تعتبر المتطلبات التي نعرض لها بإيجاز فيما يلي عوامل رئيسة لتبنى فلسفة الجودة الشاملة في التطبيق العملي :

- إيمان واقتناع والتزام الإدارة العليا بإدارة الجودة الشاملة يجب على الإدارة العليا أن تدرك مسئولياتها تجاه التغيرات العالمية الجديدة الشراكة - العولمة - التكتلات الاقتصادية وغيرها) وما ترتب على ذلك من زيادة حدة المنافسة؛ فالكثير من اللوائح والأعمال الروتينية يجب أن تتطور باعتبارها ضمن العقبات التي تحد من تطبيق الجودة الشاملة، كذلك اقتناع الإدارة بالتحسين المستمر؛ والذي يترجم في صورة خطط ومواصفات واختبارات ودعم، ثم يلي ذلك التنفيذ الفعلي .

وإلحاقاً بالنقطة السابقة نجد أنه عند تبني الإدارة العليا تطبيق الجودة تستلزم توفير ووضع الخطوات التالية :

1- القناعة والتأييد والدعم.

2- إقناع جميع القيادات بالمشاركة والمساندة.

3- تقدير ومكافأة الإنجازات

4- تذليل المعوقات والصعوبات.

5- توفير الموارد المطلوبة

6- تكليف الجهة المعنية بتنفيذ وإقرار التحسينات والقرارات المتخذة.

ويلاحظ أهمية التركيز في الخطوة رقم (1) على الآتي:

- تكوين سياسة الجودة وأهداف الجودة بالمنظمة والحفاظ عليها.

- ضمان التركيز على العميل.

- التأكيد على أن التطبيق من فرضيات العمل الأساسي وليس عملاً إضافياً.

- ضمان تشكيل فرق العمل بقناعة ودعم المسؤول المباشر.

- إشراك المدراء والرؤساء في اختيار العمليات المراد تحسينها.

- ضمان تكريم فرق العمل المتميزة في الأداء والإنجاز.

- ضمان المراجعة والمتابعة المستمرة والدعم الفني.

- وجود أهداف محددة للمنظمة: ضرورة وجود أهداف محددة تسعى المنظمة إلى تحقيقها؛ باعتبار أن تحديد الأهداف هو المدخل الرئيسي في إدارة الجودة الشاملة.

- التركيز حول العميل: إن الأهداف التي تسعى الإدارة إلى تحقيقها يجب أن تكون موجهة باحتياجات ورغبات العميل في الأجل الطويل، دون التركيز بدرجة أساسية على تحقيق الربح في الأجل القصير، فضلاً عن ضرورة تناسب المنتج؛ سواء أكان سلعة أم خدمة، مع احتياجات العميل؛ خارجيا كان أو داخليا.

- مشاركة العاملين في عمليات التحسين التأكيد على تعاون كافة الوحدات التنظيمية بالمنظمة نحو تبنى فلسفة إدارة الجودة الشاملة، مع إيجاد نوع من التنسيق بين الإدارات المختلفة داخل الهيكل التنظيمي، بل وضرورة إيجاد ذلك النوع من التعاون بين إدارات المنظمة والجهات الاستشارية المتخصصة في تطبيق مدخل الجودة الشاملة .

- استخدام الأساليب الحديثة في حل المشكلات : إدخال التحسينات والتعديلات على أساليب ونماذج حل المشكلات الإدارية ومشكلات الجودة مع ضرورة تدريب المديرين والعاملين على كيفية استخدام هذه الأساليب والنماذج ومن أهمها:

- العصف الذهني.

- تحليل السبب والأثر.

- البرمجة الخطية.

- نظرية القرار.

- نظرية الاحتمالات.

- تحليل البيانات.

- الجداول الإحصائية

- الأعمدة البيانية.

- الرسوم البيانية المدرجة.

- لوحات التشتت

- خرائط المراقبة.

- تحليل باريتو .

- تحليل ماركوف.

- تحليل شبكات الأعمال.

الأساليب الإحصائية الأخرى.

- الاعتماد على نظام معلومات متكامل : ضرورة ارتكاز فلسفة إدارة الجودة الشاملة على قاعدة عريضة من البيانات والمعلومات التي ترشد عملية اتخاذ القرارات داخل المنظمة.

- الإدارة الفعالة للعنصر البشرى إعطاء العاملين السلطة اللازمة لأداء العمل المنوط بهم ودون التدخل في كل كبيرة وصغيرة من قبل الإدارة أثناء عملية التنفيذ؛ بهدف منح العامل الثقة والدعم وتشجيعه على أداء عمله من خلال التوجيه والقيادة الفعالة، والثناء والجزاء المرتبط بالأداء والإنجاز؛ فالفكرة الرئيسية لدى بعض العاملين أن الإدارة تطلب المزيد دائماً ومن الصعب إرضاؤها في جميع الأحوال؛ مما يترتب عليه الفشل في تحقيق الأهداف المحددة وانخفاض مستويات الجودة بصفة عامة.

ارتباطاً بالنقطة السابقة يجب الابتعاد عن سياسة التخويف والمتمثلة فيما يلي:

- الخوف المتبادل بين المدير والعامل من تقديم أفكار جديدة.

- إمكانية أداء العامل المهمة بطريقة أفضل، ولكن عدم معرفته بالمرحلة التالية لها يجعله يخشى من السؤال بما يؤثر على هذا الأداء.

- الخوف من انخفاض معدل الأداء .

- الخوف من المساهمة بأقصى جهد ممكن .

- الخوف من عقوبات الإدارة .

- عدم القدرة على خدمة مصالح المنظمة ؛ نظراً للالتزام بقواعد أو لوائح معينة.