أجل مواكبة التطورات التقنية في العمل الإداري ولضرورة العمل بنظام (الأتمتة الإلكترونية) لأقسام وشعب العتبة المقدسة لتوثيق مهام الخدم؛ جاءت توجيهات الأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة بإدخال جميع مفاصل العمل في نظم الأتمتة الحديثة بما يسهم في تعزيز وتطوير الأعمال الجارية لخدمة المرقد الطاهر والزائرين الوافدين.

تشكيل لجنة تخصصية  

وقال مستشار التطوير والتنمية المستدامة في العتبة العلوية المقدسة الدكتور ماهر حميد مجيد في تصريح للمركز الخبري: بتوجيه من الأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة في أتمتة العمل في كافة المفاصل الإدارية والخدمية والتنموية والثقافية والاستثمارية والهندسية والفنية، شرعت العتبة المقدسة بتشكيل لجنة بإشراف مستشار التطوير والتنمية المستدامة وبرئاسة وعضوية المختصين في المجال التقني بتفعيل النظام الجديد لتوثيق مهام الخدم العاملين في العتبة المقدسة.
وبين الدكتور مجيد، أن اللجنة أخذت على عاتقها تشكيل نظام إلكتروني داخل إدارة الموارد البشرية يستطيع من خلاله خدم أمير المؤمنين (عليه السلام) الدخول إليه وتوثيق مهامهم اليومية، ومن خلال ذلك تستطيع العتبة المقدسة توثيق تاريخها العملي والفني بالإضافة إلى أنه سيمكنها من معرفة الحاجة الفعلية لمواردها البشرية وأهميتها في جميع مفاصلها.

  قاعدة بيانات 

وأكد أن النظام التقني سيوفر قاعدة بيانات مناسبة من أجل معرفة حجم العمل في كل الأقسام والشعب والوحدات، كما يهدف إلى تدريب جميع الخدم لتوثيق وأرشفة مهامهم اليومية في هذا النظام، مشيراً إلى أن العتبة المقدسة أعدت برنامجاً تدريبياً أسبوعياً يحضر فيه جميع المعنيين ويتم تدريبهم على كيفية الدخول إلى النظام وكيفية ملء المهام الموكلة إليهم، وبهذا أصبح النظام جاهزاً بشكل كامل لتوثيق مهام كافة العاملين في الأقسام والشعب والوحدات وغيرها.

  المتابعة والإحصاء

وتابع تم تشكيل وحدتين ( وحدة متابعة المهام وأخرى وحدة الإحصاء) من قسم الشؤون الإدارية ومن خلال هاتين الوحدتين سيتحدد حجم العمل والموارد البشرية المطلوبة في مفاصل العتبة المقدسة لتحديد التوازن في توزيع هذه الموارد.

  متابعة متواصلة للمشروع 

بدوره أشار مسؤول وحدة  متابعة المهام الخادم أحمد حرب  إلى أن الوحدة أقامت وبالتنسيق مع لجنة التوثيق مجموعة من الورش التعليمية بهذا الصدد لجميع مفاصل العتبة المقدسة بهدف توثيق مهام الخدم وكذلك تنظيم العمل داخل المفاصل الإدارية والخدمية والأمنية والفنية ومتابعة تقارير المهام والنشاطات.