كل عملية اتصالية يجب أن تقوم على خطة اتصالية والتي تقوم في جوهرها على تحديد الأهداف الأساسية منذ بداية التخطيط لها، وحين تنفيذها والأهداف من الممكن أن تكون مجرد القيام بتوصيل المعلومات أو العمل على تغيير الاتجاهات أو إصدار تعليمات التي يجب الاستجابة لها، والمطالب التي يشترط أن تكون في أهداف الاتصال هي نفس المطالب، من الأهداف العامة، وذلك بما يتعلق في وضوحها وسهولة فهمها وإمكانية تحقيقها، وكون المصدر الذي يقوم في إرسالها ثقة ولديه المقدرة على اتخاذ القرار بصورة سليمة، وان لمنفذها الكفاءة والقدرة على إنجاز ذلك.

ولكي يكون الأساس التي توضع أو تقوم عليه الخطة صحيح وقوي يجب على القائم بالاتصال القيام بعملية مهمة جدا وهي التعرف على الصفات المميزة للأفراد الذين نريد الاتصال بهم، والصفات التي نقصدها هي المستوى الثقافي والتعليمي والاجتماعي والوظيفي والاقتصادي، بالإضافة إلى الجيل والحالة الاجتماعية، ومعرفة هذه الجوانب والصفات تؤدي إلى صياغة الرسالة بصورة مناسبة، من ناحية المضمون والمستوى العلمي الذي يتفق مع صفات وقدرات المستقبل وفائدته منها.

‏بالإضافة إلى ما ذكر يجب أن نقوم في اختيار قنوات ووسائل الاتصال المناسبة لنقل هذه الرسالة التي نخطط لها، هل نستعمل السمع أو البصر ونقوم بتعيين الأسلوب المناسب لنقل هذه الرسائل، مثل الأحاديث الشفهية أو عن طريق العرض المرئي أو الرسائل المكتوبة.

‏بعد قيامنا بتحديد الأسلوب يجب أن نقوم بتحديد وتعيين الوقت الملائم .والمناسب للقيام بالاتصال، ومدى مناسبته واتفاقه مع استعدادات الاستجابة ممن سوف توجه إليهم الرسائل بحيث يكونون في حالة ووضع يسمح باستقبال هذه الرسائل ولديهم الاستعداد لذلك.

‏وخطة الاتصال التي نتحدث عنها تنتهي بالقيام في متابعة النتائج التي تنتج عنها وذلك لكي نقوم في تصحيح الأخطاء التي تظهر في شبكة الاتصالات أو في أساليب نقل الرسائل.