تنفيذ عمليات التدقيق الإداري على مستوى مراكز العمل

(دوائر، فروع وحدات أقسام ... الخ)  

يقوم المدققون الداخليون بتقييم الجوانب الإدارية لمراكز العمل التي يتم زيارتها ضمن جولاتهم الميدانية والتي تتضمن نواحي متعددة على المدققين الداخليين الانتباه لها وتحديد مدى الالتزام بها وإعلام الإدارة عن أي أوجه قصور في تلك الجوانب.

وتبدأ عملية التدقيق الإداري لمركز العمل ابتداء من المظهر الخارجي ووصولاً إلى كافة الجوانب الأخرى داخل المركز، وفيما يلي أهم الجوانب الذي يتم تقييمها من قبل المدققين الداخليين في التدقيق الإداري لمركز العمل :-

ــ المظهر الخارجي لمركز العمل. 

ــ الوضع الداخلي لمركز العمل. 

ــ إجراءات التعامل مع العملاء.

ــ العلاقة بين الموظفين.

ــ مستلزمات وجوانب الأمن والحماية.

ــ مستلزمات تقديم الخدمات أو السلع.

ــ الكوادر البشرية لمركز العمل.

ــ مدى تحقق الإشراف الإداري.

وفيما يلي شرحاً موجزاً لكل جانب من هذه الجوانب:-

أولاً : المظهر الخارجي لمركز العمل :

يقوم فريق التدقيق الداخلي بالتحقق من الجوانب التالية ضمن المظهر العام لمركز العمل:

1- مدى النظافة الخارجية للمركز سواء الأبواب، أو الشبابيك، أو الساحات الأمامية والخلفية والجانبية والمداخل والتحقق من عدم وجود أية نفايات، أو مخلفات، أو أية أشياء حول مركز العمل يمكن أن تعكس صورة سلبية عن نظافة مركز العمل .  

2- بالنسبة للمؤسسات الخدمية كالبنوك، أو شركات الاتصالات أو الفنادق ... الخ يتم التحقق من أن موقع مركز العمل يقع في مكان واضح للعيان، ويمكن الاستدلال عليه واللوحات الخاصة باسم الفرع أو الوحدة واضحة وحجمها يتناسب مع حجم المؤسسة وأهميتها، كما يجب التحقق من وجود لوحات إرشادية تقود إلى الاستدلال على الموقع خاصة إذا كان يبعد عن الشوارع الرئيسية.

3 ـ يتم التحقق من وجود مواقف خاصة بالعملاء لا سيما المؤسسات التي تبيع السلع أو تقدم الخدمات سواء مراكزها الرئيسية أو فروعها، والتأكد من وجود رقابة ومتابعة على استغلال هذه المواقف من قبل عملاء المؤسسة.

4 - التأكد من سلامة الإضاءة الخارجية مع مراعاة وجود «مؤقت» Timer للفروع والمراكز يتم من خلاله التحكم بالتشغيل والإطفاء الآلي خلال وبعد ساعات الدوام الرسمي.

5 ـ التحقق من وجود لوحة خارجية تبين ساعات الدوام الرسمي للمؤسسة.