إجراءات الصرف :

تتم إجراءات صرف المواد من المستودعات وفقاً لطلبات معتمدة وفقا لما يلي :

صلاحیات صرف الأصناف: المواد :

لا يتم صرف المواد من المستودعات إلا بعد تحديد السلطة أو الجهة المخولة باعتماد أوامر الصرف وفقا لما يلي:

1- تحديد الموظفين الذين لهم حق توقيع مستندات الصرف.

2- تحديد الإجراءات اللازمة لصرف المواد.

3- تحديد الأصناف المستديمة والأصناف المنتهية.

علماً بأن عمليات الصرف تتم بعد التأكد من الاحتياج الفعلي للإدارة الطالبة للأصناف أو المواد المطلوبة.

عمليات الصرف من المستودعات:

هناك نوعان رئيسيان لعمليات الصرف هما :
1- صرف الأصناف للوحدات الإدارية الداخلية.

2 ـ صرف الأصناف لعملاء الشركة أو المصنع.

ويتم صرف الأصناف لتلك الجهات وفقا لما يلي :

تقوم الإدارة الطالبة بتعبئة نموذج طلب صرف مواد تحدد فيه الكميات المطلوبة والغرض من الصرف.

1- يقوم أمين المستودع بتحضير المواد المطلوبة للتسليم.

2- إعداد نموذج استلام مواد مصروفة

3- خصم الكميات المطلوبة من بطاقة الصنف.

4- تسليم المواد / الأصناف للجهة الطالبة.

إجراءات إرجاع الأصناف :

في بعض الحالات يتم إرجاع الأصناف من الإدارات والوحدات المختلفة إلى المستودعات لانتفاء حاجتها لتلك الأصناف وفي هذه الحالة يتم ما يلي:

1- تقوم الإدارة الراغبة في إرجاع المواد أو الأصناف بتعبئة محضر إرجاع أصناف تحدد فيه اسباب إرجاع الأصناف.

2- عند إرجاع المواد للمستودعات يتم فحصها وتحديد الأصناف التي انتهت  صلاحيتها والأصناف التي يمكن إعادة استخدامها أو إصلاحها.

3- عند التأكد من صلاحية المواد المرجعة للاستخدام يتم تعبئة مذكرة استلام أصناف رجيع.

4- يتم إضافة الأصناف المرجعة لبطاقة الصنف. 

النماذج المستودعية :

من أهم النماذج المستخدمة في مجال المستودعات النماذج التالية :

• محضر استلام أصناف وفحص مؤقت.

• مذكرة استلام.

• مستند صرف أصناف.

• بطاقة صنف.

• مستند إرجاع أصناف.