تتحدد قنوات الاتصال الرسمي بالهيكل الإداري وعلاقات السلطة الرسمية . وتساهم قنوات الاتصال الرسمي في تدفق المعلومات والتوجيهات والأوامر إلى المساعدين ، وكذلك في التعرف على وجهات نظرهم في القضايا والأمور ذات الصلة بالأعمال أو الأنشطة التي يمارسونها . ويمكن التمييز بين ثلاثة أشكال للاتصالات الرسمية وهي الاتصال الرأسي الهابط ، والاتصال الرأسي الصاعد والاتصال الأفقي .

شكل رقم )7/15) أنشطة الاتصالات الإدارية

 الاتصال الرأسي الهابط  : : Downward Communication  يطلق على الرسائل والمعلومات المرسلة من المديرين إلى مساعديهم الاتصال الرأسي الهابط . ويمثل هذا النوع من الاتصال الأداة الرئيسية في نقل الأوامر والتوجيهات من الرؤساء والمرؤوسين وفقاً لتدرج السلطة. وتتعدد قنوات الاتصال الرأسي الهابط فتشمل قنوات الاتصال الشفهي مثل التعليمات الشخصية والمقابلات والاجتماعات والتليفون ، كما يشمل قنوات الاتصال المكتوبة مثل التوجيهات والأوامر والتقارير الخ. وتتوقف نوعية القناة على حجم المنظمة وطبيعة النشاط وموضوع الرسالة وتوقيتها ، وكذلك الظروف البيئية المحيطة .

: *الاتصال الرأسي الهابط : Upward Communication يطلق على الرسائل والمعلومات التي ينقلها المساعدون إلى رؤسائهم ، والتي قد تتعلق بالتقارير الخاصة بإنجاز المهام ومدى التقدم في العمل والمشكلات التي تعترض التنفيذ . إضافة إلى عرض الشكاوي والمقترحات وإبداء وجهات النظر في قضايا تنظيمية محددة .ويساعد الاتصال الرأسي الصاعد في إنجاز الكثير من المهام ،حيث يبحث العاملون من خلاله عن إشباع الكثير من الحاجات الاقتصادية والاجتماعية وتحقيق الذات . ويتم استخدام نفس قنوات الاتصال الرأسي الهابط لهذه النوعية السابقة للاتصالات .

: *الاتصال الأفقي : Horizontal Communication وهو ذلك النوعية من الاتصالات التنظيمية التي تتم بين المديرين والأقسام والعاملين في نفس المستوى التنظيمي . ويؤدي الاتصال الأفقي إلى إنجاز العديد من المهام في المنظمة ، حيث يسمح بالتنسيق بين الإدارات المختلفة لتحسين الإنتاجية ، كما يعمل على مواجهة العديد من المشكلات ، مما يرفع الروح المعنوية لدى الأفراد ويؤدي إلى تدعيم وتنمية العلاقات والحد من احتمالات النزاع الوظيفي. ولا تختلف قنوات الاتصال الأفقي عن النوعين السابقين ، كما تتأثر بنفس المتغيرات أو العوامل .