التخطيط في العلاقات العامة

وهو الوظيفة الثانية للعلاقات العامة وتعني رسم سياسة العلاقات العامة عن طريق تحديد الأهداف، وتصميم البرامج الإعلامية التي تحققها مع مراعاة التوقيت الزمني، وتوزيع الاختصاصات على الخبراء والعاملين عموماً، وتحديد الميزانية تحديداً دقيقاً.

 يبدأ التنفيذ الفعلي في أقسام المؤسسة بعد وضع السياسات المختلفة فيها. ويوجد لكل قسم إدارة تضع خطة للعمل، بغية تحقيق الأهداف المحددة ضمن إطار السياسة العامة للمؤسسة.

يقع على عاتق إدارة العلاقات العامة تفسير تلك السياسات للجمهور، وإقناعه بها، فتقدّم الأدلة والبراهين لتحوز على ثقته، وتقنعه بصدقها، وعزمها على تنفيذ سياستها.

ولا شك في أن كسب الجمهور إلى جانب المؤسسة، وضمان وقوفه معها دليل على نجاحها.

تقوم إدارة العلاقات العامة في الوقت نفسه بدراسة اتجاهات الرأي العام نحو سياسة المؤسسة، ومن ثمَّ تقديم تقارير وافية عن ذلك لإدارتها العليا.. وتتضمن مثل هذه التقارير عادة إسداء الرأي والنصيحة للإدارة العليا بغية تعديل سياستها إذا كانت غير منسجمة مع تفكير الجمهور.

نستنتج، أيها القارئ الكريم، أن قسم العلاقات العامة يقوم بنشاط مستمر على صعيد المؤسسة، مبني على أسس من التنظيم والإعداد. ويقسّم «الدكتور إبراهيم إمام» أعمال العلاقات العامة إلى قسمين رئيسيين هما:

أولاً: القسم الوقائي لصيانة المؤسسة من الأخطار التي قد تحقق بها.

ثانياً: القسم العلاجي لحل المشكلات التي تواجه المؤسسة قبل حدوثها.

لفتت الأعمال العلاجية الأنظار إلى أهمية العلاقات العامة، فظن المسؤولون أن وظيفة العلاقات العامة حل المشكلات بعد حدوثها إلا أن الاتجاه الحديث هو تجنب الأخطاء قبل حدوثها، ودراسة مواقف الجماهير إزاء المؤسسة أولاً بأول، ورصد أسباب الأزمات واكتشاف أعراضها، وتلافيها قبل حدوثها.

وهكذا فلم تعد المؤسسات تستخدم الأساليب القديمة في إقامة العلاقات مع الجمهور فقط، كالتوجه إليه بالكتب والنشرات والأفلام والإذاعات والحفلات والندوات وغيرها، بل إن أجهزة العلاقات العامة فيها تشترك في رسم سياساتها، وتعرف نواحي القوة والضعف فيها (في هذه السياسات) من تأثيرها على الجماهير.