مفهوم مراقبة المخزون

الرقابة هي قياس وتصحيح الأداء للتأكد من تحقيق الأهداف المقررة للشركة أو المنشأة تهدف إلى التأكد أن ما يتم تحقيقه هو المخطط له أصلاً، كما تهدف إلى تنفيذ الخطط الموضوعة ومراقبة تنفيذها. 

وبشكل عام فإن مراقبة المخزون هي عملية تصميم الطرق والوسائل التي تكفل التحقق من أن عمليات صرف وتأمين المواد تتم وفقاً لخطة موضوعة لتحقيق أهداف المنشأة والاستفادة من مواردها إلى أقصى حد ممكن.

أهداف مراقبة المخزون

• استمرارية تدفق المواد لتغذية خطوط الإنتاج وتزويد الإدارات والأقسام باحتياجاتها بما يضمن استمرارية العملية الإنتاجية.

• مراعاة أن يكون الاستثمار في المخزون وتكلفة المواد عند أدنى حد ممكن، شريطة عدم التأثير على استمرار عمليات الإنتاج أو تنفيذ المهام المتعلقة بالإدارات.

مهام مراقبة المخزون

تتلخص مهام إدارة / قسم مراقبة المخزون في المهام التالية :

1- تحديد مستويات التخزين لكل صنف ومستويات التخزين هي الحد الأدنى والحد الأعلى وحد الطلب.

2 ـ تحديد الكمية الاقتصادية للشراء، وهي الكمية التي يتم طلبها عندما يصل رصيد المخزون لحد الطلب.

3 ـ إخطار إدارة المشتريات بإعادة شراء الصنف عند وصول رصيده لحد الطلب.

4- معرفة أرصدة المستودعات من الأصناف وقيمها الإجمالية مع إعداد البيانات والتقارير اللازمة عن المخزون.

5 ـ مراقبة حركة الأصناف بتحديد الأصناف سريعة الحركة أو بطيئة الحركة أو الراكدة.

6- القيام بأعمال الجرد ومطابقة الأرصدة الدفترية والأرصدة الفعلية من الأصناف المتوفرة في المستودعات.

7- تحديد مشكلات المخزون وأسباب حدوثها من حيث الأصناف المكدسة أو المفقودة أو التالفة.

8- مسك البطاقات والنماذج المستودعية الخاصة بمراقبة المخزون وحفظها.

9- الحد من الأصناف المتشابهة في المستودعات.

10 ـ تزويد الإدارات ذات العلاقة بالبيانات والتقارير المستودعية اللازمة عن المخزون.

11- الاشتراك في لجان الجرد.

12- حفظ الوثائق الخاصة بالعهد سواء عهد الموظفين أو الإدارات والأقسام.

13 ـ حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر بيعها أو إصلاحها أو إتلافها.