أ) مخطط هيكل السمكة Fishbone Diagram :

وهي طريقة لتحليل ظاهرة معينة مثل الأعطال أو عيوب العمليات نسبة للقواعد ويستخدم مخطط السبب والنتيجة في اكتشاف الاسباب الحقيقية للمشكلة بطريقة منظمة، ويبين مخطط السبب والنتيجة العلاقة بين نتيجة ما (مشكلة ما) وجميع الاسباب المحتملة المؤثرة فيها.

ترسم مخططات السبب والنتيجة لنعرض بوضوح الاسباب المختلفة التي تؤثر على العملية، وذلك من خلال تصنيف الاسباب وتبين العلاقات فيما بينها، وفي الغالب، يكون لكل نتيجة بضع فئات رئيسية من الاسباب. ويمكن تلخيص الاسباب الرئيسية وتصنيفها في اربعة فئات يطلق عليها الميم الاربعة 4 Ms، لان أسماءها جميعا تبتدئ بحرف (M) وهي: Manpower, Machinery, Methods, Materials.

1) تحـديد ووصـف الـظـاهــرة من خلال دراستها موقعـياً.

2) تحـري القواعد الطبيعية، وذلك بوصف كيفية وميكانيكية حدوثها.

3) تحديد وتعريف الحالات التي تتسبب في حدوث المشــكلــة.

4) تحري العلاقة بين الحالات الناشئة في الخطوة السابقة ومدخلات الانتاج

5) تحديد الحالات المثلى بناء على الحالات الفعلية والرسومات والمقايـيس، وذلك لكل عامل مؤثر في حدوث المشكلة.

6) تحري طريقة القياس: وذلك بإيجاد أكثر الأساليب وثوقا لقياس الفجوة بين الحالات المؤثرة والقيم المثـلى لها.

7) تحديد وتعريف أوجه القصور: وذلك بوضع كل العوامــل التي تحـيد عن القـيم المثلى في قائمة بالإضافة إلى أية نقاط خلل أو عيوب ثانوية يتم اكتشافها.

8) إعداد وتنفيذ خطة التحسين، وذلك لتصحيح ومعالجـة القصور ومنع تكرار حدوثه.

  ب)   التحليل التسلسلي (لماذا- لماذا؟  (Why-Why Analysis -:

وهو عبارة عن تسلسل تفرعي يبدأ بالإجابة على السؤال الأول وينتهي عـند السبب الجذري للمشكلة، وتطبق على الأعطال والعيوب غير المزمنة، حيث يتم تجزئة المشكلة الرئيسة إلى ظواهر فرعية، وصولا في كل مرة إلى نتيجة، إلى أن تستنفذ كل الإجابات المنطقية.

ج) دورة ديمنغ Deming Cycle

تُستخدم دورة ديمنغ Deming Cycle -  (Plan-Do-Check-Act): وهي عجلة ديمنغ للتحسينات الحلزونية المستمرة Continuous improvement spiral تتكون من اربعة مراحل اساسية متتابعة ومتكررة للتحسين المستمر، ويجب ان نسير خلالها حتى نستطيع حل المشكلة التي نوجهها - From "problem-faced" to "problem-solved".

وهذه المراحل الأربعة هي:

-خطط Plan

-اعمل Do

-راجع Check

-اتخذ الإجراء (طبّق) Act

وكانت فكرة Plan-Do-Check-Act قد طورت من قبل الاحصائي الرائد والتر شيوارت وسميت باسم "دورة شيوارت Shewhart Cycle". وقد طورت بشكل فعال في سنوات الخمسينات على يد د. ديمنغ Deming، وعرفت فيما بعد باسم "عجلة ديمنغ Deming Wheel"، او دورة ديمنغ.

وتستخدم دورة ديمنغ لتنسيق الجهود من اجل التحسينات المستمرة في المنظمة. وتؤكد على ان برامج التحسينات يجب ان تبدأ اولا بالتخطيط الجيد، الذي ينتج عنه

كيف نستخدم عملية ديمنغ Plan-Do-Check-Act عملية ديمنغ (Deming Process): التخطيط، العمل، المراجعة، التصحيح، وهي عملية لتحليل وحل المشكلات.

-خطط Plan

• تحديد الاسباب الرئيسية للمشكلة، ومن ثم عمل خطة لأجراء التحسينات المطلوبة، وبعد ذلك طرح الأفكار والاقتراحات لحل تلك المشاكل. ويتم ذلك باستخدام (مخطط التدفق، قاعدة باريتو 80/20، مخطط السبب والنتيجة، العصف الذهني، 5W's – Where, Why, When, What, Who)

-وضع جميع المشاكل التي تواجهها المنشأة في قائمة وترتيبها وفقا للأولوية، ويتم اختيار المشكلة الأكثر الاهمية لحلها.   

-توضيح خلفية هذه المشكلة، ولماذا اختيرت دون غيرها

-تحديد المواضيع التي ستنجز والمدة المطلوبة لحل المشكلة

-جمع البيانات (المضلع التكراري، وخرائط السيطرة)

-تحليل البيانات والتحقق من الأسباب الحقيقية، ثم إيجاد أكثر الأسباب احتمالاً لحدوث المشكلة.

-تحديد الاسباب (مخطط تدفق العمليات، ومخطط السبب والنتيجة)

-انتقاء الاسباب المحتملة  (قاعدة باريتو، ومخطط الانتشار)

-فصل السبب الحقيقي عن الأسباب الثانوية.

-محاولة حل المشكلة  (مخطط السبب والنتيجة)

-اقتراح الافكار والاجراءات التصحيحية لحل المشكلة

-إعطاء الاهتمام الكافي لحل المشكلة الحقيقية

-اعمل Do – تنفيذ التغييرات اللازمة لحل المشكلة بشكل متدرج او صغير، وهذا يقلل إلى الحد الأدنى من الإرباك والانقطاع في الأنشطة الروتينية، بينما يتم الفحص والمراجعة للتأكد ما إذا كانت التغييرات فعالة ام لا. ويتم ذلك من خلال:

-عمل تغيرات على مستوى صغير في البداية لتجربتها

-تدريب الأعضاء المكلفين لتنفيذ الطرق الجديدة المقترحة

-تنفيذ الإجراءات التصحيحية المحددة

-جمع المعلومات لتحديد فعالية الإجراءات التصحيحية

-قياس نتيجة الأداء

-راجع CHECK (خارطة السيطرة، قوائم المراجعة، مؤشرات الاداء الرئيسية)

التأكد ما إذا كانت التغيرات الصغيرة او التجريبية قد حققت النتائج المرغوبة أم لا، من خلال:

-عمل تقييم – مقارنة البيانات قبل وبعد الإجراءات التصحيحية

-ملاحظة الفرق بين الهدف المتوقع Expected target والانجاز الحقيقي للخطة.

-تحدد الفجوة بين النتائج المطلوبة والنتائج الفعلية الإجراءات التصحيحية اللازمة.        

-فحص آثار او نتائج التغييرات (مخطط باريتو، المضلع التكراري، وخرائط السيطرة)

-مراقبة النتائج للتيقن من ان التغييرات الجديدة تعمل كما هو مخطط لها

-تقييم القياسات وعمل تقرير عن ذلك لصانعي القرار (او المدير التنفيذي)

-اتخذ الإجراء المناسب (التطبيق) Act

يتم تبني التغييرات التي أجريت اذا حققت النتائج المطلوبة، واتخاذ الإجراءات المناسبة لتنفيذ التغيرات على مستوى اكبر. وهذا يعني جعل التغيرات جزءاً روتينياً من نشاط المنظمة. وتُحدد الفجوة بين النتيجة المطلوبة والنتيجة المتحققة، وتبيان ما اذا كانت هناك حاجة لاتخاذ إجراءات تصحيحية جديدة. وتشمل هذه المرحلة على ما يلي:

-مراقبة وإعادة تقييم العمليات التي تم تنفيذها

-البحث عن المشاكل الثانوية المتواجدة ومحاولة حلها

-تحديد الخطط المستقبلية

-العمل على الاستفادة القصوى من التغييرات

-وضع المعايير للعملية الجديدة، وعمل التدريب اللازم.

-تقرير نوعية التغيرات المطلوبة لعمل المزيد من التحسين للعملية

-اتخاذ الإجراء المناسب في حالة لم تُحرز النتائج المطلوبة

-عمل تغيرات على مستوى اكبر في حال نجاح التغييرات الصغيرة

-تكرار الدورة لمرة ثانية وثالثة ... وهكذا بشكل مستمر Never Ending Cycle

في حالة عدم نجاح التغييرات يتم تخطي مرحلة Act، والعودة الى المرحلة الاولى Plan، ومحاولة الإتيان بأفكار جديدة لحل المشكلة، ويتم عمل الدورة PDCA مرة ثانية. واذا لم تتحقق النتيجة المرجوة، يتم اعادة الدورة مرة ثالثة، مستفيدين من الأخطاء التي وقعت في الدورات السابقة.

بهذا تكون دورة ديمنغ Deming Cycle قد اكملت دورتها، وتم حل المشكلة. تبدا بعد ذلك الدورة الثانية من مرحلة التخطيط لحل مشكلة اخرى ... وهكذا.