قد تكون نقطة البداية لدور قائد الفريق عند التعرف على المهمة الأصلية والتخطيط للمشروع واختيار أعضاء الفريق، إنما العمل الفعلي للقائد يبدأ الآن. فالفريق يلتئم جمعه حالما يلتقي عدد من أفراد متفرقين في قاعة واحدة، وتبدأ أنت بتشكيل هؤلاء الأفراد في فريق متماسك وملتزم بمهمة مشتركة.

اعرف عمل الفريق

ينبغي على قائد الفريق أن يتوقع، ويكون مستعداً، لعمل جماعة من الأفراد معاً والعلاقات فيما بينهم وهي عملية طبيعية يمكن التنبؤ بها. فالفرق تمر بمراحل مختلفة من التطور غالباً ما تتضمن حالات توتر ونزاعات قبل أن يستقر هذا الفريق على أسلوب خاص به للعمل الجماعي.

يتعين على القائد أن يتوقع الاستجابات الإنسانية التالية خلال سني حياة الفريق بالعمل المشترك.

فالقائد يقود ويرشد فريقه خلال هذه المراحل كلها لأن إدارة عمل الجماعة لا تقل أهمية في تحقيق أهداف الفريق عن أهمية محتوى المهمة.

نظم اجتماعا أولياً لبدء العمل

سواء أكنت على وشك البدء بمشروع ما ولديك فريق عمل جديد أو فريق عمل ورثته عن سابقك فإن اجتماعاً أولياً لبدء العمل من شأنه أن يهيئ الجميع لما ينتظرهم.

المرحلة                                               الاستجابات / ردود الأفعال

تشكيل الفريق                                    حماس وتوقعات كبيرة وتحديد الأدوار والقواعد.

الصراع داخل الفريق                    التنافس بين اعضاء الفريق، فوضى وارتباك بخصوص الأدوار والمهام، وهن في العزيمة وصراع

تطبيع الفريق                              يستقر روتين العمل، ويتشكل العمل الفريقي وتنشأ الثقة.

اداء الفريق                                 تفاؤل وامل، إنتاجية، قيادة مشتركة.

ماذا يتضمن جدول أعمال الاجتماع الأول؟ فيما يأتي بعض البنود المعروفة:

* تقديم وتعريف الأعضاء إلى بعضهم بعضاً. واطلب من كل عضو أن يتحدث عن نفسه (مثلاً، اسمه والقسم الذي ينتمي إليه وخبرته ودوره في الفريق).

* توضيح الغرض من الفريق للجميع. ما هي الأهداف؟ وما الذي يتعين على الفريق أن ينجز؟ وما هو الإطار الزمني لهذا الإنجاز؟ احصل على موافقة الجميع أو بدل في التوقعات.

* ضع القواعد الأساسية لطريقة عمل الفريق. وكيف تتخذ القرارات؟ وكيف تكون إدارة الاجتماعات؟

* ابدأ عملية غرس الإحساس بالمهمة والتماسك في فريقك. ينبغي أن ينبع هذا الشعور من حماسك الخاص باتجاه مهمة الفريق.

ماذا تفعل؟

الفريق الذي لم يشب عن الطوق

أوضحت الإدارة العليا للندا أن المهمة الأخيرة التي كلف بها فريقها تأتى في المرتبة الأولى بين الأولويات فقررت أن تبدأ وفريقها العمل فوراً. وبأسلوبها المنطقي الواضح شرحت لأعضاء الفريق العمل الذي هم بصدد القيام به وأكدت لهم أنه ليس ثمة مجال للاختيار. كانت المهام الملقاة على عاتقهم شديدة الوضوح لكنها أرادت أن تطمئن بأن الجميع على علم بها من اللحظة الأولى. وقد أحست بانزعاج شديد عندما تطورت المناقشات حتى باتت تعمها الفوضى وكادت تؤدي إلى الانهيار. اما الفريق وهم افراد ناضجون متزنو العقل فقد أصروا على البحث عن سبل لتفادي هذه المهمة. أبدوا تذمرهم بخصوص الميزانية والموعد النهائي للإنجاز والوسائل المتاحة لإتمام المهمة. كانوا يعرفون في قرارة أنفسهم أن لندا لم تطلب هذه المهمة، فلماذا لا يصرون على موقفهم وينجون من هذه المهمة؟

ماذا تفعل؟ سوف يقترح المعلم الخبير حلاً لهذه المشكلة تحت عنوان «ما تستطيع فعله» .

لتكن اهداف الفريق واضحة للجميع

لقد حددت الأهداف الكبرى بالاتفاق مع الإدارة العليا أو مع الزبون. والآن حان الوقت لعرض هذه الأهداف على الفريق بأسلوب واضح جلي، ولتدعوهم أيضاً للمشاركة في تعريف هذه الأهداف على نحو أكثر دقة، أو لتجزئة الهدف الكبير إلى أهداف فرعية صغيرة ونقاط علام على درب الأداء. والوسيلة التي تستخدمها لتجعل الجماعة تشعر بأنها جزء من هذه المهمة سوف تكون نقطة البداية لتحويل هذه الجماعة إلى فريق عمل.

انظر «لائحة معطيات لتقييم أهداف فريقك» في الجزء الخاص من هذا الكتاب بعنوان «أدوات» فهي عون لك ولفريقك في عملية الاندماج النفسي في المهمة المكلف بها الفريق وتبنيها والدفاع عنها.

ابتكر علامة مميزة داخلية. يقولون إنه عمل جيد، ولكن هل هو CHIFF؟ ترى بعض الجماعات أن الأساليب التسويقية التي تتبعها من شأنها أن توجد لديها علامة مميزة للفريق تجعل الأعضاء جميعاً يركزون انتباههم دوماً على المهمة. من أجل ذلك اطلب إلى أفراد فريق عملك أن يقترح كل واحد منهم صفة تصف فلسفة الفريق وغايته. ثم ضع بيان المهام بحيث يكون بياناً سهلاً يظل في ذاكرة الجميع، ويذكرهم على الدوام بالهدف العام للفريق. وقد ابتكر مؤسسو شركة كرانيوم Cranium شعاراً لهم تمثل بكلمة شيف CHIFF حيث يرمز كل حرف فيها إلى لفظة معينة لها دلالة خاصة، وهي (الكلمات التي تشكل حروفها الأولى لفظة CHIFF هي everCl- ماهر، quality High ـ الجودة العليا، Innovative- مبدع ومبتكر، Friendly ودود، Fun- المتعة) فكانت هذه الكلمة توصيفاً لكل ما يتضمنه منتج هذه الشركة.

«تعني CHIFF أن الموظفين في شركتنا وكذلك شركاؤنا سوف يتوصلون إلى القرارات التي قد نتوصل نحن إليها، Whit وأنا، دونما عناء. وبذلك تكون اجتماعاتنا أكثر سرعة وأقوى فاعلية، حتى لو كان المشاركون في الاجتماع شركات تصنيع أجنبية، وما السبب في ذلك إلا أنناقد ابتكرنا لغة مشتركة» .

ضع القواعد الأساسية

القاعدة الأساسية الأكثر أهمية هي أن تحدد كيف ستتخذ القرارات، سيما وأن العمل الفريقي يتطلب اتخاذ قرارات على نحو متواصل. وكلما ازدادت مشاركة أعضاء الفريق جميعاً في عملية صنع القرار، ازدادت احتمالات دعم الجميع لنتائج هذه القرارات.

اختر عملية صنع القرار التي سيتبعها فريق عملك. تتخذ القرارات عادة وفق الأسس الآتية:

1ـ القائد يقرر وبمدخلات من الفريق. لعل هذه هي الطريقة الأسرع، لكنها الأقل احتمالا لضمان الدعم الكامل من الفريق. ولكن إذا أحس الأعضاء أن آراءهم قد سمعت وأخذت بنظر الاعتبار - ولديهم ثقة بالقائد - فهي طريقة ناجحة.

2ـ الأغلبية تقرر. وهي طريقة مألوفة وواسعة الانتشار لصنع القرارات، لكن الخاسرين يشعرون أنهم لم يشاركوا.

3ـ مجموعة خبراء صغيرة العدد تقرر. ومرة أخرى نؤكد أن الثقة لها أهمية بالغة عند اتباع هذه الطريقة في صنع القرار.

4ـ القرار بالإجماع. إن الحصول على الإجماع عند اتخاذ قرار ما لا يعني أن الأعضاء جميعاً يوافقون على القرار، بل تعني أنهم يستطيعون التعايش معه. وبالتالي فإن بناء الإجماع في الرأي يساعد في بناء التزام الفريق. فكون المرء عضواً في الفريق يعني القبول بحقيقة مفادها أن عليه أن يدعم قرارات الفريق حتى لو كان لديه بعض التحفظات، أو حتى لو لم يكن القرار معبراً عن رغبته. ولكن - خلافاً لطريقة «القائد يقرر» - تعد طريقة القرار بالإجماع الطريقة الأكثر بطئاً في صنع القرار، وهي مشكلة كبرى إذا كان الموقف يتطلب اتخاذ قرار سريع.

معلومة مهمة: ينبغي ان يكون قائد الفريق قادرا على تدمير «الانا» لديه ويحتفظ بحكمه وقراره.

إضافة لما تقدم توجد وسائل أخرى لاتخاذ القرارات، إنما الطريقة التي تحظى بالتأييد الأكبر من الفريق هي الطريقة الفضلى.

«من المعتاد أن يتم تشكيل الفريق في شركة Liberty Mutual لغرض تحليل فرصة ما أو مشكلة ما ووضع توصية ترفع إلى عضو في الإدارة العليا. وتوجد قاعدة واضحة جداً لذلك تقضي بأن يكون الفريق شديد الدقة والصرامة بخصوص المعلومات. فإذا كنا نحلل مشكلة تسويق بين وكلائنا، فينبغي أن نتحدث مع عدد من الوكلاء مشهود لهم بالصدق ثم تخلط المعلومات جغرافياً وتمثل معظم خطوط أعمالنا. وليس ثمة ضرورة للتصويت عليها، فهذه حقائق. وقد كان ثمة نقاش حول القيم المعيارية للمعلومات ولكن هذه في نهاية المطاف هي التي تعطي الصورة الأكثر دقة للمعلومات التي نحاول تحليلها».

,Steve Sullivan

التوافق حول القواعد الأساسية الأخرى. استعرض بعض القواعد الأخرى التي تجعل فريق عملك يعمل على نحو سلس خلو من المصاعب.

وعلى سبيل المثال، اطلب إلى الفريق ان يناقش ويتوصل بالتالي إلى توافق حول ما يأتي:

ـ تبدأ الاجتماعات وتنتهي في الوقت المحدد لها.

ـ لكل اجتماع جدول أعمال.

ـ جميع الأعضاء يحضرون الاجتماعات ويشاركون فيها.

ـ الانتقادات كافة يجب أن تكون بناءة.

ـ الاختلافات في الرأي سوف تستكشف وتعرف وتقدر.

ـ يعمل كل فرد من الأعضاء على إحاطة زملائه علماً على أساس «ينبغي أن أعلم» مستعيناً باستمارة المعلومات للاتصال بالفريق.

ومن خلال وضع هذه القواعد الأساسية (وغيرها) تتجنب حصول الكثير من المشكلات مستقبلاً.

يوجد في الصفحة الآتية أنموذج لاستمارة المعلومات للاتصال بالفريق.

انهض بدورك القيادي

يعرف القادة الناجحون وكذلك اللاعبون في الفريق أن العمل الفريق عمل يعتاد فيه كل فرد على الآخر. فالاعتماد على الآخرين أمر ضروري لنجاح الفريق. وهنالك قاسم مشترك يجمع بين القادة الناجحين وأعضاء الفريق، وهو المقدرة على الخروج من دائرة «الأنا».

لعب أدوار قائد الفريق. أنت الآن في موضع غالباً ما يكون لدى أعضاء فريقك خبرة في بعض المجالات أفضل مما لديك، لذلك لن تكون الخبير أو حتى حلال المشكلات على الدوام. من أجل ذلك قد تتكيف أدوارك تبعاً لما لديك من أعضاء في الفريق، ولكن من المرجح أن تظل هذه الأدوار متضمنة ما يأتي:

ـ قائد الفريق ممسك بزمام المبادرة. أنت من يبدأ عملاً أو عملية من شأنها أن تعزز تطوير الفريق وأدائه.

ـ قائد الفريق مدرب. تقوم مقام المستشار والمعلم الخبير والمدرب لتساعد أعضاء الفريق في تحسين أدائهم.

ـ قائد الفريق أنموذج يحتذى. أنت تشكل سلوكياتك وأداءك بحيث تعكس التوقعات التي تريدها للفريق.

ـ قائد الفريق مفاوض. قد يكون لدى أعضاء فريقك أساليب شديدة الاختلاف في التفكير وفي فعل الأشياء وفي علاقاتهم مع الآخرين وحتى في التعبير عن آرائهم. لذا ينبغي أن تكون منفتحاً على هذه الاختلافات - وأن تعرف جيداً أن هذه الخواص قد يكون صعباً التعامل معها لكنها هي التي تجعل الفريق دينامياً و كبير الفاعلية. لذلك فإن مناقشة هذه الاختلافات واستخلاص الإبداع منها هو أحد أدوارك القيادية الأكثر أهمية.

«لقد كان لمشاركتي في رياضة الهوكي أعمق الأثر في طريقة عملي إلى جانب الآخرين. عندما تلعب في رياضة تنافسية تعلم ما الذي أنت بصدده. وتعرف جيداً أن التنافس موجود فعلاً، لذلك يتحتم عليك أن تخرج من دائرة «الأنا». فأنت لست اللاعب الأفضل في العالم. يوجد مستوى معين من التواضع المطلوب لكي يلعب الفريق الرياضي بفاعلية».

تحسين التواصل بين أفراد الفريق

التواصل هو المفتاح الذي يجعل الفريق يحافظ على إنتاجيته ويتابع عمله بسهولة ويسر. وتستطيع أن تحصل على أفضل ما تريد من فريقك إذا أسست لروتين عمل رسمي للحوار داخل الفريق.

احرص على وضوح الأدوار والمسؤوليات. كل فرد في الفريق بحاجة لمعرفة سبب وجوده في الفريق، وأن يعرف أيضاً أسباب وجود الآخرين وما دور كل واحد منهم وما يجعلهم جميعاً فريقاً واحداً. من الوسائل المساعدة في الكشف عن الأخطاء في التقدير أن نستخدم أداة «ورقة عمل لتوضيح الأدوار». فعندما تقرأ كيف يرى عضو في الفريق واجبات ومواضع الأعضاء الآخرين تبرز أمامك الأشياء التي ينبغي لك توضيحها وإعادة التأكيد عليها أو تعديلها.

استمع لما يقوله اعضاء الفريق. ابدأ بنفسك بأن تحسن الاستماع وبأن تكون منفتح الذهن، اطلب إلى أعضاء الفريق تزويدك بآرائهم وأفكارهم واستعن بها. فعندما يمعن القائد في تجاهل النصائح والمدخلات من أعضاء فريقه فالفريق كله يعاني من ذلك.

إن القائد الذي لا يستمع لفريقه يضيع على فريقه فرص الفوز ويخيب آمال لاعبيه الذين يرغبون بتقديم أفضل وأهم إسهاماتهم. والقائد الذي يقول «هكذا يجب أن يكون عليه الحال»، يتسبب في إضعاف احتمالات وجود الدافع لدى الفريق لتقديم إسهاماتهم.

«كنا في بتسبرغ الأسبوع الفائت. وكان ثمة خطأ ما، فتحدثنا عنه على هامش الاجتماع. سألونا عن رأينا، «نعم، لا، ربما». ولكن لأننا ناقشنا الأمر كان الجميع متفقين على رأي واحد عندما رجعنا إلى أرض الملعب. فهذا أفضل كثيراً من مجرد القول: «سوف نعمل على هذا النحو بصرف النظر عن».

-Terrel Buckley

(ظهير الدفاع لفريق باتريوتس في ولاية نيوإنغلند، متحدثاً بعد أن هزم فريقه فريق ستيلرز بتسبرغ في مباراة فاصلة بينهما بكرة القدم عام 2001).

ومن جهة أخرى، فإن القائد الذي يقدر أهمية إسهامات الآخرين يكون بمثابة إلهام لجميع أعضاء الفريق ليقدموا إسهاماتهم على أعلى المستويات. وهكذا يصبح الاستماع والاستجابة للأفكار دورة كاملة للنجاح والثواب، ذلك أن الاستعانة بأفكار جديدة يقدمها أحد الأعضاء يدفع بالفريق إلى الأمام ويكافئ الفرد نفسه والفريق كله في الوقت ذاته.

معلومة مهمة: نصائح لبناء أداء الفريق

ـ حدد غاية ملحة وجديرة وتوجهاً واضحاً.

ـ اختر أعضاء الفريق استناداً إلى معارفهم ومهاراتهم وخبراتهم ومواقفهم وليس على أساس أشخاصهم.

ـ كن يقظاً متنبهاً لما يجري في الاجتماعات الأولى بما في ذلك ما اتخذ من إجراءات.

ـ ضع قواعد سلوك واضحة.

ـ  حدد مهام وأهداف ذات توجه للأداء الفوري.

ـ لا تتوانَ عن تقديم الحقائق والمعلومات الجديدة لتخلق التحدي.

ـ استعن بمعلومات راجعة إيجابية وكذلك بالتقدير والمكافآت في سبيل تشجيع أعضاء الفريق.

استعرض النمط الخاص بمناقشات الفريق أثناء الاجتماعات. ليس ثمة شك بأن الاجتماعات تشكل المنتدى الأكثر انفتاحاً للتواصل بين أعضاء الفريق، لذلك ينبغي أن توجه عناية خاصة للطريقة التي تنظم وتنشأ بها الاجتماعات، فيما يأتي بعض القواعد الإرشادية التي قد تفكر بتبنيها:

ـ اتبع النمط ذاته في سائر اجتماعات الفريق فيعرف الأعضاء ما يمكن أن يتوقعوه من اللقاء. ثم يغدو هذا النمط عادة لدى الأعضاء من شأنها أن ترفع مستوى الإنتاجية في الاجتماعات.

ـ تعرف جيداً على دقائق جدول الأعمال قبل الاجتماع، فتساعدك هذه المعرفة في تهيئة نفسك للجدال الذي سوف يحصل.

ـ ركز في الاجتماعات على إيجاد حلول للمشكلات عوضاً عن الاكتفاء بتبادل المعلومات.

ـ لا تضيع وقت الاجتماع الثمين بإعطاء معلومات يمكن توزيعها على الأعضاء قبل الاجتماع.

ـ حافظ على بقاء المناقشات في مسارها الصحيح - وإن حصل خروج عن هذا المسار أعد النقاش إلى بنود جدول الأعمال.

ـ اقترح على الاعضاء ان يؤجل اي نقاش بخصوص اعمال جديدة إلى نهاية الاجتماع.

ويمكن أن يقوم بهذه المهام وسيط مسهل - أنت أو عضو آخر في الفريق يضطلع بهذا الدور.

شجع الأعضاء على الإسهام في المناقشات بسؤالهم عن آرائهم. اطلب إلى كل عضو على حدة أن يبدي رأيه في اقتراح قدم إلى الاجتماع وبذلك يشارك الجميع في المناقشات. وضع حداً للانسياب الحر للأحاديث بين الآونة والأخرى، وقم بجولة حول طاولة الاجتماعات وأعط كل عضو دوراً في الحديث. قد يشعر بعضهم بالخجل، وقد يترددون في التدخل لإبداء رأيهم أثناء جدل ساخن.

عندما تنظم الوقت بحيث يشارك الأفراد جميعاً يستفيد الفريق كله من آراء الجميع.

ادرس بتأن وروية وجهات النظر المتعارضة. اختلاف الآراء والتنازع البناء يشكلان مصدراً غنياً للأفكار الجديدة ولكن ينبغي إدارة هذه المنازعات بتأن وروية. شجع وجهات النظر مهما كانت.

ـ كلف أحد الأعضاء بمهمة محامي الشيطان* في كل جدال يحدث او قرار يتخذ. فهذا الجدال يرغم اعضاء الفريق على إعادة دراسة وجهات نظرهم حتى لو تبين أن الجميع موافقون.

ـ اطلب عرض الاحتمالات كلها وادرسها جيداً. فعندما يقترح حل وحيد قد يشعر الأعضاء أن ما يقدمونه من مدخلات لا لزوم لها وبذلك قد يخسر الفريق بدائل ذات أهمية.

ـ احرص على إتاحة الفرصة للجميع لإبداء آرائهم وتقديم ما لديهم من مقترحات.

«يجب أن تجعل الجميع يشعرون أن لهم صوتاً في إدارة المكان. استعن حقاً بما لديهم من مدخلات وتتبعها جيداً. لا يوجد شيء أكثر بهجة ومرضاة للنفس من وجود شخص يفكر بطريقة مختلفة لتحقيق غرض ما، ثم سماع عبارة « أجل، أنت على حق!».

,Jeanne Weldon

شجع الفريق ليكثر الحديث عن أهدافه

ـ كثرة الحديث عن الأهداف يضمن أنكم جميعاً تعملون لتحقيق غرض واحد.

ـ أعد تكرار الحديث دورياً عن الغرض الأولي للفريق. فعندما يكون مشروع ما قيد التنفيذ يسهل على المرء ان يضل طريقه وسط التفاصيل الكثيرة.

ـ أكثر من كتابة تقارير عن سير الأعمال ووزعها على جميع الأعضاء. فعندما يقرأ المرء تقرير سير الأعمال يتذكر أين هو وإلى أين يريد الذهاب.

«أجد نفسي مرغماً على تدريب الأفراد لتنمية مهاراتهم الكتابية. فالوثيقة المكتوبة تشكل جزءاً كبير الأهمية في عمل الجماعة - منذ مبتداه وحتى منتهاه. والكتابة مهارة نادرة الوجود في عالم الأعمال» .

-Steve Sullivan

ملاحظة: طور مهاراتك الكتابية. لماذا؟ لأنه يتعين على قائد الفريق أن يتواصل مع الآخرين كتابياً لأسباب عدة.

وعلى سبيل المثال:

ـ يرفع قائد الفريق تقارير إلى الإدارة العليا تبين سير أعمال الفريق.

ـ يتقدم قائد الفريق بطلب لموارد إضافية عبر وثائق مكتوبة بأسلوب واضح ومقنع.

ـ يرفع تقريراً عن النتائج النهائية لعمل الفريق بوثيقة واضحة الأسلوب.

ـ إذا كانت مهاراتك الكتابية بحاجة للتحسين ابحث عن معلم يدربك أو انتسب لدورة تعليمية للمراسلات التجارية أو استعن بكتاب قواعد اللغة أو الأسلوب اللغوي. وإذا كانت مهاراتك الكتابية جيدة درب أعضاء الفريق وبذلك تعزز أداء الجماعة بأسرها.

تطوير فريق عالي الأداء

خلاصة القول إنه كلما أسرعت في جعل الفريق يعمل كله معاً عوضاً عن عمل كل عضو بمفرده، كان ذاك الفريق أكثر إنتاجية.

«في ذلك الفندق كانت لنا قاعة استخدمت طوال اليوم للاجتماعات، وكان مقرراً أن تقام فيها مأدبة في المساء. لم يكن لدينا متسع من الوقت لإجراء التغيير المطلوب. أطلقنا على ذلك عبارة «الوقت الحرج». وشارك الجميع - أشخاص من الإدارة العليا، وأشخاص من كل قسم في الشركة، الجميع جاؤوا كالطوفان إلى تلك القاعة وشرعوا بنقل الأثاث من أماكنه وبدلوا في هيئة المكان. وعندما يكون العمل الجماعي على هذا النحو يكون الجميع سواسية. وفي غضون اثنتي عشرة دقيقة فقط دخل الطهاة بقبعاتهم العالية ووضعوا أطباق الطعام الساخن على الطاولة».

- Jeanne Weldon

ركز على الأداء الجماعي. لكي تتعلم الجماعة كيف تعمل عمل فريق واحد ركز على الأداء الجماعي للفريق. وحيثما أمكن أعط أعضاء الفريق فرصة ليكونوا مشاركين فاعلين في عملية صنع القرار. فالتفويض كفيل بإيجاد بيئة عمل قائمة على الثقة والتعاون.

ليكن النزاع وسيلة لبناء التعاون. افترض أن أعضاء الفريق سوف يصادفون صراعاً دون توقع مسبق وساعدهم لكي يعملوا معاً ليصلوا إلى نتيجة إيجابية.

كيف؟ فيما يأتي بعض الوسائل المساعدة في خلق تعاون بعد خصام ونزاع:

ـ وجه عمل الفريق بحيث يركز دوماً على الأهداف.

ـ شجع تبادل الأفكار والآراء مهما اختلفت وتنوعت وادفع بالفريق نحو توافق عام.

ـ بين للفريق أهمية وضع مصالح الفريق فوق مصالحهم الشخصية وبذلك تتحقق أهدافهم المهنية.

ـ استعن بنظام المكافآت الذي يجعل أداء الفريق أعظم قيمة من الأداء الفردي.

إن الفريق عالي الأداء ينفذ ويطبق أسس العمل الفريقي ويدير الدينامية بتدبر وروية. فالعلوم الأساسية للميكانيكا والديناميكا، مثلها مثل وجهي الشريط لا ينفصلان عن بعضهما ويشكلان جزأين متلازمين للعمل الفريقي الجيد. انظر الشكل رقم (1).

اجعل الفريق محتفظاً بتركيزه وعالماً بأهدافه. إن التكلم دوماً عن الأهداف يضمن لك أن يعمل الجميع معاً لإنجاز الشيء نفسه. وأعد مراراً تكرار الحديث عن الغاية الأولى للفريق. فقد يسهل على المرء أن يضل طريقه وسط ازدحام التفاصيل، وأنت تريد أن يتابع الفريق عمله معاً للوصول إلى الهدف الجماعي.

استراتيجيات الفريق عالي الأداء

كوّن ثقافة إيجابية. غني عن القول إن بيئة العمل اللطيفة المتسمة بدماثة الخلق هي البيئة الأكثر فاعلية للفريق في أدائه لعمله وإنجازه لمهمته. فلتكن الأجواء لديك إيجابية يشعر الجميع فيها بالتقدير والعرفان وبالراحة في تقديم إسهاماتهم. لكن هذا الأمر يحتاج للإبداع من طرفك، وذلك من خلال رفع كتاب إلى الرئيس المباشر لعضو الفريق ودونما طلب، ونشر مقالات عن إنجاز الفريق مع ذكر خاص للعضو المعني، وإعطائه إجازة من العمل لأسباب شخصية.

«من موقعك القيادي يجب أن تبقي التركيز على نتائج عمل الفرق وليس على شخصك. فالقائد الجيد للفريق يحدد توقعات شديدة الوضوح - أشياء صغيرة من مثل: «حسن، هذه هي الأشياء الخمسة التي اتفقنا عليها لهذا اليوم، بيث سوف تفعل هذا الأمر، ومايك سوف يفعل ذاك الأمر، وأنا سأفعل كذا".

فالقائد يجب أن يأخذ على عاتقه القيام ببعض العمل. فأنت لا تستطيع أن توكل المهام كلها للآخرين. الظهير في الملعب يقذف الكرة. وعليك أن تبحث عن الوضوح في كل خطوة تتخذها - الوضوح فيما يقوله الناس، والوضوح فيما يكتبونه، والوضوح في النتيجة النهائية، والوضوح في الخطوات الآتية. ابحث عن الوضوح وتسير الأمور على خير ما يرام».

-Steve Sullivan

معلومة مهمة: نصائح لتوخي الوضوح

ـ اعمل مع الجماعة على وضع مهام وأهداف للأداء الفوري.

ـ احتفظ بموقف موضوعي في أي نزاع ينشأ في الفريق.

ـ حافظ على استمرارية تركيز الجماعة على الغاية الملحة والجديرة وعلى توجه واضح.

ـ اطلب بإصرار التزام الفريق بسلوك مهذب واحترام الآخر في كل حين.

ـ استعن بمعلومات راجعة إيجابية وتقدير للآخر وكذلك المكافآت ليحافظ الفريق على تحركه نحو الأمام.

«إن كسب المال أمر عظيم، وهنالك أيضاً الجوائز والمكافآت. إن بقاءنا ونجاحنا في هذه الحياة هما ثمرة الوضع الأمثل المنشود في المتعة والتركيز والعاطفة والربح. وهذا ما يقتضي الذكاء، وبه نحن ننجح».

-Richard Tait

وثقافة التشجيع والدعم على وجه الخصوص تشكل عوناً لأعضاء الفريق الذين يعانون من أية مصاعب. ففي كثير من الحالات قد يشعر بعض الأعضاء بالحرج والارتباك إذا أرادوا طلب موارد إضافية يحتاجونها. وواجبك بصفتك القائد أن تكون حساسا تجاه ما قد يحتاجه الاخرون من تطوير في عملهم الفريقي وأن تدربهم على كيفية الحصول على مبتغاهم.

«كانت إحدى الفتيات تعاني من صعوبة تعلم النواحي التقنية للبرمجيات، وكان أمامها قائد فريق جيد. جاء هذا القائد بالشخص المناسب من دائرة نظم المعلومات ورتب لها جلسة تدريبية غير أنه أجرى هذا التدريب بطريقة لا توحي لها بأنها تتحسن. [كان موقفه يشير إلى] «نحن بحاجة لمزيد من الموارد هنا، فلنحصل عليها. فهي تقضي ساعات هنا، وما يتبقى من الوقت في تفاعلها مع الفريق يكون دينامياً مفعماً بالطاقة والنشاط والالتزام.» فعندما تجد شخصاً يعاني من صعوبة في أحد جوانب (عمله) فإنك تساعده. فأنت لا تعاتب لاعب البيسبول إن أخطأ في قذف الكرة بل تجعله يتدرب ويتمرن بإشراف مدرب متخصص بقذف الكرة» .

-Steve Sullivan

امنح صلاحيات لفريقك. امنح فريقك السلطة والصلاحية التي يحتاجها للمشاركة في صنع القرارات الخاصة بطريقة تحقق أهداف الفريق.

ـ استخدم أسلوب الإجماع في الرأي للتوصل إلى قرارات الفريق بدلاً من التصويت بالأغلبية كلما كان ذلك ممكناً.

ـ شجع الاعضاء على إيجاد الحلول لمشكلات تقع في نطاق خبرتهم واختصاصهم.

ـ احتفظ بذهن منفتح حين تطلب آراء وأفكار أفراد الفريق.

ـ قدم الدعم الإيجابي لأفراد فريقك على مشاركتهم.

معلومة مهمة: الوصايا العشر للتخاطب بين أفراد الفريق

ـ استخدم ضمير المتكلم بصيغة الجمع (عند الحديث عن الفريق).

ـ تحدث مراراً عن أهداف الفريق واهتماماته.

ـ استعن بالأسئلة لتفتح مجالاً للحوار.

ـ لا تقاطع كلام الضعفاء في فريقك.

ـ قل مثلاً: «لم أفهم ما قلت. هل لك أن تعيده بصيغة أخرى؟»

ـ اسأل: «هل لك أن تخبرني لماذا هذا الأمر مهم لك؟»

ـ اسأل: «ما هي تحفظاتك أو مخاوفك؟»

ـ اسأل: «ما هي خياراتنا في هذه المرحلة؟»

ـ اقترح: «ماذا لو...؟»

ـ اقترح: «لنتوقف لحظة الآن ولنعد لأهدافنا ( أو لندرس العملية)».

لتكن قيمك أنموذجاً. بصفتك قائد الفريق وضح القيم التي تؤمن بها من اللحظة الأولى. فالقيم الثابتة على المبدأ منذ بداية العمل وأثناءه تساعد في خلق بيئة صحية معافاة ومتعاطفة.

«لدي بعض المعتقدات بخصوص كيف يجب أن تتصرف من موقعك زميلا في فريق وكيف يجب أن تمثل مدرسة بروكلين الثانوية. أنا لا أحب الكلام البذيء، ولا أحب انعدام الروح الرياضية. أريد من اللاعبين أن يبذلوا جهدهم ولا أريدهم أن يتعرضوا للمتاعب في المدرسة. هذا ما أطلبه، وإلا فلا تلعبوا». 

Fergusonscott  

مدرب كرة القدم لمنتخب الجامعة للرجال

خذ وقتاً مستقطعاً بين الفينة والأخرى

إن اعتماد نظام الوقت المستقطع يتيح لفريقك التوقف قليلاً عن متابعة المهام اليومية ليرصد أسلوب عمل الفريق. وهو أيضاً مناسبة للتذكر وتنشيط الذهن فيما يتعلق بـ أين كنتم وإلى أين تمضون.

استعن بالأداة الآتية لجمع معلومات من أعضاء الفريق كافة حول طريقة عمل الفريق بمجموعه. بهذه الأداة تتمكن من معرفة المشكلات في وقت مبكر فتناقشها مع الأعضاء لتجدوا السبل المناسبة لحل المشكلات أو تحسين المسار.

ما تستطيع فعله ما الأمر في مشكلة لندا؟

يقترح المعلم الخبير الحل الاتي:

لو كنت مكان لندا وطلب إلى فريقي القيام بمهمة غير مستحبة فسوف أتحدث إليهم في وقت مبكر لأقنعهم بأن كل بيئة عمل لا تخلو من أشياء لا يحب أحد أن يفعلها، ولكن لا بد من فعلها. تستطيع لندا أن تتحدث مع فريقها في محاولة لإيجاد طريقة يطبقون فيها مواهبهم ويبذلون طاقاتهم بحيث يحصلون على أكبر ناتج ممكن بأقل جهد ممكن. وفي الوقت نفسه ينبغي لها أن تتباحث مع الإدارة العليا حول مشروع أفضل من هذا المشروع الحالي في المرة القادمة. وأن تستخدم وعداً بمشروع جيد في المستقبل لتحفز الفريق على إنجاز المشروع الحالي.

_______________________________________________

* محامي الشيطان هو الشخص الذي يجادل ضد قضية ما حباً في الجدال أو لتقرير صحة القضية ( المترجم) .