المحددات التنظيمية للعلاقات العامة

يُعد تنظيم العلاقات العامة تبعاً لنموذج أو هيكل محدد مسبقاً، أو متعارف عليه بين الخبراء والمهنيين، حيث ترجع أداة تنظيم العلاقات العامة لمجموعة من العوامل، سواء من ناحية أسلوب التنظيم، أو من ناحية درجة الاهتمام بالعلاقات العامة، أو موقعها داخل المؤسسة، وبناءً على ذلك يمكن أن تتحدد فعالية تنظيم العلاقات العامة، ويُعد من هذه المحددات التي تتضمن مدى التزام المؤسسة بالمسؤولية الاجتماعية، حيث يساعد في التوسع أو الحد من أعمال العلاقات العامة، ويُعتبر حجم الموازنة المخصصة للعلاقات العامة أمر مهم ، فكلما ارتفعت الميزانية للعلاقات العامة زادت أنشطتها، وبالتالي يزداد تنظيمها تبعاً لعدد العاملين فيها، ونوعية وعدد القطاعات التي ترتبط بالمؤسسة أو تقدم لها خدمات، فكلما زاد عدد المتعاملين مع المؤسسة كلما ازدادت أنشطة العلاقات العامة، وكلما أصبحت الحاجة لمهنيين أكثر إلحاحاً، كذلك طبيعة نشاط المؤسسة، فالمؤسسات التي تعمل في مجال تقديم الخدمات، وتلك التي تنتج سلعاً ميسرة أو سلع التسوق بحاجة لتنظيم أكثر اتساعاً عن تلك التي تقدم أفكاراً، وكما يُعتبر مستوى اقتناع الإدارة العليا بأداء العلاقات العامة، ودرجة اهتمامها بتركيز أعمال العلاقات العامة ضمن إدارة واحدة، فكلما تشتت مهمات العلاقات العامة على الإدارات الأخرى، كلما أصبح تنظيم العلاقات العامة أكثر ضيقاً، وبالإضافة إلى طبيعة العلاقة بين العلاقات العامة المركزية وأفرعها وطبيعة العلاقات العامة بالإدارات الأخرى، ومدى استعانة العلاقات العامة بالمستشارين من خارج المؤسسة، ودرجة التزام المؤسسة بالمسؤولية الاجتماعية نحو البيئة المحيطة بها، فليس هناك ما يدعو إلى التوسع في أعمال العلاقات العامة، إذا لم يكن لدى إدارة المنظمة اقتناع بمثل هذه المسؤولية، حيث أن القواعد والمحددات التنظيمية تحدد إلى حد بعيد البنية الأساسية للموقع التنظيمي للعلاقات العامة، ولتنظيمها، وللعاملين فيها ، وللاستشارات التي يمكن أن تحتاجها، ولطبيعة العلاقة بينها وبين الإدارة العليا، ولا يمكنهم اعتبار أن استحداث مثل هذه الإدارة إسرافاً في النفقات، بما يعمل أحياناً إلى استقدام غير المتمكنين لأدارتها والعمل بها، أو إسناد أعمالها لإدارات أخرى، وهذا يُعد من أكبر الأخطاء التي تقع فيها المؤسسة، إذ أنها بذلك تخسر سواء على الصعيد الاستشاري أو التنفيذي وثم على مستوى سمعة المؤسسة، إذ أنه مهما كانت براعة وحنكة غير المتخصص، فإنه لا يمكنه الاطلاع بالمهمات الاتصالية بالصورة المهنية المطلوبة.