استخدام الأساليب الإحصائية في رقابة انحرافات التكاليف 

تعتبر مشكلة تحديد الانحرافات العشوائية وعزلها عن الانحرافات التي تحتاج إلى الفحص والتقصي من أهم المشكلات التي تواجه الإدارة عند دراسة الانحرافات في عناصر التكاليف.

ونركز في هذه النقطة على تناول بعض الطرق الإحصائية التي يمكن أن تستخدم في تعيين الانحرافات العشوائية تلك الانحرافات التي ترجع إلى الصدفة وبالتالي لا يمكن تفادي حدوثها بعكس الانحرافات الأخرى المسببة التي يمكن اكتشافها وتصحيحها.

ويمكن استخدام خرائط الرقابة الإحصائية بهدف التمييز بين الانحرافات العشوائية والانحرافات المسببة التي تحتاج للفحص والتقصي خصوصاً في حالة العمليات التشغيلية المتكررة حيث تساعد على توصيف البيانات التي تم الحصول عليها وتجميعها من تلك العمليات المتكررة، ويهدف هذا التوصيف إلى محاولة تحليل واستكشاف خصائص ونمط تلك البيانات.

وبالتالي التعرف على كيفية توزيعها واتجاهاتها ، ومدى تمركزها أو تشتتها حول قيم معينة، وبالتالي يساعد في تقدير الخصائص الأساسية لتلك البيانات والتعرف على ما بينها من علاقات ، ومدى قوة أو ضعف تلك العلاقات.

ولتوصيف وتحليل واستكشاف تلك البيانات يمكن الاستعانة بأكثر من برنامج إحصائي جاهز مثل : SPSS) ، ( MINITAB، ويمكن الاستعانة في هذه الحالة ببعض أساليب عرض البيانات التي يمكن أن يتيحها أي من هذه البرامج الإحصائية مثل أشكال الأصل والفروع (Stem-and-Leaf Displays) فيما يختص بتوصيف البيانات.

أما فيما يتعلق بمحاولة تحليل واستكشاف نمط تلك البيانات ومدى تشتتها أو انتشارها فيمكن استخدام الصندوق البياني (BoxPlot ) في إجراء التحليل الاستكشافي للبيانات، ويساعد ذلك على تحديد كل من المتوسط، والانحراف المعياري، والربيع الأعلى، والربيع الأدنى، والحد الأقصى، والحد الأدنى مما يمهد إمكانية تحديد الخريطة الإحصائية للبيانات.

وبناءً على تحديد الخريطة الإحصائية فان الانحرافات التي تقع في حدود الحدين الأقصى والأدنى يمكن اعتبارها انحرافات غير معنوية لا تحتاج إلى الفحص والتقصي بينما الانحرافات التي تقع فوق الحد الأقصى أو أسفل الحد الأدنى يمكن اعتبارها معنوية وينبغي فحصها وتقصي أسبابها، وتنحصر الوظيفة الأساسية لخرائط الرقابة بذلك في تحديد الحدود الفاصلة بين هذين النوعين من الانحرافات فهي لا توضح ما ينبغي إجراءه أو كيفية فحص الانحرافات المسببة. 

وعلى ذلك تعتبر خريطة الرقابة الإحصائية بمثابة رسم بياني نهتم خلاله بتحديد كل من متوسط الأداء ، حد الرقابة الأعلى ، حد الرقابة الأدنى، وتتحدد هذه المستويات الثلاثة للأداء بناء على التحليل الإحصائي للبيانات ويمكن تحديد المدى المسموح به لحدوث الانحراف بالمنطقة المحصورة بين كل من الحد الأعلى والحد الأدنى للرقابة من خلال تحديد عدد الانحرافات المعيارية التي تضاف أو تخصم من المتوسط. 

وفي هذه الحالة تكون العملية التشغيلية وبالتالي التكاليف في حالة رقابة إحصائية إذا كان الأداء داخل حدي الرقابة، ويسمي الانحراف عن المتوسط حينئذ انحرافاً عشوائياً ويمكن أن ينسب إلى عوامل الصدفة ، وفي هذه الحالة لا يحتاج الأمر إلى فحص وتقصي أسباب حدوث هذا الانحراف.

أما إذا كان الأداء الفعلي خارج حدي الرقابة الإحصائية فإن الاحتمال غالباً يكون مسبب،  وبالتالي يجب التعرف على مسبباته بالفحص والتقصي تمهيدا لعلاجها وتحسين الأداء في المستقبل.