ثالثاً: المعايير الرقابية

1. تحديد المعايير

المعايير عبارة عن أنماط أو مستويات معينة للأداء يراد الوصول عليهـا مـن خـلال التنفيذ ، ويتم من خلال هذه المعايير قياس وتقييم الأداء.

والخطة هي أساس الرقابة وبالتالي فإن الأهداف الواردة في الخطة تعتبر معايير للأداء المرغوب فيه.

أ- المعايير الوصفية :

هي صعبة ومعقدة بطبيعتها وهذه المعايير في الغالب تكون لتقييم أداء الأفراد.

عملية اختيار المعايير الرقابية⁽⁴⁶⁾ :

وليس هناك اتفاق على عدد وحجم هذه المعايير ، ولكن ذلك يتوقف على اعتبارات عديدة منها كفاءة الإدارة وكفاءة النظام الرقابي وحجم المنظمة وتنوع أنشطتها والأهداف المطلوب تحقيقها وغيرها.

إلا أن وضع هذه المعايير يتوقف أيضاً على احتياجات المنظمة واحتياجات الأفراد وسلوكياتهم.

وهناك أسئلة عديدة يجب على المدير أن يسألها لنفسه قبل تحديد هذه المعايير وخاصة الحرجة منها وأهمها :

1 ـ ماهي الأهداف بالنسبة للقسم الذي يرأسه.

2 ـ ماهي أفضل طريقة يمكن من خلالها التعرف على مدى تحقيق الأهداف المرغوبة.

3 ـ ماهي النقاط الحرجة "الأنشطة الهامة" التي يمكن قياسها والتعرف على الانحرافات فيها إن وجد.

4 ـ ماهي المعايير التي تكون أقل تكلفة من غيرها.

5 ـ ماهي المعايير التي يتوافر لها القدر اللازم من البيانات والمعلومات.

ومبدأ اختيار نقاط أو معايير الرقابة الحرجة هو امتداد لمفهوم الرقابة

بالاستثناء وهو يعني أن على الإدارة أن تركز على مراقبة الأنشطة الهامة "الحرجة critical" في المنظمة والتي يكون لها تأثير فعال على باقي الأنشطة. وأن تكون هذه المهام من اختصاص المديرين وأن تترك التفصيلات الخاصة بالأعمال الإجرائية أو الروتينية للمرؤوسين "الملاحظين والمشرفين" لمراقبتها والإشراف عليها.

هذا وهناك أنواع متعددة للمعايير الرقابية.... ويمكن القول بأن لكل نشاط في المنظمة مجموعة من المعايير. وهذه المعايير تقيس كفاءة الخطط والسياسات والإجراءات والبرامج وغيرها من أنشطة. ويمكن إدراج الأنواع الآتية من المعايير"^(47)"

1. المعايير المادية: Physical standards

وهي تقيس مدى كفاءة استخدام الموارد الطبيعية مثل المواد الخام والسلع والخدمات ومدى كفاءة العنصر البشري ، ومن أمثلة هذه المعايير عدد ساعات العمل / وحدة من المخرجات ، عدد الوحدات المنتجة / ساعة أو ماكينة.

2 ـ معايير التكاليف : Cost S

وهي تعكس حجم التكاليف اللازمة للتشغيل ومدى الاقتصاد أو التبذير فيها وانعكاس ذلك على حجم المبيعات وتكاليف الإنتاج ومن أمثلتها :

تكلفة ساعة العمل ، تكاليف المواد الخام / وحدة منتجة تكاليف الخطط الموضوعة ، تكلفة الإنتاج / وحدة مبيعات.

3 ـ معايير رأس المال Capital ( النسب المالية )

وهي المعايير التي عكس كفاءة وكفاية الاستثمار المستخدمة في المنظمة ومدى مقابلتها للتكاليف والعوائد المتوقعة منها ومن أمثلتها :

ـ معدل العائد على الاستثمار.

ـ معدل الأصول المتداولة.

ـ معدل الأصول الثابتة.

ـ حجم الاستثمارات / الثابتة حجم الاستثمارات الكلية.

ـ معدل دوران المخزون

4 . معايير البرامج الانتاجية: programs S.

وتعكس هذه المعايير مدى كفاءة البرامج الزمنية والإنتاجية المستخدمة في المنظمة وتأثير ذلك على تحسين جودة الإنتاج وزيادة حجم المبيعات وتستخدم في ذلك الموازنات التقديرية بمختلف أنواعها.

5. معايير الأهداف: Goals S.

وهذه المعايير توضح مدى الاتجاه الحدي نحو تحسين أداء المديرين أنفسهم بأنفسهم مثل ما يحدث بالنسبة للمديرين الجدد فهم يضعون أهداف يحاولون تحقيقها وتعتبر هذه الأهداف معايير تمكنهم من التعرف على نقاط القوة والضعف في أدائهم وأداء مرؤوسيهم.

6. المعايير الوصفية غير الملموسة": Intangible

المعايير الوصفية هي التي تقيس مدى كفاءة أداء الأنشطة التي يغلب عليها الطابع الخدمي والتي يصعب في أحوال كثيرة وضع معايير لها وبالتالي صعوبة قياس مدى كفاءة هذه المهام ومن أمثلة هذه المعايير. المعايير التي تستخدم لقياس رضا المستهلك في منشآت الخدمات مثل السياحة والصحة وغيرها.

المعيار الذي يستخدمه المدير لتحديد حجم برامج الإعلان المناسبة لمقابلة أهداف المنظمة في الأجل القصير والطويل معاً ثم ما هو المعيار المناسب لوضع برنامج ناجح للعلاقات العامة أو برامج للإشراف على أنشطة المنظمة.

وإجمالاً يمكن القول بأن هناك حجم هائل من المعايير في أي منظمة لقياس الأداء في مختلف المجالات المالية والتسويقية والإنتاجية وقياس كفاءة وإنتاجية العنصر البشري وغيرها من المجالات. وهذه المعايير يجب أن تحدد وتصمم بحيث تتناسب مع احتياجات وظروف كل منظمة وبما يتفق مع إمكانياتها ومسئولياتها تجاه العاملين فيها والمتعاملين معها وتجاه البيئة الخارجية التي تعمل فيها وتخدمها.

مفهوم الرقابة الذاتية: Sele Control

يعني مفهوم الرقابة الذاتية الرقابة التي تتم عن طريق الأفراد أنفسهم بمعنى أخر عندما يقوم الفرد بالرقابة على سلوكياته واتجاهات وتقييم تأثيره وتأثره في الأخرين. وهذه الفلسفة تأخذ اتجاهاً متزايداً كنتيجة لزيادة اتجاه الأفراد نحو الحرية في تصرفاتهم وأدائهم. ويقوم هذا المفهوم إلى حقيقة هامة وهي أن رقابة الأفراد على أنفسهم تجعلهم أكثر إدراكاً لاحتياجاتهم وقدراتهم وإمكانياتهم وبالتالي تتيح لهم فرصة المراجعة الذاتية لأعمالهم نحو الاتجاه الصحيح. من ناحية أخرة فإن هذا المفهوم يركز على العلاقات المتبادلة بين أهداف المنظمة والرقابة الذاتية، كما أنها تعني قدرة الأفراد على التوجيه السليم لتصرفاتهم وأفعالهم نحو الاتجاه الأفضل Self Cirection⁽⁴⁸⁾

ولمفهوم الرقابة الذاتية فوائد أخرى منها أن الأفراد الذين يحققون قدراً أكبر من الرقابة الذاتية على أدائهم وأفعالهم يكونون أكثر رضا من أؤلئك الذين يحققون قدراً أقل ، كما أنهم يكونوا أكثر استعداداً لتقبل الرقابة الرسمية التي تفرضها المنظمة.

إن مفهوم الرقابة الذاتية من المفاهيم الحديثة العهد بالعملية الإدارية عامة وبالوظيفة الرقابية خاصة ، ولذلك ليس هناك اتفاق محدد بين طلاب الإدارة وباحثيها على تعريف واضح لهذا المفهوم. ولذلك وكما يقول أحد الكتاب أن لمفهوم الرقابة الذاتية معاني متعددة ومتنوعة وقد يستخدم هذا المفهوم بطريقة خاطئة كمرادف للرقابة الإجتماعية... ولذلك يرى أن مفهوم الأفراد والأنواع المختلفة التي يشتملها النظام الرقابي والأهداف ومدى انسجامها أو تعارضها مع احتياجات الأفراد ⁽⁴⁹⁾ 

^{ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ}   

(46) - راجع ذلك:-

(أ) د. كمال حمدي أبو الخير: مرجع سابق.

(ب) - د. عبدالسلام أبو قحف مرجع سابق.

(ج). د. السيد حسيب : مرجع سابق.

(47) Harold Koontz & Heinz w.," management Ny", mcGrraw     hill Book co., 1988492 -490 pp.

(48) د. أحمد ماهر ، الإدارة ، مدخل بناء المهارات ، الاسكندرية ، المكتب العربي الحديث ، 1985 .

(49) Toney lowe & john L..M Machin, New perspectives in Management control, N.y . Macmilan press Itd 1988 .