إجراءات متابعة تقارير التدقيق الداخلي :   

معيار التدقيق الدولي رقم ۲۵۰۰ عالج موضوع متابعة نتائج التقارير الصادرة عن إدارة التدقيق الداخلي حيث أشار المعيار إلى ما يلي:-

ـ يجب أن يقوم مدير نشاط التدقيق الداخلي بوضع نظام لمتابعــة الإجراءات المتخذة على نتائج مهام التدقيق التي تم إبلاغها إلى الإدارة. 

ـ يجب أن يقوم مدير نشاط التدقيق الداخلي بوضع إجراءات متابعة تكفل التحقق من أن الإجراءات التي تم اتخاذها من قبل الإدارة قد تم تطبيقها بشكل فعّال أو أن الإدارة قد تقبلت المخاطر المترتبة على عدم اتخاذ الإجراءات اللازمة.

يتضح مما سبق ذكره أن مدير نشاط التدقيق الداخلي مسؤول عن متابعة الإجراءات المتخذة على التقارير ويجب أن يُحدَد هذا في ميثاق التدقيق الداخلي.

والإدارة هي المسؤولة عن اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.  

وعلى إدارة التدقيق الداخلي وضع النظام الملائم لمتابعة الإجراءات المتخذة على نتائج مهام التدقيق التي تم إبلاغها إلى الجهات ذات العلاقة.

وفي الواقع العملي ومن خلال الخبرة المهنية فإن هناك عدة سيناريوهات لنظام المتابعة نذكر منها:ـ 
(۱) تخصيص موظف أو قسم يحتوي على موظفين مساندين وليسوا مهنيين للمتابعة تكون مهامه متابعة الجهات المعنية باتخاذ الإجراءات ، وعند وصول الردود من هذه الجهات باتخاذ الإجراءات اللازمة يقوم هذا القسم أو الموظف بإرفاق نسخة المتابعة بها وتحويلهـا إلـى المـديـر المسؤول في إدارة التدقيق الداخلي، والذي يقوم بدوره بتوجيهها إلى فريق التدقيق الذي قام بتنفيذ المهمة لتقييم الرد والتحقق من قيام المركز المعني باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة ويقوم فريق التدقيق بتقييم الرد وإبلاغ مدير التدقيق إذا كان الرد وافياً يحفظ الموضوع ويغلق التقرير وإذا تبين وجود بعض الإجراءات لم يتم اتخاذها يتم إعادة مخاطبة مركز العمل المعني وتستمر متابعته على هذه الملاحظات بنفس الدورة السابقة ولحين الإنجاز التام.

 (۲) تخصيص موظف أو قسم يحتوي على موظفين مهنيين في التدقيق الداخلي لمتابعة نتائج التقرير، وتتم المتابعة وفق السيناريو الأول ولكن عند وصول الردود يتم تقييم الردود من قبل قسم المتابعة كونه يتضمن موظفين مهنيين، وفي بعض الحالات يمكن أن يتم التنسيق مع فريق التدقيق الذي قام بتنفيذ المهمة إذا استلزم الأمر وتستكمل الإجراءات وفقاً لما ورد في السيناريو السابق.

(۳) تخصيص قسم للمتابعة يقوم موظفوه بزيارات ميدانية إلى مراكز العمل المعنية بالتقارير والتحقق من تنفيذ الإجراءات على أرض الواقع ورفع النتائج لمدير التدقيق الداخلي مشفوعة بالتوصيات الملائمة.

(٤) بعض دوائر التدقيق تتم عملية المتابعة فيها من خلال الزيارات اللاحقة للمدققين عند تنفيذ المهام وتتم هذه الطريقة بأن يتم متابعة مركز العمل المعني بالتقرير من خلال موظف متابعة في إدارة التدقيق الداخلي وعند وصول الرد لا يتم تقييمه ويتم حفظه في ملف مركز العمل المعني لدى إدارة التدقيق الداخلي، وعند موعد استحقاق مهمة التدقيق اللاحقة يقوم فريق التدقيق اللاحق بأخذ الردود وتقييمها أثناء تنفيذ الزيارة وتضمين النتيجة في تقرير اللاحق. 

ووفقاً لما ورد في الارشادات التطبيقية وحتى يتم تحقيق نتائج متابعة فعالة على مدير نشاط التدقيق الداخلي أن يقوم بوضع إجراءات خاصة بمتابعة نتائج التدقيق تشمل ما يلي:-

ــ الإطار الزمني الواجب التنفيذ خلاله، وهذا يتطلب من مركز العمل المعني بالتقرير بوضع خطة تصحيحية تتضمن ما يلي:-

أ- ملاحظة التدقيق .

ب - الإجراء المطلوب تنفيذه.

ج - الشخص المسؤول عن التصحيح.

د ـ الوقت المتوقع للإنجاز.

وترفع نسخة منها إلى إدارة التدقيق الداخلي لتتم المتابعة بناءً عليها.

ــ تقييم درجة الاستجابة من قبل مراكز العمل، هنا يجب أن تتضمن إجراءات إدارة التدقيق الداخلي خطوات واضحة في حالات عدم الاستجابة ودرجات التصعيد إلى المستويات الإدارية العليا عند الضرورة، فمثلاً يتم متابعة مركز العمل من خلال مراسلات أولى وثانية وثالثة أحياناً، وإذا لم يتم الاستجابة يرفع الموضوع إلى المستوى الإداري الأعلى لمركز العمل المعني، وفي حالة عدم الاستجابة أيضاً على مدير التدقيق الداخلي رفع الموضوع إلى الرئيس التنفيذي إذا رأى ذلك ضرورياً.

ـ التحقق من الاستجابة : وكما أوضحت سابقاً هناك عدة طرق للتحقق من الاستجابة تم بيانها في السيناريوهات الأربعة الخاصة بإجراءات المتابعة سابقة الذكر.

يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار عند تحديد إجراءات المتابعات ما يلي:-

1- أهمية الملاحظات أو التوصيات الواردة في التقرير.

2- الجهد والكلفة اللازمة لإجراءات التصحيح.

3 ـ المخاطر الناجمة عن فشل هذه الإجراءات.

4- درجة تعقيد هذه الإجراءات.

5 ـ الفترة الزمنية التي تستلزمها الإجراءات التصحيحية.

6- مدى أهمية التوقيت في تطبيق الإجراءات التصحيحية.

حيث تراعى هذه العوامل في تكثيف وتصعيد المتابعة أم لا فمثلاً كلما زادت أهمية وخطورة الملاحظات وإذا كان عدم اتخاذ الإجراءات يعرض المؤسسة لمخاطر كبيرة يتم تكثيف المتابعة وفي حالة عدم الاستجابة يتم التصعيد وفقاً لما تم الإشارة اليه سابقاً.