الإعداد للمراجعة في ظل عقود المشاركة في الإنتاج
يتم تنفيذ المراجعة من الناحية القانونية، من قبل الجانب الحكومي، استناداً إلى الملحق المحاسبي لاتفاقيات المشاركة في الإنتاج. وعادة ما تكون المراجعة مرة واحدة في السنة، ما لم تكن هناك حالات أخرى يتفق عليها مع الشركات النفطية. ونظراً لخصوصية هذا النوع من المراجعة، ولعدم رسوخ ما يجب أن تتم مراعاته من جوانب، كما هو عليه الحال في ظل المراجعات الأخرى، فإنه يجب في مرحلة الإعداد للمراجعة القيام بما يلي:
- الاطلاع على كافة المراسلات التي تمت بين الشركة والجانب الحكومي خلال الفترة محل المراجعة لمعرفة الجوانب التي تضمنتها المراسلات وأثرها في عملية المراجعة، ومدى الحاجة لمتابعتها أثناء العمل الميداني.
ـ الاطلاع على تقارير الفنيين في المواقع، والتابعين للجانب الحكومي، إذ أن ذلك سوف يظهر الجوانب التي بها، خلاف، أو اعتراض على تنفيذها، وهو ما يتطلب المتابعة أثناء المراجعة من أجل معرفة إمكانية رفض النفقة المرتبطة بتلك الجوانب.
- الاتصال بالشركة محل المراجعة لوضع الترتيبات اللازمة للعمل الميداني، وذلك من خلال رسالة تتضمن العديد من الجوانب، والتي منها:
* تاريخ البدء في العمل الميداني، المدة التقريبية للعمل الميداني للمراجعة، عدد وأسماء فريق المراجعة.
* عمل رسالة تأكيد Conformation Litter على ما سبق، مع طلب توفير العديد من البيانات، لتسهيل عملية، المراجعة، واختصار وقت تنفيذها. ومن تلك البيانات ما يلي:
* ملف المناقصات.
* موافقات الجانب الحكومي على حفر الآبار.
* تقارير الانتهاء أو الإنجاز لمختلف الأعمال التي تتطلب ذلك.
* تقارير سد الآبار.
* أصول الوثائق المؤيدة لمختلف المعاملات.
* تقارير الحفر اليومية.
* البيانات الجيولوجية والهندسية، وتلك الخاصة بالإنتاج.
* محاضر اجتماعات لجان التشغيل.
* قائمة تتضمن مقارنة النفقات الفعلية مع تلك النفقات الواردة في الموازنة مع شرح أسباب الانحرافات.
* التسوية التي عملتها الشركة في إعداد قوائم النفقات، من واقع دفتر الأستاذ العام، أو ميزان المراجعة.
* نسخة كاملة من دفتر الأستاذ العام لاستخدامها أثناء المراجعة.
* قائمة بمراكز التكلفة، والتي تمثل أوامر اعتماد الصرف (Authorization for Expenditure (AFEs المعتمدة خلال الفترة محل المراجعة، أو تلك المعتمدة من السنة السابقة، موضحاً فيها النفقات الفعلية، مـــع شـــرح الانحرافات إن وجدت.
* قائمة بكافة العقود التي تمت مع المقاولين من الباطن مع توفير تلك العقود، وحسابات المقاولين للفترة محل المراجعة.
* قائمة بأوامر الشراء التي تمت خلال الفترة محل المراجعة، والتي تقع في إطار ما اتفق على مراجعته مع الجانب الحكومي، مع توفير تفاصيل حسابات كافة الموردين.
* تقارير المخزون، التي توضح معدل الدوران والتالف، والإجراءات.
* المحاسبية المتبعة من قبل الشركة في الرقابة على المخزون.
* قائمة بكافة بوالص التأمين.
* قائمة بآبار الاستكشاف والتنمية.
* سجل الأصول الثابتة، ونتائج آخر عملية جرد تمت.
* ميزان المراجعة في نهاية الفترة محل المراجعة.
* قائمة بأسماء كافة الشركات الحليفة التي تم التعامل معها خلال الفترة محل المراجعة.
* قائمة بكافة المصاريف التي تضمنتها قوائم النفقات والخاصة بالمركز الرئيسي.
* الوثائق الخاصة بالمرتبات والأجور، بما فيها ملفات العاملين الأجانب ووثائق تقييم الأداء، وإثباتات استلام العاملين لمستحقاتهم.
* سياسة الشركة فيما يتعلق بمرتبات الأجانب، والتعديلات التي أدخلت عليها.
* ملف بكافة المراسلات التي تمت مع الجانب الحكومي، والتي لها علاقة بالمراجعة.
* صورة من الموازنة وبرامج العمل المعتمدة من قبل الجانب الحكومي.
* قائمة بالموردين المحليين والدوليين الذين تم التعامل معهم خلال الفترة محل المراجعة.
إن متابعة الشركات النفطية في توفير ما سبق قبل البدء بمباشرة العمل الميداني يعتبر من أهم الجوانب التي تؤدي إلى سهولة انسياب عمل المراجعة، واختصار الوقت، وربط البيانات والمعلومات مع بعضها البعض، بما يكفل إدخال العديد من التعديلات والإضافات على نطاق وبرنامج مراجعة النفقات.
