ـ (الاجتماعات لا غنى عنها عندما لا تريد أن تفعل أي شيء) جون كينيث جالبرايث

ـ (عندما تذهب للاجتماعات أو تجارب الأداء وقد فشلت في التحضير، فاستعد للفشل. الأمر بسيط لكنه صحيح) بولا عبدول

ـ (الأشخاص الذين يستمتعون بالاجتماعات لا ينبغي أن يكونوا مسئولين عن أي شيء) توماس سويل

ـ (عصرنا سوف يعرف بعصر اللجان) إرنست بين

ـ (المناقشة هي تبادل للمعارف: والجدال هو تبادل للجهل) روبرت كويلين

كم عدد الساعات التي تقضيها في الاجتماعات كل أسبوع؟ العديد منا يقضي نسبة كبيرة من يوم العمل في اجتماعات مع أشخاص آخرين - قد يكونون زملاء، أو موردين، أو عملاء و / أو أصحاب مصالح آخرين. ومن خلال خبرتي في تدريب العديد من الأشخاص، أعتقد أننا جميعاً نقضي الكثير من الوقت في الاجتماعات والمناقشات الجماعية ونحن نعترف بأن الوقت الذي نقضيه ليس ذا إنتاجية أو مفيداً جداً دائماً. 

الحديث معاً في مجموعات ذات أعداد مختلفة هو جزء أساسي من كيفية عمل كل المؤسسات، حيث إن الاجتماعات ضرورية لمشاركة المعلومات والأفكار، وطلب التعليقات والتوصل إلى الاتفاقات الجماعية والاستنتاجات. لم أقابل أي شخص لديه حياة مهنية لا تتضمن اجتماعات. حتى أولئك الذين يعملون عن بعد أو من المنزل قد يضطرون إلى حضور اجتماعات عبر برنامج سكايب أو الهاتف أو أنظمة المؤتمرات المرئية.

وبدائل اجتماعات الفرق وجهاً لوجه من الممكن أن تكون بمشاركة المعلومات عبر رسائل البريد الإلكتروني، أو بالمؤتمرات عن بعد أو عن طريق تجميع المعلومات والآراء من كل عضو من المجموعة في مناقشات ثنائية. دعوة الناس معاً إلى اجتماع غالباً ما يُنظر إليها على أنها أسهل وأسرع خيار لتمكين المجموعة من معرفة أو الموافقة على شيء ما. تحدث المشاكل عندما يأخذ الاجتماع وقتاً أطول من المخطط أو اللازم له وعندما تنحرف المواضيع محل المناقشة بعيداً عن السبب المُتفق عليه للاجتماع. يمكن للاجتماعات أيضاً أن تكون غير مثمرة عندما يجتمع الخليط الخطأ من الحاضرين، هؤلاء الذين يحتاجهم الاجتماع ربما يكونون غائبين والحاضرون قد لا تكون هناك حاجة لأن يكونوا جزءاً من المناقشات. لكن ربما يكون الخطر الأكبر لأي مؤسسة عندما يحضر الناس الاجتماعات هو تكلفة الشيء الذي كان من الممكن أن يفعلوه في وقتهم عوضاً عن حضورهم للاجتماعات، وهوما يطلق عليه (تكلفة الفرص الضائعة).

لا يتحتم عليك أن تكون المنظم أو رئيس الاجتماع حتى تكون قادراً على التأثير على كيفية إدارة ذلك الاجتماع لتحسين مدى جدواه. كن على علم بالنصائح التالية لأي اجتماع تحضره.

ـ لا تضيع وقت الناس، بما في ذلك وقتك

إذا كنت تنوي تنظيم اجتماع، كن واضحاً في تحديد السبب الذي تريد من أجله عقد الاجتماع، ومن الذي ينبغي عليه الحضور، وما النتائج المرجوة من الاجتماع. حدد ما إذا كان الاجتماع هو أفضل وسيلة لتحقيق هذه النتائج. إذا كنت تود ببساطة مشاركة معلومات، فلماذا لا تقوم بإرسال بريد إلكتروني أو مذكرة للمجموعة؟

إذا كان بعض الحاضرين سوف يضطر للسفر مسافة طويلة لحضور الاجتماع -لأكثر من ساعة، على سبيل المثال - فلماذا لا تجعلهم يشاركون عبر الهاتف أو عن طريق مؤتمر الفيديو؟ وإذا كنت مضطراً للحضور من مسافة طويلة بنفسك، ينبغي عليك أن تسأل ما إذا كان في الإمكان أن تحضر الاجتماع (عن بعد). هذا من شأنه أن ينجح بشكل جيد جداً حتى لو كنت أنت من يرأس الاجتماع.

إذا كان هذا اجتماعك، فقم فقط بدعوة الناس الذين تحتاجهم حقاً لتمكين الاجتماع من تحقيق أهدافه. وإذا كنت مدعواً وتشعر أنك لست في حاجة لحضور اجتماع بعينه، تحدث واشرح لمنظم (منظمي) الاجتماع لماذا تعتقد أن حضورك غير ضروري. وإذا أصروا على حضورك، فاسأل إن كان من الممكن أن تبقى فقط لحضور الجزء المرتبط بك أو اسأل (بطريقة دبلوماسية) ما إذا كان الاجتماع سيبدأ وينتهي في الموعد المحدد. بمعنى آخر، كن جازماً وأظهر أنك تقدر وقتك.

تعرف على النتائج المرجوة من الاجتماعات التي تود تنظيمها وقم بترجمة هذه النتائج إلى جدول أعمال. إذا كانت الحاجة من الاجتماع هي مناقشة مواضيع واتخاذ قرارات، تأكد من أن كل الحاضرين قد تم إعطاؤهم مواد كافية لقراءتها بالإضافة إلى نسخة من جدول الأعمال قبل الاجتماع. جدول الأعمال الجيد سوف يُظهر مدة الاجتماع ومدة وشكل كل جزء منه.

ـ ترأس المناقشات بشكل جيد

النصيحة الرئيسية إذا كنت تريد من فريقك أو زملائك أن يقدروا رئاستك لاجتماع ما هي اتباع جدول الأعمال وأن تلتزم بموضوع الاجتماع. إذا كان الاجتماع قد تقرر عقده لمدة ساعة، فإنه ينبغي أن يستغرق ساعة على الأكثر. يجب أن تقدر أن الأشخاص الآخرين، وكذلك أنت، لديكم أشياء لتفعلوها وحتى لو لم ترأس الاجتماع بنفسك، اعرض أن تكون أنت ضابط الوقت واجعل رئيس الاجتماع يعرف كم من الوقت تم استخدامه. وسوف يقدر الناس عملية حفظ الوقت تلك.

كونك رئيس الاجتماع لا يعني أنه ينبغي عليك أن تقوم بكل الحديث. وعوضاً عن ذلك، استمع جيداً واستخلص وجهات النظر والآراء الخاصة بالحاضرين جميعاً. يمكنك حينها تلخيص ما تتم مشاركته، وإضافة أفكارك إذا لزم الأمر ومن ثم تساعد المجموعة على الوصول إلى توافق وقرارات.

تأكد من أن تقوم بتحديد إجراءات المتابعة اللازمة، مبيناً من عليه أن يقوم بماذا ومواعيد ذلك. وإذا كنت تعتقد أن الاجتماع يحتاج إلى عمل ملخص أو تقرير يتم توزيعه بعد الاجتماع، يجب عليك عادة إدراج عناصر المتابعة المتفق عليها. وسواء كنت رئيس الاجتماع أو أحد الحاضرين، من الممكن أن تعرض كتابة التقرير، سوف يقدر الآخرون هذا الأمر كما يمكنك دائماً التأثير على ما سيقوله التقرير فعلاً.

ـ أشرك الأشخاص الانطوائيين في الاجتماع

عندما تلاحظ مجموعة من الأشخاص يتحدثون سوياً، سوف تلاحظ أن بعض الأفراد سوف يتحدثون أكثر من الآخرين وحتى من الممكن أن يهيمنوا على محتوى واتجاه المناقشات. ومثل هؤلاء الأشخاص عادة ما يكونون ذوي شخصيات منفتحة ويحبون أن يعبروا بالألفاظ عما يفكرون فيه وإذا تركوا دون ضوابط، من الممكن أن يكونوا الوحيدين الذين يتم سماع آرائهم.

الأشخاص الانطوائيون هم هؤلاء الأفراد الأكثر هدوءاً الذين يشعرون بحاجة أقل للحديث أثناء تفكيرهم في شيء ما. وعلى الرغم من أنهم من الممكن أن يبدوا هادئين وأقل حرصاً على الحديث والمشاركة في الاجتماعات، فإن الأشخاص الانطوائيين من الممكن أن يقدموا رؤى وأفكاراً عظيمة لأنهم يميلون إلى التفكير في القضايا والمشاكل لفترة أطول مما قد يفعل زملاؤهم المنفتحون المندفعون.

وبعبارات أبسط، الأشخاص المنفتحون محاورون والأشخاص الانطوائيون مفكرون والاجتماع المثمر بحق يحتاج للسماع من المجموعتين على حد سواء. ولذلك، بغض النظر عما إذا كنت ترأس اجتماعاً أو كنت أحد المشاركين فيه، كن على استعداد لأن تسعى للحصول على إسهامات هؤلاء الذين لا يختارون التحدث. يمكنك ببساطة أن تسأل عن أفكار أولئك الذين لم يتحدثوا عن عنصر معين في جدول الأعمال أو يمكنك أن تطلب من أشخاص معينين أن يقولوا ما يفكرون فيه.

ـ ملخص ما سبق

العديد من الأشخاص يقضون جزءاً كبيراً من يوم عملهم في اجتماعات وكثيراً ما كنت أتساءل كيف يكون لديهم أي وقت لفعل أي شيء آخر في العمل. وينبغي ألا نندهش كثيراً من أن العديد من الأشخاص يجدون. أن اجتماعاتهم طويلة للغاية وغير مهمة. وقد رأيت استطلاعاً يبين أن أغلبية الذين يقضون الوقت في اجتماعات شعروا أنها كانت وقتاً رائعاً للرسم العابث، والرد على البريد الإلكتروني والرسائل على هواتفهم. الذكية، وكتابة قائمة بما يجب القيام به، والتفكير فيما سوف يفعلونه بمجرد انتهاء الاجتماع. إذا كنت تود أن يتم تقديرك من زملائك، يجب عليك أن تتأكد من أن الاجتماعات الخاصة بك تم التخطيط لها بعناية مع طلب الحضور من المشاركين الضروريين فقط وأن الاجتماع سيستمر فقط طالما كانت هناك ضرورة قصوى لذلك.

وبمجرد أن تكون في اجتماع، سواء كنت الرئيس أو أحد المشاركين، تأكد من أن تظل مناقشات ووقت الاجتماع وفق ما يقضي به جدول الأعمال المكتوب جيداً. اسع للحصول على وجهات نظر وآراء كل الحاضرين، ولا تسمح للأشخاص المنفتحين بالهيمنة ولا للانطوائيين بالبقاء صامتين. قم بإنهاء الأجزاء المختلفة من الاجتماع بتلخيص ما قد تمت مناقشته والاتفاق عليه، بما في ذلك أي متابعة لازمة، مبيناً بواسطة من ومتى. ومعلومات المتابعة هذه ينبغي كتابتها في تقرير الاجتماع، والذي ينبغي عليك أن تعرض أن تقوم بصياغته.