كانت هناك مقابلة بين آيفى لي –خبير كفاءة - و"تشارلز شواب" - رئيس شركة صلب متوسطة الحجم. وبينما كان "لي" يشرح للرئيس كيف يمكن لخدمات الشركة أن تساعده على الإدارة بشكل أفضل قاطعه "شواب" قائلا: "نحن نعلم ما الذى يفترض بنا القيام به الآن، لكن إذا أمكنك أن تريني طريقة لتحقيق المزيد في نفس الفترة الزمنية المتاحة، سأستمع إليك وسأدفع لك أي مبلغ تطلبه". قال "لي" : "حسنا، سأعطيك نظاما، ولن يستغرق أكثر من بضع دقائق لأشرحه لك. أريد أن تستخدم أنت هذه الفكرة ثم تجعل موظفيك يطبقونها وسأنتظر منك شيكا بالمبلغ الذي ترى أني أستحقه".

بعد ستة أسابيع استلم "لي" شيكا بمبلغ ٢٥٠٠ دولار وملحق به ورقة كتب فيها أنه من وجهة نظر مالية، كانت فكرة "لي" هي أفضل درس تلقاه "شواب" على الإطلاق. بعد خمسة أعوام أصبحت هذه الشركة على يد "شواب" أكبر مؤسسة لتصنيع الصلب على مستوى العالم - شركة "بيثلهيم ستيل" - وأصبح الجميع يعرفه على أنه واحد من أعظم رجال الصناعة والإدارة في تاريخ الولايات المتحدة.

نظام بسيط لإدارة الوقت

نحن جميعا لدينا نفس ال٢٤ ساعة في كل يوم، وهوما يعني ٨٦٤٠٠ ثانية. وأكثر الناس انشغالا في العالم - رجال الأعمال والرياضيون والقادة - لديهم أيضا ٨٦٤٠٠ ثانية فحسب، وربما يكون وقت راحتهم أقل بكثير من وقت الإنجاز - بمعنى آخر، هم يعملون لساعات أطول - لكنهم مع ذلك لديهم نفس الساعات في اليوم التي نملكها - أنا وأنت.

إذا كنت ترغب حقا في تحقيق الكثير في يوم واحد حاول استخدام الأنظمة التالية:

أولا، مع نهاية اليوم وقبل مغادرتك لمكتبك او بعد انتهائك من عملك ضع قائمة بأهم الأعمال المطلوب منك تنفيذها في اليوم التالي. يمكن لهذه القائمة أن تكون في دفتر مذكرات، أو حتى على ورقة عادية. ولا يهم حقا ما الذي تطلقه على هذه القائمة - "قائمة ما يجب فعله" أو "قائمة اليوم" - المهم أن تكتبها فحسب في نهاية اليوم.

ثانيا، ضع ترقيما لمحتويات هذه القائمة بحسب أولوية إتمام المهام. أخيرا، في اليوم التالي عندما تقرر بدء العمل، ابدأ بالمهمة رقم واحد ولا تتركها حتى الانتهاء منها، ثم تقدم إلى المهمة رقم اثنين، وهكذا حتى تنتهي من كل القائمة.

الآن، لماذا يعتبر النظام السابق ذكره فعالا؟ دعنا نر:

حتى ينجح النظام ٠٠٠

1ـ اكتب القائمة قبل تنفينها بيوم

إن هذه الخطوة عكس ما اعتاد الكثير منا القيام به، فأول شيء نقوم به صبيحة يوم العمل هو اعداد خطة هذا اليوم، لكن المشكلة في هذا الأسلوب أنه بينما أنت تقرر أي المهام ينبغي تنفيذها اليوم تجد الهاتف يرن وتصلك العديد من الرسائل الإلكترونية ويأتي إليك موظفون آخرون بأولوياتهم هم، وقبل أن تدرك هذا يخرج اليوم على سيطرتك وتصبح كل تصرفاتك مجرد ردود أفعال لما يحدث حولك بدلا من أن تكون أفعالا فعالة. أيضا يكون العقل نشطا جدا في بداية اليوم، إذن لِمَ تهدر هذه الطاقة في التفكير فيما يجب أو لا يجب القيام به بينما يمكن فعل هذا في وقت آخر؟ في دوراتي عن إدارة الوقت أشدد دائما على أهمية تفويض المدراء للمهام في اليوم السابق لأداء هذه المهام، وليس في صبيحة نفس اليوم.

2ـ في أثناء اليوم، أضف المهام المنتهية

حذف المهام المنتهية محفز للغاية؛ لأنك سترى مدى تقدمك في العمل، كما أنك بهذا ستكون متحكما في أهم أصولك وممتلكاتك - عقلك، وفي نفس الوقت ستساعده على البقاء محفزا ليؤدي بشكل أكثر فعالية.

3ـ التزم بالقائمة

في أغلب الأيام لن تتمكن من الانتهاء من القائمة بشكل كامل، لكن إذا التزمت بها، فستكون المهام التي تركز عليها وتنتهي منها هي تلك الأكثر أهمية.

4ـ رتب أولوياتك وقم بالمهام المزعجة أولا

المهمة الأولى في أغلب القوائم دائما ما تكون أكثر المهام إزعاجا. وباستمرار هناك إغراء بأن تقوم بالمهام السهلة والسريعة أولا، لكن إذا فعلت هذا حقا لن تنتهي من هذه المهام بتلك السرعة والسهولة التي تتوقعها، لأنك في قرارة نفسك تعلم أن تلك المهمة المزعجة مازالت موجودة ومطلوب تنفيذها. لكن، إذا انتهيت من المهمة المزعجة، تُرى، كيف سيكون شعورك؟ ستشعر بالراحة والابتهاج وستكون أكثر تحفزا. لذا، تعامل مع أصولك ومواردك بالشكل الصحيح، وستدهش من كم الأشياء التي يمكنك إنجازها.

5ـ تعامل مع المقاطعات والمشتتات بشكل فعال

أخيرا، كن واقعيا. هل مر عليك يوم لم تواجهك فيه أية مقاطعات أو مشتتات وتمكنت فيه من الانتهاء من المهام كلها؟ أنا لا أعتقد أنى مررت بهذا اليوم من قبل. إذن، كيف تتعامل مع المقاطعات أو المكالمات الهاتفية أو الطوارئ أو الأزمات أو طلبات أي شخص آخر؟ لقد وجدت أن التالي هو أكثر الطرق فعالية لمواجهة هذه المشكلة: اسأل نفسك، هل هذه المقاطعة أكثر أهمية مما أفعله الآن؟ أجب بـ نعم أولا فحسب؛ فإذا كانت أكثر أهمية تعامل معها في الحال، أما إذا كانت الإجابة بلا، فضع المهمة في القائمة في أي مكان.

قد تفكر: حسنا، إن كل هذا رائع، لكن كيف يتسنى لي اتخاذ هذا القرار؟

دعني أعطك نظاما لترتيب الأولويات وجدت أنه فعال للغاية في مجال الأعمال. يجب أن تكون المهمة رقم واحد هي أي شيء سيدر ربحا - قد يكون هذا معالجة شكوى من عميل ما، أو رسالة مهمة، أو فرصة لمزيد من صفقات البيع او المزيد من الاعمال، المهم ان تكون المهمة الاولى ستدر ربحا؛ فبجعل هذه المهمة هي الأولوية الأولى سيكون مستقبلك ومستقبل كل من يعمل معك آمنا.

الأولوية الثانية - إذا واجهتك مقاطعة - ستكون مساعدة شخص آخر. قد يكون المطلوب منك اتخاذ قرار، أو إعطاء إرشاد أو تدريب أو دعم لشخص ما، أو الرد على مذكرة أو رسالة ما.

الأولوية الثالثة هي التعامل مع المشاكل، وستكون هذه المهمة شيقة للغاية إذا كانت المهمتان السابقتان مهمتين تنفيذيتين - ستجد القليل من المهام من نوعية الأولوية الثالثة.

إذا كان بيننا محادثة قد تقول لي: "ريتشارد، هل تعد قائمة حقا بمهام كل يوم في حياتك؟"، ولكي أكون صادقا يجب الاعتراف بأنني لا أفعل هذا دائما؛ فهناك بعض الأيام لا يكون إعداد قائمة لها خطوة عملية، مع ذلك يمكنني إخبارك بأن الأيام التي أنفذ فيها القائمة كاملة كما شرحت سابقا، يدهشني كم الأشياء التي انتهيت منها، كما يدهشني التحفيز المتزايد الذي أشعر به.