Project Documents

من المفترض أن يتم تنفيذ أعمال المشروع وفق برامج معده مسبقا وخطة مرسومة، وحتى يتم ذلك فلابد من وجود مجموعة من الوثائق في المشروع تشكل مرجعية عند الحاجة لها ومن أهمها :

1. مقترح المشروع Project proposals ويسمى عند البعض جملة بيان العمل في المشروع (Statement of work (W وهي الوثيقة الرئيسية التي يتم من خلالها نقل متطلبات العميل إلى المشروع حتى يتم تلبية هذه المتطلبات وتنفيذ المشروع على أساسها ويتكون مقترح المشروع أو جملة بيان العمل SOW من الأجزاء التالية:

- المقدمة Introduction وتتضمن تلخيصاً لفكرة المشروع والغايات الرئيسية ، إضافة إلى تحديد أهداف المشروع ثم ربطها بالأهداف الإستراتيجية للمنظمة الأم ورسالتها.

- الافتراضات الرئيسية Key Assumptions وتتضمن قائمة بالافتراضات المتوقع مواجهتها خلال العمل بالمشروع ، والقيود والمحددات المتوقع تأثيرها على سير العمل، والخطط الاحتمالية لمواجهة هذه الافتراضات والتوقعات والمقصود هنا المخاطر Risk المتوقع أن تعيق إكمال المشروع في الوقت المطلوب والكلفة المطلوبة والمواصفات التي تضمن إرضاء الزبون كما أنها تتضمن سبل مواجهة هذه المخاطر.

- مسؤوليات الموردين Providers Responsibilities وتتضمن مسؤوليات الموردين حسب شروط عقود التوريد: أي التوريد بالكميات المطلوبة، وفي الأوقات المتفق عليها والمواصفات المحددة والأسعار المتفق عليها دون إخلال بالشروط الموجودة في عقود التوريد.

- مسؤوليات الزبون Customer Responsibilities وتتضمن مسؤوليات الزبون في استلام المواصفات وطلب أوامر التغيير، والدفعات المالية والاجتماعات التي تضمن كيف تقاس المواصفات ومحطات الإنجاز في المشروع .

- الجدول المحسوب Estimated Schedule والمقصود هنا جدول الأنشطة اللازمة لإتمام المشروع ولكن حسب الأوقات المحسوبة والمتوقع إنجازها مع إمكانية توفر الموارد اللازمة لإنجاز هذه الأنشطة والكلف المتوقعة لهذه الموارد.

- معايير قبول المشروع Project Acceptance Criteria وتتضمن المعايير التي تستخدم للحكم على مواصفات المشروع و شروط قبول هذه المواصفات.

- العقود وجدول الدفعات المالية Contracts and Payment Schedule والمقصود هنا عقود التوريد والتعاقدات الفرعية لإنجاز العمل وما يسمى بعقود الباطن ويتضمن نسخ من هذه التعاقدات وتواريخ تسديد الدفعات المالية عن هذه الأعمال.

- الشروط الإضافية Additional Terms and Conditions وتشمل على أي حدود وشروط إضافية للعمل لم تكن مذكورة في البنود السابقة ويجدر الإشارة لها بهدف الالتزام بها.

- أمور متنوعة Miscellaneous وتشمل أموراً تتعلق بالاتصالات، أوامر التغيير، المخاطر المتوقعة للمشروع محطات العمل...الخ

2. خطة المشروع Project Plan وتسمى ايضا عقد الالتزام Project charter وهذه الوثيقة مشروحة في الفصل الخامس ( خطة المشروع) وفي الفصل الثامن (إدارة الصراع في المشروع)

3. جدولة المشروع Project Schedule .

4. موازنة المشروع Project Budget  .