تتنوع برامج إدخال البيانات وتنظيمها وتخزينها، بعضها يجعلك تطبع نصك بشكل مباشر، ويتطلب آخر معالج نصوص لإتمام عملية الطباعة، وحينئا من الأهمية تجهيز البرنامج. وتستطيع تهيئة النص Format بأي طريقة تريدها. ومن الأفضل طبع النص قبل اختيار البرنامج أو استخدام ناسخ ضوئي لقراءة النص في الكمبيوتر، وفي حالات أخرى تتبع قواعد معينة لتهيئة النص، مثل ترك مسافة بين الفقرات أو وضع خط إضافي بينها أو إدخال خصائص لوصف، النص أو الصفحات، وعند إدخال البيانات توجد عدة اعتبارات عند إنشاء قاعدة برامجية للبيانات، إذ يتم تخزين كل البيانات في ملف واحد على قرص بصيغة معينة بشرط أن برنامجك فقط هو الذي يستطيع قراءتها، ويشار إلى هذه الطريقة بمنظور "الملفات الداخلية". وتوجد برامج أخرى تهمل النص وتهتم بالمعالجة الأصلية للكلمة وهو ما يسمى "بمنظور الملفات الخارجية"، وبعض هذه البرامج يبدأ بفهرسة خاصة لهذه الملفات.

وبعد الانتهاء من عملية تخزين البيانات في شكل ملفات كمبيوتر يمكن عملية التنظيم هيرقراطياً. وبالرغم من أنه توجد بالفعل طرق أخرى لتخزين البيانات الكيفية في ملفات بسيطة، يظل تخزين البيانات الكيفية في ملفات يسيرة عادة أفضل. وتتجه نصوص البيانات الكيفية الآن إلى الآلية في كثير من أحجامها، وتستوعب ذاكرة الكمبيوتر 1400 كلمة من المقالات الصحفية تقريباً و12 ألف كلمة من مقابلات جماعات الحوار المركز، بالإضافة إلى ذلك يقوم الكمبيوتر بعملية الفهرسة والتنظيم واستعراض المراجع واسترجاع المناقشات التي تم تخزينها في برنامج قاعدة نتم البيانات الخاصة.