Ordering

يجب على المقاول أن يعـد الطلبيات اللازمة لشراء أو استيراد المواد اللازمـة لعملية تنفيذ المشروع، ويفضل أن يعقد اتفاقيات أو يحصـل عـلى معلومات مـن الموزعين لهذه المواد بصورة مبدئية لحين حصوله على المشروع عمليا، ولقـد جـرت العادة أن يحصل تأخير في مواعيد استيراد المواد من الخارج لأسباب عدة، لذلك يجب على المقاول أن يتخذ الاحتياطات اللازمة ويرسل رسائل تذكير للموزعين في الخارج لضمان وصول المواد في موعدها، كما يجب أن تشتمل الجداول الزمنية لخطة تنفيذ النشاطات على جداول المواد التي يحتاجها كل نشاط.

يمكن أن تتم عملية شراء المواد اللازمة للتنفيذ من قبل مقر الشركة الرئيسية أو من موقع المشروع، ويفضل أن يكون هناك قـسـم خـاص في مقر الشركة يختص بعملية شراء المواد سواء من الداخل أو من الخارج، ومراقبة ومتابعة عمليـة نقـل هذه المواد إلى مواقع العمل، هناك عدة مميزات في مركزية الشراء نذكر منها تحسين الخبرة في فنون الشراء والحصول على نسبة تخفيض أكبر وخصوصا في حالات الشراء الضخمة، وتحسين الخدمات في مجال نقل المواد في مواعيدها المحددة دون تأخير، كما تعمل مركزية الشراء على توفير معلومات قيمة بخصوص الأسعار ومواصفات المواد التي تساعد في عملية تقدير العطاءات والتخطيط. في حالة الشراء المركزي يجب أن يكون هناك تنسيق بين إدارة مواقع العمل وبين قسم الشراء في المركز الرئيسي للشركة لأن إدارة موقع العمـل هـي التـي تـعـرف مواعيد احتياج المشروع للمواد.