التنظيم الإداري لمراقبة المخزون

يتأثر التنظيم الإداري الداخلي لمراقبة المخزون ببعض العوامل من أهمها :

• ماهية الأنشطة والمهام التي تقوم بها مراقبة المخزون، فكلما زادت المهام التي تقوم بتأديتها تطلب ذلك تعدد الأقسام والوحدات الإدارية المرتبطة بها لتنفيذ تلك المهام. 

• يساهم حجم العمل في تحديد التنظيم الإداري الخاص بمراقبة المخزون فكلما قل حجم العمل كان التنظيم الإداري لمراقبة المخزون محدوداً وبالعكس، فكلما زاد حجم العمل تطلب ذلك عدداً أكبر من العاملين والوحدات الإدارية لتحقيق كفاءة عمليات الرقابة.

• الامتداد الجغرافي الذي تغطيه الخدمات المستودعية.

• كمية الأصناف المخزنة.

التبعية الإدارية لمراقبة المخزون : 

تعتبر مسؤولية مراقبة المخزون من أهم المسؤوليات التضامنية بين العديد من الإدارات داخل المنشأة أو الشركة كإدارة المشتريات وإدارة المستودعات والإنتاج والمالية ومن الناحية التنظيمية فإن مراقبة المخزون تتبع إدارياً لإدارة الشؤون المالية أو إدارة المشتريات.

حيث إنها الجهة الوحيدة التي تقوم بتغذية المستودعات بالأصناف والمواد، إلا أن مراقبة المخزون تتبع إدارياً في الكثير من الشركات والمنشآت التجارية لإدارة الشؤون المالية.

العاملون في مجال مراقبة المخزون

أولاً: مدير قسم/ وحدة مراقبة المخزون

يتولى الإشراف على أعمال القسم وضمان تحقيق مراقبة المخزون للمهام والمسؤوليات المناطة بها.

ثانياً: أخصائي مراقبة مخزون

يقوم بإعداد الدراسات الخاصة بتحديد الكميات الاقتصادية للشراء وتحديد مستويات المخزون واعداد التقارير الخاصة بحركة الأصناف وحالة المواد والأصناف المخزنة إضافة لما يكلف به من مهام في مجال مراقبة المخزون. 

ثالثاً: مراقب مخزون

يتولى مسك بطاقة الصنف وإثبات قيود استلام الأصناف وصرفها وإرجاعها واستخراج أرصدة المخزون ومراجعة القيود وحفظ المستندات بطريقة منظمة، إضافة لما يكلف به من مهام في مجال مراقبة المخزون.

رابعاً: مراقب عهد :

يتولى مسك بطاقات العهد سواء كانت عهد الموظفين أو عهد الإدارات والأقسام وإثبات القيود الخاصة بها كما يقوم بمتابعة العهد وما يطرأ عليها من تعديل.