المخالفة التأديبية يمكن ان تحدث بسبب تعدي الموظف حدود واجباته الوظيفية او عندما يتهاون في أدائها أو عدم مراعاة مقتضيات الوظيفة التي يشغلها وللإدارة فرض العقوبة الانضباطية على كل موظف يخالف واجباته الوظيفية بعد استجوابه او التحقيق معه.  علماً إن هناك عدة تعاريف للمخالفة التأديبية وسنختصر في بحثنا هذا على عدة تعاريف بسيطة منها فقد عرف قانون التوظيف الفرنسي رقم (834) الصادر في عام 1983 المخالفة التأديبية بأنها كل خطأ يرتكبه الموظف في اداء او بمناسبة ممارسة مهمات وظيفته يعرضه لعقوبة انضباطية دون اي مساس بالعقوبات المنصوص عليها في قانون العقوبات الفرنسي في حين عرف قانون الخدمة المدني الروماني المرقم (188) الصادر سنة 1999 المخالفة التأديبية بأنها كل انتهاك متعمد لمسؤوليات العمل من موظفي الخدمة المدنية يعاقب تأديبياً ومدنياً علماً ان المشرع العراقي لم يتطرق الى تعريف المخالفة التأديبية وانما اكتفى بذكر الواجبات التي على الموظف القيام بها والمحظورات التي عليها الابتعاد عنها فإذا قصر الموظف في أداء واجباته او قام بفعل من المحظورات عليه فأنه يقع تحت طائلة العقوبة الانضباطية وهو ما نص عليه المشرع في (م/7) من قانون انضباط موظفي الدولة والقطاع العام المرقم 14 لسنة 1991 المعدل ((إذا خالف الموظف واجبات وظيفته او قام بعمل من الاعمال المحظورة عليه يعاقب بإحدى العقوبات المنصوص عليها في هذا القانون ولا يمس ذلك بما قد يتخذ ضده من إجراءات أخرى وفقاً للقوانين)).ونرى إن أقرب تعريف دقيق للمخالفة التأديبية هي (فعل أو امتناع عن فعل يمثل إخلالاً بواجبات الوظيفة أو المهنة ألتي ينتمي إليها شخص ما أو محظوراتها سواء أوقع ذلك أثناء الدوام الرسمي أم بعده)  وهناك اسباب عدة لظهور المخالفة التأديبية منها:

1- عوامل اقتصادية قد يدفع العوز المالي التي يمر بها الموظف إلى ارتكاب المخالفة التأديبية وتدفعه للقيام بجرائم الوظيفة العامة المنصوص عليها في قانون العقوبات العراقي المرقم  111 لسنة 1969 المُعدل مثل جرائم الاختلاس/الرشوة وغيرها.

2- عوامل اجتماعية: بسبب نقص الوعي والمعرفة وثقافة المجتمع الغير ناضجة والتي تؤدي إلى ظهور مفاهيم خاطئة بعدم الحرص على المال العام.

3- عوامل شخصية: نقصد بالعوامل الشخصية الظروف الشخصية للموظف التي تؤدي إلى ارتكابه المخالفة التأديبية كعدم الدقة بالعمل والاهمال.

4- عوامل سياسية: ان العوامل السياسية لها اثر كبير في حدوث المخالفة التأديبية فحدوث الفوضى السياسية وعدم الاستقرار يشجع على انتشار ظهور المخالفات والسرقات لعدم وجود نظام تأديبي صارم.

5- عوامل مكانية: قد يؤدي بعد مكان العمل عن مركز الادارة الرئيسي إلى انتشار ظاهرة المخالفات التأديبية وذلك لضعف الرقابة في تلك الاماكن.