2.4 الإجراءات الرقابية الأساسية على دورة المشتريات 

هناك مجموعة من الأمور أو المبادئ الأساسية في تحقيق الرقابة على المشتريات والتي تشمل:

1- التفويض للقيام بعملية الشراء:

يجب أن يكون هناك تفويض مناسب للقيام بعمليات الشراء المختلفة، وهذا التفويض يكون عاماً وضمن الشروط الموضوعة من قبل إدارة المنشأة، حيث أن عملية التفويض من المتطلبات الأساسية للرقابة من أجل ضمان الحصول على المواد والبضاعة لخدمة أهداف المنشأة وعدم القيام بأي عملية شراء لا تخدم هذه الأهداف. وفي بعض الحالات غير المتكررة لا بد من تفويض خاص وهو ما يسمى بالموافقة والذي يحتاج الى موافقة مجلس الادارة أو مستويات إدارية أخرى، مثل موافقة مجلس الادارة على شراء بوالص التأمين.

2 ـ الفصل بين وظيفة الحماية والوظائف الأخرى:

الوظائف الأساسية التي يتم الفصل بينها في دورة المشتريات تتمثل في وظيفة الموافقة على عملية الشراء واستلام البضاعة من قبل قسم الاستلام والاحتفاظ بالبضاعة من قبل قسم المخازن الذي يتولى بدوره الاحتفاظ بالبضاعة وحمايتها.

3- تسجيل العمليات في الوقت المناسب:

عادة ما يتم تسجيل عمليات الشراء إما بتاريخ استلام البضاعة أو بتاريخ استلام الفاتورة من المورد، حيث يقوم قسم الذمم الدائنة بعملية التسجيل بعد التحقق من صحة عملية الشراء والقيام بمقارنة فاتورة المشتريات مع نسخة مستند الاستلام ونسخة أمر الشراء والتحقق من مطابقة هذه المستندات حيث يتم التحقق من المواصفات والكميات والأسعار والمجاميع وشروط الشحن.

4- الفحص الداخلي المستقل للعمليات:

الفحص الداخلي المستقل لعمليات المشتريات يتضمن القيام بعملية المراجعة والمقارنة وعمليات التسوية للبيانات المحضرة من قبل الأقسام ذات العلاقة، وهذه العملية تتطلب التحقق الدوري والتحقق المفاجئ من قبل جهة مستقلة عن من قام بعمليات الموافقة على الشراء وتنفيذ عملية الشراء والاحتفاظ بالبضاعة.

5- التفويض بعملية الدفع:

الرقابة الداخلية الجيدة تتطلب الفصل بين وظيفة من يعطي التصريح بتحرير الشيكات للموردين ومن يقوم بتحرير هذه الشيكات وتسجيل القيود ولا بد أن يقوم المفوض بتوقيع الشيكات من التحقق من المستندات المؤيدة لعملية الدفع.