‏تمر المقابلة في عدة مراحل رئيسة وهامة والتي تتطور فيها المقابلة تطورا واضحا وملحوظا، من مرحلة إلى أخرى، إلى أن تصل إلى آخرها:

‏أولا: بداية المقابلة :

هي عبارة عن مرحلة استطلاعية تعمل على التحضير لجوهر ويستفيد منها ويستعملها القائم بالاتصال، لكي يقوم بتحديد اتجاهه في المقابلة وتحديد اتجاه الطرف الآخر في التفاعل والإجابة، بمعنى آخر هي عبارة عن المفتاح الذي يؤدي إلى البدء في المقابلة.

وهذه المرحلة تبدأ بعملية الاطمئنان على وضع الطرف الثاني، بالإضافة إلى الاستماع إلى  الأمور الجديدة التي حدثت، أو بالقيام بمناقشة الخطوات الأساسية للمقابلة.

ثانيا : مرحلة التفاعل :

وتعتبر هذه المرحلة أساس المقابلة ومضمونها الهام، لان فيها يحدث التفاعل الحقيقي بين طرفي المقابلة، كما وتدور فيها المناقشات والمحادثات وتظهر بصورة واضحة الانفعالات، لان فيها تعطي الفرصة للطرف المجيب لكي يقوم بالتعبير عن وجهة نظره وأفكاره وآراءه الخاصة في الموقف الاتصالي، وهي تأخذ القسم الكبير من وقت المقابلة. وتتحقق في هذه المرحلة معظم أهداف المقابلة وأغراضها التي أجريت من أجلها.

ثالثا : نهاية المقابلة :

هذه المرحلة هي الجزء الأخير من المقابلة، والتي فيها يهدأ التفاعل وتقل المناقشة والمحادثة، ويبدأ تلخيص ما حدث من مناقشات ما انتهت اليه من نتائج، وتحديد الخطوات التي ستتخذ لحين المقابلة القادمة، وتحديد موعد للمقابلة التالية.

وبعد الانتهاء من المقابلة، يجب القيام بعملية أخرى لكي نصل إلى الهدف المقصود منها، وهذه المرحلة هي مرحلة تحليل المقابلة التي يقوم بها القائم بالاتصال، وهذا التحليل يحدث في مراحل مختلفة، أولها نقوم بتحليل الموقف وإيجاد العوامل المؤثرة فيه على المجيب، وإلى أي مدى وصل القائم بالاتصال في تخفيف حدة الموقف، وما هي الاحتمالات التي يمكن أن تظهر في المستقبل، بالإضافة إلى المعلومات التي يحتاج إليها في المقابلة القادمة.

أما الجانب الثاني الذي نقوم بتحليله فهو شخصية الطرف الثاني للمقابلة، جوانب هذه الشخصية المختلفة مثل الميول والاتجاهات المختلفة ومدى الاستجابة للقائم بالاتصال، والجوانب الهامة والخاصة التي هو على استعداد أن يكون متعاونا فيها، والجوانب التي يحاول الهروب منها وما هي أسباب هذا الهروب.

‏بالإضافة إلى هذا الجانب نقوم بعملية تحليل لتصرفات القائم بالاتصال، وهذا يحدث بعد الانتهاء من المقابلة وتسجيل ما حدث فيها، يقوم المتصل بمواجهة نفسه على ما حدث منه من تصرفات خلال حدوث المقابلة، فيقوم بدراسة الأسلوب الذي استعمله في المقابلة، وعملية توجيه المقابلة والمناقشة كيف كانت. بالإضافة إلى مناقشة الأسئلة أنواعها ومضمونها ومدى استجابة الطرف الثاني لها. بالإضافة إلى مناقشة الحالة النفسية له وللطرف الثاني أثناء إجراء المقابلة.

والركن الآخر المهم الذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار أثناء القيام بالمقابلة هو الزمن، الذي تستغرقه المقابلة والذي يعتبر من الجوانب ذات الأهمية التي لا يمكن إغفالها. بالرغم من عدم وجود مقياس خاص ومحدد ، الذي يمكن اعتباره معيار أو مؤشر ثابت للزمن الذي يجب أن تستغرقه المقابلة، ويبقى هذا الجانب متعلق بنوع المشكلة، والطرف الذي يعاني من هذه المشكلة هما المحددان زمن المقابلة. والمهم هو أن نحدد الزمن الذي تستغرقه المقابلة، والمتفق والمتعارف عليه في هذا الموضوع هو أن يكون زمن المقابلة، حوالي ساعة إذا كانت المشكلة عميقة ومعقدة أما الموضوع الآخر الذي له أهمية كبيرة وخاصة فهو تحديد مواعيد المقابلة والعمل على المحافظة عليها ؛ لان المحافظة على مواعيد المقابلة تعتبر عنصرا أساسيا في العمل الذي نقوم به. وهو إذا حافظنا عليه يعطي أطراف المقابلة الشعور بالأهمية والمكانة. كما وانه يعمل على أن تكون ملائمة بين رغبة المجيب في المقابلة وظروف العمل في المؤسسة وظروف القائم بالمقابلة، بالإضافة لذلك فان تحديد المواعيد يشعر المجيب بمسؤوليته في تحديد هذه المواعيد وتحمل الصعوبات التي من الممكن أن تنتج عن ذلك.