نظراً لأهمية وظيفتي الإمداد والتخزين باعتبارهما من الأنشطة الرئيسية في المنظمات وخاصة في منظمات الأعمال حيث تمثل تكلفة الإمداد فيها أحياناً أكثر من 50% من إجمالي تكلفة الإنتاج، ونظراً لأثر هاتين الوظيفتين ( وقد تكونان وظيفة واحدة) في استمرار وانتظام عمليات التشغيل والإنتاج، فإن الأمر يتطلب أن يكون هناك وحدة إدارية خاصة بالإمداد والمخازن أو قد يقتضي الأمر في بعض الأحيان (وخاصة في المنظمات كبيرة الحجم) أن يكون هناك وحدتان إداريتان أحداهما للإمداد (أو للشراء) والثانية للحفظ والتخزين كأجزاء أساسية في التقسيم الإداري للمنظمة.

والتنظيم الجيد هو ذلك التنظيم (1) الذي يأخذ في الحسبان التنسيق والتكامل بين التقسيمات الأساسية والفرعية. فجميع المنظمات يجب أن تدار عن طريق التنسيق والتكامل بين مختلف الوحدات الإدارية وخاصة تلك الوحدات المعنية بالإنتاج والتسويق والتمويل والإفراد، والإمداد والتخزين، والبحوث والتطوير.

وفي كافة الأحوال التنظيمية يترأس وظيفة الإمداد والتخزين مدير يدعى بمدير الإمداد والتخزين أو قد يكون التنظيم على مستوى قسم وليس على مستوى إدارة. ويكون مدير الإمداد والتخزين مسؤولاً تجاه المدير العام أو نائبه أو قد يكون تبعيته لمدير الإنتاج، أو المدير المالي، وذلك طبقاً للظروف والإمكانيات التي تتواجد فيها المنظمة. ففي المشروعات صغيرة الحجم يقوم بمهام الإمداد والتخزين عدد محدود من الأفراد(إن لم يكن المالك فقط) أما في المنظمات متوسط الحجم يمكن أن يكون التنظيم الداخلي لوحدة الإمداد والتخزين مشتملاً على عدد محدود من الوحدات الإدارية. تضم كل وحدة عدداً محدوداً من الأفراد(2)  الإخصائيين من عمليات الإمداد والتخزين. وفي المنظمات كبيرة الحجم فيتم عادة تقسيم إدارة الإمداد والتخزين، إلى عدد من الأقسام، ويعمل في كل قسم عدد من الأفراد المتخصصين. فقد يكون هناك قسماً لتحديد كمية ومواصفات المواد والمنتجات وآخر لإصدار ومتابعة أوامر التوريد، وقسم للفحص والمعاينة، وقسم للرقابة على الجودة وهكذا..

وإذا ما أخذنا بالاعتبار أن نجاح المنظمة لن يتحقق دون أن يكون هناك تكامل وتنسيق بين مختلف وظائف أو فعاليات المنظمة، لأدركنا ضرورة أن تكون وظيفة الإمداد والتخزين والإدارة التي تشرف عليها على نفس المستوى الذي تحتله وظائف الإنتاج، والتسويق، والمالية والأفراد بحيث تكون العوامل التي تحكم الإدارات المشرفة على هذه الوظائف الأخيرة هي نفسها العوامل التي تحكم وظيفة الإمداد والتخزين.

_________________

1 ـ إدارة الشراء والتخزين، د. أحمد راشد، دار زهران، 1997.

2ـ إدارة المشتريات، محمد صالح المؤذن، دار البشير 1995.