خصائص المعلومات وأبعاد جودتها : 

هناك العديد من الخصائص الهامة للمعلومات كما هي موضحة في الشكل التالي وهي على النحو التالي من وجهة نظر خشبة ⁽²⁾:  

1 - التوقيت :(Timely)

التوقيت المناسب يعني أن تكون المعلومات مناسبة زمنياً لاستخدامات المستفيدين خلال دورة معالجتها والحصول عليها وهذه الخاصية ترتبط بالزمن الذي تستغرقه دورة المعالجة (الإدخال وعمليات المعالجة، إعداد التقارير عن المخرجات للمستفيدين)، ومن أجل الوصول إلى خاصية التوقيت المناسب للمعلومات فإنه من الضروري تخفيض الوقت اللازم لدورة المعالجة ولا يتحقق ذلك إلا باستخدام الحاسوب للحصول على معلومات دقيقة وملائمة لاحتياجات المستفيدين في توقيت مناسب. 

2 ـ الدقة (Accuracy):  

وتعني أن تكون المعلومات في صورة صحيحة خالية من أخطاء التجميع والتسجيل ومعالجة البيانات أي درجة غياب الأخطاء من المعلومات ويمكن القول بأن الدقة هي نسبة المعلومات الصحيحة إلى مجموع المعلومات الناتجة في خلال فترة زمنية معينة.

3 - الصلاحية (Relevance)

صلاحية المعلومات هي الصلة الوثيقة بمقياس كيفية ملائمة نظام المعلومات لاحتياجات المستفيدين بصورة جيدة وهذه الخاصية يمكن قياسها بشمول المعلومات أو بدرجة الوضوح التي يعمل بها نظام الاستفسار. 

4 ـ المرونة (Flexibility)

المرونة: هي قابلية تكيف المعلومات وتسهيلها لتلبية الاحتياجات المختلفة لجميع المستفيدين . فالمعلومات التي يمكن استخدامها بواسطة العديد من المستفيدين في تطبيقات متعددة تكون أكثر مرونة من المعلومات التي يمكن استخدامها في تطبيق واحد.

5 ـ الوضوح (Clarity)

هذه الخاصية تعني أن تكون المعلومات واضحة وخالية من الغموض ومنسقة فيما بينها دون تعارض أو تناقض ويكون عرضها بالشكل المناسب لاحتياجات المستفيدين.

6- قابلية المراجعة (Verifiability)

هذه الخاصية منطقية نسبياً، وتتعلق بدرجة الاتفاق المكتسبة بين مختلف المستفيدين لمراجعة فحص نفس المعلومات.

7 ـ عدم التحيز (Freedom From Bias):

هذه الخاصية تعني غياب القصد من تغير أو تعديل ما يؤثر في المستفيدين وبمعنى آخر فإن تغيير محتوى المعلومات يصبح مؤثراً على المستفيدين أو تغيير المعلومات التي تتوافق مع أهداف أو رغبات المستفيدين.

8- إمكانية الوصول (Accessibility)

إمكانية الوصول هي سهولة وسرعة الحصول على المعلومات، التي تشير إلى زمن استجابة النظام للخدمات المتاحة للاستخدام والنظام الذي يعطي استجابة متوسطة ومقداراً ضخماً من المعلومات بالإضافة الى سهولة الاستخدام يكون من الطبيعي أكثر قيمة وأعلى تكلفة من النظام الذي يعطي إمكانية وصول أقل.

إن كمية المعلومات ليست مقياساً مطلقاً ولكن يمكن اعتبارها علاقة تناسب بين قيمة وتكلفة المعلومات.

9- قابلية القياس (Quantitiability)

وهذه الخاصية تعني إمكانية القياس الكمي للمعلومات الرسمية الناتجة عن نظام المعلومات الرسمي وتستبعد من هذه الخاصية المعلومات غير الرسمية.

10 - الشمول (Comprehensive):

الشمول هو الدرجة التي يغطي بها نظام المعلومات احتياجات المستفيدين من حيث تكون بصورة كاملة دون تفصيل زائد ودون إيجاز يفقدها معناها ويتحول الشمول أيضاً إلى متغيرات اقتصادية حيث أن المعلومات الكاملة أكثر قيمة وفائدة من المعلومات غير الكاملة ⁽²⁾.

وهناك من يلخص خصائص المعلومات في النقاط التالية:

ـ الصحة.

- الشمول.

- الإيجاز.

- الدقة.

- الاكتمال

أما أبعاد جودة المعلومات من وجهة نظر نجم ⁽³⁾ فهي كما يلي :

أولاً : البعد الزمني (Time Dimension):

ويتحدد بالسمات التالية:

- التوقيت: المعلومات يجب أن تقدم عندما تكون مطلوبة.

ـ الآنية (Currency): المعلومات يجب أن تكون الأحدث عندما تقدم.

- التكرار (Frequency) : المعلومات يمكن أن تقدم كلما كانت مطلوبة.

- الفترة الزمنية (Time: Period) المعلومات يمكن أن تقدم حول الماضي الحاضر، والمستقبل.

ثانياً : البعد المتعلق بالمضمون (Content Dimension) :

- الدقة (Currency): أن تكون خالية من الأخطاء.

- ذات صلة (Relevance) : المعلومات يجب أن تكون مرتبطة بالحاجة إلى المعلومات من قبل شخص معين في حالة معينة.

ـ الاكتمال (Completeness) كل المعلومات المطلوبة يجب تقديمها.

- الوعي (Conciseness): فقط المعلومات المطلوبة يجب أن تقدم.

- النطاق (Scope): المعلومات يمكن أن يكون لها نطاق واسع أو ضيق أو ذات تركيز داخلي أو خارجي.

- الأداء (Performance) المعلومات يجب أن تظهر الأداء من الأنشطة المنجزة والتقدم المتحقق أو الموارد المتراكمة.

ثالثاً : البعد الشكلي (Form. Dimension) :

ـ الوضوح (Clarity): المعلومات يمكن أن تكون بشكل سهل الفهم.

- التفصيل (Detail): المعلومات يمكن أن بشكل تفصيلي أو ملخص

 - الطلبية (Order): المعلومات يمكن ترتيبها بتعاقب محدد مسبقاً.

- التقديم (Presentation): المعلومات يمكن أن تقدم بشكل سردي ،رقمي بياني أو أي شكل آخر. 

- الوسائط المتعددة (Multimedia): المعلومات يمكن أن تقدم مطبوعة ، فيدوية أو أية وسائط أخرى (انظر الشكل). 

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(1) خشبة، محمد السعيد. نظم المعلومات والمفاهيم والتكنولوجيا، ص47.

(2) النوايسة، غالب، خدمات المستفيدين، ص145

(3) نجم ، نجم عبود. إدارة المعرفة، ص75.