3.5 مذكرة تسوية البنك Bank Reconciliation:

يعتبر إعداد مذكرة تسوية حساب البنك باستمرار ودون تأخير من قبل شخص لا يتعامل بالنقد قبضاً أو دفعاً أو تسجيلاً من الأمور المهمة في تحقيق الرقابة على النقدية. وإن تدقيق مذكرة تسوية البنك من قبل المدقق الخارجي يعتبر من الإجراءات الهامة في اختبار الرقابة على النقدية، وفي نفس الوقت فان إلمام المدقق بخطوات إعداد المذكرة أمر في غاية الأهمية من أجل القيام بتدقيقها، حيث أن عملية التدقيق تركز على كل خطوة في عملية إعداد المذكرة، وهذا يتطلب التذكير بعملية إعداد مذكرة تسوية البنك والإشارة الى أسباب الاختلاف بين رصيد النقدية حسب كشف البنك وحسب دفاتر المنشأة والتي قد تعود الى:

1- الإيداعات في الطريق: وهي الإيداعات التي أودعتها المنشأة في البنك، وسجلتها، أي أضافتها لحسابها في البنك، ولكنها لم تظهر في كشف حساب البنك لأن البنك أرسل كشف الحساب قبل إضافتها. هذه الإيداعات تضاف إلى رصيد البنك كما في كشف الحساب.

2 ـ شيكات لم تقدم للصرف: وهي الشيكات التي حررتها المنشأة للدائنين أو مقابل المشتريات وقامت بتسجيلها، أي طرحها من حسابها لدى البنك، ولكن هذه الشيكات لم تقدم للصرف لدى البنك، لذلك لا تظهر في كشف البنك، وعند إعداد المذكرة يجب طرحها من الرصيد حسب كشف البنك.

3 ـ الأخطاء: الأخطاء التي يرتكبها البنك إما تضاف أو تطرح من الرصيد حسب كشف البنك وذلك حسب نوع الخطأ. أما الأخطاء التي ترتكبها إدارة المنشأة فإنها تضاف أو تطرح من الرصيد حسب الدفاتر، وذلك حسب نوع الخطأ وأثره على الرصيد.

4ـ المبالغ التي أضافها البنك إلى حساب المنشأة؛ مثل تحصيلات أوراق القبض والفوائد المتعلقة بها مطروحاً منها مصاريف التحصيل، أو أية مبالغ يحصلها البنك من مديني المنشأة مباشرة، وكذلك الفوائد التي يضيفها البنك إلى حساب المنشأة (كإيراد فائدة لصالح المنشأة) وهذه المبالغ تضاف إلى رصيد البنك حسب الدفاتر.

5ـ المبالغ التي طرحها البنك من حساب المنشأة لديه أو سجلها على حسابه، مثل الفوائد المدينة ومصاريف بنكية، وأية مصاريف أخرى، أو المدفوعات نيابة عن المنشأة، وهذه المبالغ لم تسجلها المنشأة، لذلك يتم طرحها من رصيد البنك حسب الدفاتر، وهذا يشتمل أيضاً الشيكات المرتجعة.

مثال: كان رصيد النقدية في 2015/12/31 حسب دفاتر منشأة أسعد 11589 دينار، ورصيد النقدية حسب كشف البنك في نفس التاريخ 15903 دينار، وتبين أن الفروق تعود للأسباب التالية.

1- إيداعات في الطريق في 12/31                    2200 دينار 

2 ـ شيكات لم تقدم للصرف  

المبلغ                              رقم الشيك

453                                3000       

457                               1401

460                               1502

3 أخطاء: الشيك رقم 443 وقيمته 1226 دينار حرره المشروع لصالح أحد الدائنين ولكن المحاسب قيده 1262 دينار وقد سجله البنك بالقيمة الصحيحة.

4- مرفق مع كشف البنك الإشعارات التالية:

- إشعار مدين مرفق به شيك مرتجع لعدم كفاية الرصيد وقيمته 430 دينار.

ـ إشعار مدين مصاريف بنكية بقيمة 30 دينار.

- إشعار دائن يفيد بأن البنك حصل لصالح المنشأة ورقة قبض قيمتها 1000 دينار وفائدة 50 دينار وقد خصم البنك منها 15 مصاريف تحصيل.

المطلوب: إعداد مذكرة تسوية البنك، وقيود التسوية اللازمة وإظهار الرصيد الحقيقي للنقدية.

1.3.5 إجراءات تدقيق مذكرة تسوية البنك

على المدقق حتى يتحقق من الأهداف الخاصة برصيد النقدية وخاصة الحدوث والاكتمال والدقة أن يعطي اهتماماً خاصاً لمذكرة تسوية البنك، ولذلك يمكن أن يحصل على مصادقة من البنك تؤيد رصيد النقدية لدى البنك، بالإضافة الى كشف البنك في فترة الحد الفاصل اللاحقة لنهاية السنة، ومذكرة تسوية البنك.

أما فيما يتعلق بمصادقة البنك Bank Confirmation: تتكون المصادقة البنكية من جزأين: الأول يتعلق بالحصول على معلومات عن أرصدة النقدية للتحقق من رصيد النقدية الحقيقي، حيث يقوم المدقق بمقارنة الرصيد في هذا الكشف مع رصيد النقدية كما في دفاتر البنك والمثبت في مذكرة تسوية البنك، والثاني يتعلق بالحصول على معلومات تتعلق بالقروض البنكية وتواريخ استحقاقها وفوائدها وأية ضمانات وشروط بنكية تتعلق بها. وفيما يتعلق بكشف البنك في فترة الحد الفاصل اللاحقة لنهاية السنة: Cutoff Bank Statement، فهو للتحقق مما إذا قام موظفو العميل بأي تغييرات بعد نهاية السنة قد يكشفها هذا الكشف. حيث يخطط المدقق مع العميل للحصول على كشف بنك في فترة الحد الفاصل مباشرة من البنك، ويتم الحصول على هذا الكشف بعد نهاية الفترة المالية بفترة وجيزة قد تصل إلى أسبوعين. ويستخدم هذا الكشف للتحقق من أن الشيكات الموقوفة آخر السنة ظهرت في مذكرة تسوية البنك، وذلك من خلال مقارنة الشيكات الملغاة المرفقة مع البنك المستلم مع تلك الظاهرة في مذكرة التسوية. وكذلك الأمر فيما يتعلق بالإيداعات في الطريق، حيث يفترض ان الايداعات في الطريق الظاهرة في مذكرة تسوية البنك تظهر مع الايداعات في كشف البنك في فترة الحد الفاصل. وعندما يقوم المدقق بالتحقق من مذكرة تسوية البنك فإنه يقوم بالتحقق من البنود المادية، والتي تشمل الرصيد حسب كشف البنك، والرصيد حسب السجلات والشيكات الموقوفة وأية تعديلات أخرى، بالإضافة إلى الإيداعات في الطريق. وتعتبر المصادقات البنكية وكشف الحساب في فترة الحد الفاصل المذكورة أعلاه من أهم الوسائل التي يستخدمها المدقق في عملية التحقق من هذه البنود في مذكرة تسوية البنك.

وتشمل الإجراءات التي يقوم بها المدقق عند تدقيق مذكرة تسوية البنك ما يلي: 

1- مقارنة الشيكات الملغاة مع سجلات المدفوعات النقدية من ناحية التاريخ والمستفيد والقيمة.

2- فحص الشيكات الملغاة من ناحية التواقيع والتظهير والالغاء.

3 ـ مقارنة الايداعات في البنك مع المقبوضات النقدية المسجلة من ناحية التاريخ والعميل والقيمة.

4- التأكد من تسلسل أرقام الشيكات وفحص الأرقام المفقودة.

5 ـ مقارنة وتسوية الفروقات بين الدفاتر والبنك.

6 ـ مقارنة وتسوية الأرصدة المبينة في الكشف والدفاتر.

7- مراجعة التحويلات بين البنوك آخر الشهر من أجل التحقق من ملكيتها وتسجيلها.

8- متابعة الشيكات الموقوفة وملاحظات التوقف عن الدفع.

الحصول على معلومات أخرى تتعلق بفترة الحد الفاصل:

يمكن أن يحصل المدقق على معلومات آخر السنة تتعلق بالأمور التالية:

1- الحصول على معلومات تتعلق بآخر شيكات تم إصدارها، والتي تتعلق بمدفوعات خاصة بشراء البضاعة أو الخدمات مثل المعلومات الخاصة برقم آخر شيك تم إصداره، والتحقق من أن الشيكات الصادرة آخر السنة قد تم تسليمها لأصحابها، وهذا يمكن التحقق منه عن طريق تتبع الشيكات المصروفة من خلال كشف البنك.  

2- الحصول على معلومات تتعلق بالمقبوضات النقدية آخر السنة من خلال متابعة آخر سندات قبض من أجل التحقق من المبالغ التي قبضت وفقاً لهذه المستندات تم إيداعها البنك، وفيما إذا كان هناك بعض هذه المبالغ تمثل إيداعات في الطريق.