دورة حياة المشروع 

اي مشروع بغض النظر عن طبيعته ومدته وحجم نشاطاته يمر بمراحل محددة تسمى "دورة حياة المشروع"، وهي: التفكير في المشروع وهي المرحلة التي تولد فيها فكرة المشروع، ويتبين من خلالها اولوية هذه الفكرة وجدواها.

فكرة المشروع

من أين نأتي بأفكار للمشاريع ؟

اي صاحب مشروع يسعى إلى تنفيذ اكبر عدد ممكن من المشاريع الناجحة وأن أي صعوبة تكمن في تصميم وتنفيذ هذه المشاريع، ويعود ذلك إلى انه قد لا يختار المشروع الذي يتناسب مع قدراته وتخصصه أو لا يتناسب مع المستفيدين منه. 

ويمكن اجراء تحديد الاحتياجات باستخدام عدة وسائل مثل الاستمارات، المقابلات ، المجموعات المركزة ... وغيرها، والمهم هنا أن يستخدم صاحب المشروع الأداة التي تتناسب مع طبيعة الفئة المستهدفة وتوصله إلى المعلومة الصحيحة. ويجب العمل على ترتيب اولويات هذه الأفكار من خلال تحليل "التكلفة والفائدة" ، وتقوم الجمعية بعد ذلك باختيار الفكرة الاقل تكلفة والاكثر فائدة وتهمل الأفكار الأكثر تكلفة والاقل فائدة وتبقي الأفكار الاقل تكلفة والاقل فائدة والأفكار الاكثر تكلفة والاكثر فائدة على قائمة تسمى "قائمة مشروعات مستقبلية" فقد تتغير الظروف بما يساعد الجمعية على تطبيقها ايضاً. 

وبعد أن يتم اختيار فكرة المشروع لا بد من العمل على تبرير الفكرة وشرحها وذلك من خلال إعداد ورقة مرجعية عن الفكرة، ويجب العمل على مناقشة هذه الورقة المرجعية مع اعضاء الهيئة الادارية، العاملون، المتطوعون، والفئات المستهدفة للتأكد من صحة توجهها واخذ موافقة الهيئة الادارية على إعداد وتنفيذ هذا المشروع.

التخطيط للمشروع

يمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة، ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية :
1- اسم المشروع  : يتم تحديد اسم المشروع و تصميم شعار له .

2- استراتيجية المشروع  : ويتم العمل هنا على ربط المشروع بالاستراتجيات وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.

3ـ أهداف المشروع : يتم توضيح الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد أن تكون هذه الأهداف مؤدية إلى استراتيجية المشروع.

ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART، حيث أن الهدف لا بد أن يكون محدد/ قابل للقياس/ قابل للتطبيق واقعي ويأتي ضمن فترة زمنية محددة .

4- النشاطات الرئيسية في المشروع : عرض مفصل للنشاطات التي سيتم تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة ،زيارة ميدانية، مؤتمر دراسة...الخ.

5- تحديد الفئات المستهدفة : نقوم بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد أن تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.

6- النتائج المتوقعة : يتم هنا تصوراً للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.

7 ـ الاجراءات  : وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث يتم تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع مثل الاجتماعات التحضيرية  ،تحضير المواد التدريبية ، أو أوراق العمل أو المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته ، المتابعة، التقييم... الخ.

وبانتهاء التخطيط للمشروع يكون بذلك قد تم اعداد الإطار المرجعي الشامل له فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا.

تنفيذ المشروع 

وهي المرحلة التي يتم فيها بدء تنفيذ المشروع ويتم خلالها إدارة أداء المشروع والتأكد من انه يجري وفق ما هو مخطط له وفي الاتجاه الصحيح، وفي بداية هذه المرحلة، عليك توفير الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، وتعريف فريق العمل بأمور المشروع، وأن تجعلهم جاهزين للبدء بخطط المشروع وهذه تسمى تحريك المعدات والموارد البشرية أو جاهزية الانطلاق.

وعند تجهيز الفريق، تقوم بالتحكم بتنفيذ الخطة باستخدام أساليب إدارة المخاطر والمشكلات القائمة والتغييرات والجودة والكلفة ، كما تقوم بإدارة الاتصالات والمشتريات والموارد البشرية ، وعندما تشارف هذه المرحلة على الانتهاء، تنتقل من مرحلة التنفيذ إلى إنهاء المشروع.

إنهاء المشروع

وهي المرحلة التي ينتهي فيها المشروع بعد تقييمه لمدى تطبيقه للأهداف وللآثار المرجوة منه، و في هذه المرحلة تبين بأن المشروع مكتمل، وتقوم بتقييم نجاحه، وتنقل أموره المعرفية إلى الآخرين وتقوم بإنهاء الأمور الإدارية، وتعمل على متابعة أمور العاملين المنصرفين مع انتهاء المشروع وانصراف فريق العمل.

إدارة موارد المشروع

ويتم في هذه المرحلة على تعيين وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر العمل على المشروع، بالاضافة إلى تخصيص وتجهيز الموارد العينية والمالية اللازمة.

الموارد البشرية:

يتم العمل على تحديد الوظائف الرئيسية للمشروع مثلاً: مدير مشروع ، مساعد باحث، سكرتير، محاسب... الخ. وتعمل على تعيين الاشخاص المناسبين لهذه الوظائف، كما يتم العمل على تحديد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، فذلك يساعدها على الوصول إلى الموظفين المناسبين وتعيينهم.

إدارة الموارد المالية والمعدات

يتم القيام هنا على رصد وتجهيز اموال ومعدات المشروع، وذلك من خلال تقديرها للأموال التي تحتاج إلى انفاقها على مختلف مراحل واجراءات ونشاطات المشروع، وكذلك تقديرها للمعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفين للقيام بأعمالهم.

تنفيذ المشروع

وهي المرحلة التي يعلن فيها عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ماهو مخطط له وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محیط عمله.

ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:

1 ـ متابعة خطة المشروع :

حيث يتم التأكد من أن المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف المرجوة منه، وأن الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات المستهدفة، كما يتم القيام بتحديد الانشطة المتبقية التي علينا أن ننجزها.

2 ـ متابعة الموارد المالية : 

يتم التاكد بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وأن الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.

3 ـ متابعة فريق العمل

وتهدف هذه المتابعة إلى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات.

تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر

صاحب المشروع لا يتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع إلى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح له فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها.

تقييم المشروع

اجراء تقييم للمشروع يستند على المداخل التالية :

نصائح وتوجيهات

- قم بتحديد احتياجات فئاتك المستهدفة من فترة لأخرى لتتمكن من ابتكار أفكار جديدة لمشاريع.

ـ تأكد من أن فكرة مشروعك تلبي احتياجات واقعية وضرورية.

ـ حلل هذه الأفكار بالاعتماد على تحليل" الفائدة - التكلفة" لمساعدتك على ترتيب هذه الأفكار حسب اولوياتها واختيار الافضل فيها .

ـ برر فكرة المشروع التي اخترتها وناقشها مع المعنيين واحصل على الإذن في الإعداد لها وتنفيذها.

- اعمل على ترجمة فكرة المشروع إلى خطة مكتوبة.

ـ حدد اسم المشروع واستراتيجياته وأهدافه واربطها مع الخطة الاستراتيجية.

- حدد النشاطات الرئيسية والفرعية التي سيتم تنفيذها في المشروع وتأكد من أن تطبيقها سيؤدي إلى تحقيق أهداف المشروع.

ـ حدد الفئات المستهدفة ووضح كيف سيفيدهم المشروع.

- ضع تصوراً للمخرجات والنتائج النهائية للمشروع .

- حدد الاجراءات والمهام التي يجب تنفيذها للإعداد ولتنفيذ المشروع .

حدد الوظائف الرئيسية في المشروع وحدد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة.

- زوّد الموظفين بالخبرات والتدريب اللازمين لرفع كفاءتهم في أداء المطلوب منهم.

ـ ضع نظام عمل مناسب يحدد المهام والمسؤولين عنها والفترة الزمنية المتاحة لهم.  

ـ قيّم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات يمكنك استخراجها من نظام العمل والوصف الوظيفي.

ـ قيّم حجم الاموال التي يحتاجها تنفيذ المشروع وضعها في موازنة تفصيلية .

ـ حدّد الأدوات والمعدات التي يحتاجها الموظفون لأداء عملهم.

ـ اعمل على توفير الاموال سواء من موازنة الجمعية أو من خلال منح وتبرعات.

- تأكد من أن الموظفين على علم ومعرفة بمفهوم المشروع واجراءاته.

- تابع دقة تنفيذ خطة المشروع من خلال متابعة تنفيذ الانشطة والوصول إلى الفئات المستهدفة وتزويد الخدمات بجودة عالية.

- تأكد من انسجام تطبيق اجراءات المشروع مع بعضها البعض.

- راجع حسن التصرف بموازنة ومالية المشروع.

- تأكد من التزام فريق العمل بأداء ما هو مطلوب منه في الوقت المحدد، وشجع انتاجيتهم وفعاليتهم.

- افحص المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع واقترح المعالجة المناسبة.

- اعلم فريق العمل والفئات المستهدفة بإنتهاء المشروع واشكرهم على جهودهم ومشاركتهم.

ـ وثّق كافة اعمال المشروع في تقارير خاصة. 

- ضع خطة تقييم شاملة للمشروع ، قيّم أهدافه، اجراءاته ونتائجه ،حجم المنظمة، وعمرها، ودورة حياتها.