Project Plan

التخطيط هو أول وظيفة من وظائف الإدارة و يتم من خلاله تحديد الأهداف ثم وضع الخطط والبدائل التي تمكننا من الوصول إلى تلك الأهداف، وتتصف عملية التخطيط بأنها عملية ذهنية تحليلية تتضمن مجموعة من الأنشطة الفكرية والنظرية التي تتطلب مستوى عال من المهارات الفكرية، لأن التخطيط كما نعلـم هـو التدبير المسبق الذي يحدد مسار المنظمة في المستقبل، ويهدف إلى تحقيق انتقال منظم من موقف حالي إلى موقف مستقبلي مستهدف يفوق الواقع الحالي قيمة و قدرة على الإنجاز (قطامين، 2002). وقد اختلف الباحثون والمختصون في مستوى التخطيط المطلوب ومدى عمقه، حيث يعتبر البعض أنه كلما صرفنا وقتا أطول في التخطيط كلما وفرنا في الوقت اللازم للتنفيذ، أما (1998 ,Drucker فيعتبر أن الخطط تكون مقاصداً وأهدافاً جيدة ما لم يتم إفسادها بالمبالغة والدخول في تفاصيل لا داعي لها، بينما يقول (2006 ,Meridth) إن التخطيط الدقيق والحذر مرتبط بقوة بنجاح المشروع ولم يتناهى الى مسامعه أو حدود معرفته عکس ذلك، ولكن وعلى الجانب الآخر فإنّ المخطط الجيد والذي يملك الحساسية، فإن عليه أن لا يثقل الخطة بالمبالغة في التحليلات والوقوع في مرض شلل التخطيط Paralysis By Analysis. وعندما يقوم المعنيون بالتخطيط في المشاريع بإعداد خطة المشروع فإنه من المفيد الانتباه إلى الأمور التالية:

• إن الغاية الأساسية من عملية التخطيط هي تأسيس مجموعة من التوجهات المكتوبة بالتفصيل تمكن فريق عمل المشروع من فهم ومعرفة ما الذي يجب ان يتم عمله؟ ومتى يجب أن يتم عمله؟ وما هي الموارد اللازمة لذلك؟ ومتى نحتاج هذه الموارد ؟ وما هو مدى توفرها ؟ وما هي كلفتها؟

• إن التخطيط هو وسيلة للوصول للأهداف وليس غاية في حد ذاته، وعليه فان مهمة التخطيط هي الوصول إلى أهداف المشروع في الوقت والكلفة والجودة هي (المواصفات) التي ترضي الزبون وتجعله يقبل بالمشروع ويقوم باستلامه.

• إن أحد وظائف التخطيط هي التنبؤ بالمخاطر التي يحتمل أن تواجه المشروع وتعيق الوصول إلى أهدافه، ووضع الإستراتيجيات والخطط التي تساعد المشروع في تجنب هذه المخاطر أو معالجتها عند حدوثها.