تحميل التكاليف الاضافية Overhead Cost:

يمكن تحديد التكاليف الاضافية (التكاليف غير المباشرة) المحملة على كل أمر اما على أساس معدلات تحميل فعلية، أو على أساس معدلات تحميل تقديرية. فقد يرى البعض ضرورة الانتظار حتى نهاية العام حتى يتم حصر عناصر التكاليف غير المباشرة وتحميلها على الأوامر التي استفادت منها باستخدام معدلات تحميل فعلية ، غير أن هذه الطريقة تعتمد على الانتظار حتى نهاية اتمام الأمر، وذلك بسبب أن هناك بعض عناصر التكاليف غير المباشرة التي عادة ما يطلق عليها العناصر الزمنية أو الأعباء الدفترية (تكاليف ثابتة)، والتي تتحقق بمرور الزمن، وليس وفقا لإتمام تنفيذ أمر معين ، وبناءً على ذلك فان تحديد التكاليف غير المباشرة لن يتم بشكل صحيح إلا في نهاية العام، وحين يتم الانتهاء من تحميل العناصر الزمنية وأيضا تلك العناصر المرتبطة بالعملية الإنتاجية، وبالتالي يكون من الممكن تحديد اجمالي التكاليف الاضافية ونصيب الأمر منها.

وعلى الرغم من أن هذه الطريقة تتسم ببعض الموضوعية، حيث أنها تحمل الأوامر بالتكاليف غير المباشرة التي حدثت فعلا، كما أن اجراءات الحصر والتحميل تتسم بقدر أكبر من القبول من منظور توافقها مع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها، إلا أنه يعاب عليها أنها لا تمكن من تحديد اجمالي تكلفة الأمر فور الانتهاء من إتمامه، نتيجة تأخير تحديد نصيبه من التكاليف غير المباشرة حتى نهاية العام ، لذا فانه يصعب استخدام الأسلوب السابق في تحديد تكلفة الأوامر لغرض التعاقد مقدما مع العملاء، ولتحقيق أهداف التخطيط ووضع معايير التكلفة ، وبناء على ما سبق ظهرت أهمية استخدام الأسلوب الثاني والخاص بتحميل التكاليف غير المباشرة على أساس معدلات تحميل تقديرية.

وأيا كانت الطريقة المتبعة، سواءاً كانت الطريقة الفعلية أو التقديرية، فان تحديد معدلات التحميل يتم وفقاً للخطوات التالية:

أولاً : تقسيم المنشأة الى مجموعة من مراكز التكلفة، سواء كانت مراكز انتاج أو مراكز خدمات انتاجية.

ثانياً : تقدير مبلغ التكلفة غير المباشرة المتوقع حدوثها - أو تحديد تلك التكلفة التي حدثت بالفعل - وتجزئته الى عناصر خاصة بالمركز المعين، والتي يتم تحميلها بشكل مباشر على ذلك المركز، وعناصر أخرى يشترك في الاستفادة منها أكثر من مركز تكلفة، والتي يتم تخصيصها (توزيعها) بين المراكز المستفيدة باستخدام بعض أسس التخصيص المناسبة.

ثالثاً : تجميع التكاليف غير المباشرة الخاصة بمراكز الخدمات الانتاجية ثم يعاد توزيعها على مراكز الانتاج المستفيدة، طبقا لأسس مناسبة للتوزيع، وأيضا بإتباع إحدى طرق التوزيع الملائمة.

رابعاً : تجميع التكلفة غير المباشرة لكل مركز من مراكز الإنتاج، واختيار مقياس مناسب للنشاط يستخدم كأساس لاحتساب معدل التحميل.

ان الدورة المستندية والمحاسبية لتحميل التكلفة غير المباشرة على أساس معدل تحميل تقديري هي التي سوف يتم التركيز عليها ، وتمر هذه الدورة بالخطوات التالية :

1ـ تسجيل عناصر التكاليف غير المباشرة الفعلية في دفتر أستاذ مساعد يطلق عليه دفتر أستاذ مساعد التكاليف غير المباشرة، تخصص فيه صفحة لكل عنصر، ولكل مركز من مراكز التكلفة، كما تثبت البنود السابقة في يومية مساعدة، ومنها يتم اجراء قيد اليومية المركزي التالي :

 2ـ تحميل الأمر بنصيبه من التكاليف الاضافية على اساس معدل التحميل التقديري ، ففي خلال الفترة التكاليفية، وعند مرور الأوامر على مراكز التكلفة المختلفة فإنها تحمل بنصيبها من التكلفة غير المباشرة وفقاً لمعدلات التحميل التقديرية المحسوبة لتلك المراكز. ويتم تحديد التكلفة غير المباشرة المحملة على الأمر بناء على معدل التحميل المحدد لمركز التكلفة مضروباً في مقدار الاستفادة للأمر المعين مقاساً وفقا لأساس التحميل المستخدم. فمثلا إذا كان معدل التحميل التقديري المحدد في بداية السنة يبلغ 30% من تكلفة العمل المباشرة، وبعد انتهاء أحد الأوامر بلغت تكلفة العمل المباشر الفعلية لهذا الأمر 8,000 دينار عندئذ تكون التكلفة غير المباشرة (الإضافية) المحملة على الأمر 2,400 دينار (30% × 8,000) والتي تسجل في تقرير تكلفة الأمر بدفتر أستاذ مساعد الأوامر تحت التشغيل .

3 ـ تسجيل اجمالي التكلفة غير المباشرة المحملة على اجمالي الأوامر المختلفة بتحميلها على حساب مراقبة انتاج تحت  التشغيل.

4- في نهاية الفترة التكاليفية، يتم حصر اجمالي التكاليف غير المباشرة الفعلية على مستوى مراكز التكلفة. ثم يتم مقارنتها مع اجمالي التكاليف غير المباشرة المحملة على الأوامر داخل المركز، والفرق بينهما هو الانحراف بين التكلفة غير المباشرة الفعلية والمحملة أو ما يعرف "بفروق التحميل".

من الأفضل احتساب معدل التحميل التقديري للتكلفة غير المباشرة على أساس سنوي، للأسباب التالية :

 أ‌- تجنب التغير الذي يمكن أن يطرأ على معدل تحميل وحدة الانتاج الواحدة من شهر لآخر أو من فترة تكاليفية لأخرى، وأيضا التقلب الناتج عن التغير في حجم النشاط (مقاساً بوحدات الانتاج أو بأي أساس آخر).

ب‌- استبعاد أثر التغير الناتج في اجمالي التكلفة غير المباشرة التقديرية واختلافها من شهر لآخر أو من أسبوع لآخر بسبب بعض العوامل الموسمية ، ولعل أبلغ مثال على ذلك ارتفاع تكلفة الطاقة في فصل الشتاء عنها في فصل الصيف.

ج- أن التكلفة غير المباشرة التقديرية (البسط المستخدم في معادلة استخراج معدل التحميل التقديري) تحتوي على خليط من عناصر غير مباشرة متغيرة وأخرى ثابتة. الأمر الذي يؤدي عند حدوث أي تقلب في حجم النشاط المتوقع الى تقلبات في معدل التحميل المستخرج، وهو ما يرجع أساساً الى التقلب في نصيب وحدة النشاط من التكلفة الثابتة (نظرا لتغير نصيب وحدة النشاط منها تبعا للتغير في حجم النشاط).

وخلاصة ما سبق أن اللجوء الى معدل التحميل المحسوب على أساس سنوي سوف يؤدي الى تحديد ما يعرف بتكلفة الانتاج العادية، والتي تعتمد على متوسط سنوي، بدلا من التكلفة المعروفة بتكلفة الانتاج الفعلية، والتي قد تتأثر بالتقلبات الشهرية في حجم النشاط، أو في قيمة بعض عناصر التكاليف غير المباشرة التي تتقلب وتتغير مع تغير فصول العام.

ان معدل التحميل السابق قد يأتي في شكل اجمالي أو قد يكون أكثر تفصيلاً بحيث يتم حساب معدلات فرعية تبعاً للأنواع الرئيسية من التكاليف غير المباشرة، وبإتباع أسس تحميل مختلفة.

ويمكن توضيح كيفية اجراء قيود اليومية اللازمة لتسجيل التكاليف غير المباشرة الفعلية باستخدام بيانات المثال التالي :

مثال :

في نهاية فترة التكاليف الأولى تم حصر عناصر التكاليف غير المباشرة الفعلية لأقسام المصنع، والتي تظهر على النحو التالي:

4,000 دينار أجور المشرفين ومساعدي العمال يستقطع منها 20% مقابل تأمين ومعاشات.

2,000 دينار استهلاك آلات ومعدات.

1,000 دينار استهلاك مباني وعقارات وأثاث وأصول ثابتة أخرى.

200 دينار أعباء أخرى نظير خدمات تم الحصول عليها من الغير لاستكمال أمر الإنتاج.

 المطلوب : اجراء قيود اليومية اللازمة لإثبات استحقاق وسداد البنود السابقة :

الحل :

أولاً : اثبات استحقاق التكاليف غير المباشرة :

ثانياً : اثبات سداد بعض البنود السابقة :

سيتم استخدام حساب مراقبة يحمل بعناصر التكلفة الخاصة بجميع الأوامر وهو "حساب مراقبة انتاج التشغيل"، وقد سبق تحميله بتكلفة الأوامر من المواد المباشرة والأجور المباشرة، ولتحميل الأمر بنصيبه من  التكاليف غير المباشرة باستخدام معدلات تحميل تقديرية يتم استخدام حساب وسيط هو حـ/ التكاليف غير المباشرة المحملة ، وتحمل التكاليف غير المباشرة على الأوامر باستخدام معدل التحميل التقديري المحتسب للتكاليف غير المباشرة، ويتم التحميل بجعل حـ/ التكاليف غير المباشرة المحملة دائناً وحـ/ مراقبة انتاج تحت التشغيل مديناً، وذلك بالقيد التالي :

ولتوضيح القيد السابق وبافتراض أن معدل تحميل التكلفة غير المباشرة التقديري في مركز الانتاج (ص) كان  3 دينار/ساعة عمل مباشر وأن الأوامر التي تم تشغيلها خلال الفترة قد استغرقت 600 ساعة عمل مباشرة في ذلك المركز، ففي هذه الحالة يكون المبلغ الواجب تحميله من التكاليف غير المباشرة للأوامر قدره 1,800 دينار (600×3).