المدينون 

من المعروف ان اي نظام رقابة سليمة للمدينين ينبع من وجود اساس سليم للمبيعات وهذا الاساس السليم يتطلب تقسيم العمل على ادارات مختلفة وان لا تكون الأمور التالية في يد ادارة واحدة :

1- اعداد اوامر البيع.

2 ـ الموافقة على منح التسهيلات.

3- الموافقة على خروج البضاعة من المستودعات.

4- شحن البضاعة.

5- اعداد الفواتير.

6- مراجعة الفواتير.

7- الاحتفاظ بحسابات المراقبة.

8- اعداد دفاتر استاذ العملاء.

وعند تحقيق التقسيم المذكور سابقاً تقل فرص التلاعب، اما بالنسبة للتحقق من ارصدة العملاء فانه يقدم للمراجع كشفاً بارصدة العملاء كما تظهرهم حساباتهم في دفتر الاستاذ.

والغرض الأول من الكشف هو أن يتحقق المراجع من أن مجموع الكشف يطابق الرصيد مع اجمالي العملاء واهم اجراء لتحقق المراجع هو المصادقات ولكن على المراجع اخذ الاحتياطات التالية بالنسبة للمصادقات :

• يتم اعداد المصادقات من قبل المنشأة وعلى المراجع تدقيقهم وارسالهم بالبريد.

• يقوم المراجع بوضع الصاقة في غلافه وارساله من قبله.

• يجب أن يظهر على المظروف عنوان المراجع حتى يعود الرد اليه.

• يضع مع الصاقة مظروفا عليه عنوانه وطابع بريد.

انواع المصادقات :

1- مصادقة موجبة : ومعناها ان تطلب المنشأة من عملائها ان يرسلوا الى المراجع موافقتهم على دقة الحساب المرسل اليهم وتكون المصاقة من جزئين الأول كشف والثاني يطلب من العميل مراجعة مراجع الحسابات.

2 ـ المصادقة السلبية : لا تتطلب من العميل رداً الا في حالة واحدة هي عدم موافقته على كشف الحساب.

ولكن لو وردت للمراجع مصادقات بتحفظات فيجب عليه أن يحصل على شرح كاف ومطمئن على صحة الرصيد, وفي حالة عدم وجود رد على المصادقات. فان هذا يستدعي من المراجع جهداً مرة ثانية واذا لم يأت الرد عليه التاكد من صحة الحسابات وانها ليست وهمية ويمكنه ذلك عن طريق تتبع مبلغ مقبوض من العميل مثلاً وهذا اثبات على صحة الحساب .

ولا يكفي أن يتأكد المراجع من وجود أرصدة دفترية وانما يجب عليه ايضاً أن يتحقق من ان هذه الارصدة جيدة ومن الممكن تحصيلها بالكامل وعليه الاستعانة بموظفي المنشأة وبالغير وباية معلومات تتاح له ويسترشد على ذلك بما يلي:

• فترة التسهيلات الممنوحة للعميل وانتظامه بالسداد.

• دفعات تحت الحساب مع تزايد رصيد العميل.

• سداد الديون الجديدة وعدم سداد الديون القديمة.

• رفض الشيكات او عدم تسديد أوراق القبض.  

• الديون المتقادمة هنا على المراجع ان يتفحص كل حاله على حدة وهي تعطيه صورة واضحة عن العميل وصحة دينه.

ويمثل الحساب الاجمالي للعملاء اجمالي القيود التي رحلت بالتفصيل الى الحسابات الفردية للعملاء وعلى ذلك يجب أن يطابق رصيده النهائي مجموع ارصدتة الافرادية.