الخطوة الأولى في الإعداد للمؤتمر الصحفي هي التأكد من وجود أخبار، ومن النادر أن يكون ذلك مشكلة بالنسبة لرئيس البلاد، أما بالنسبة لرئيس حكومة صغيرة أو وكالة فإن جذب اهتمام الصحافة قد يكون أكثر صعوبة، ولا يرغب الصحفيون في تمضية وقتهم في ما يعتبرونه أمراً غير جدير بالتغطية الصحفية حين تكون لديهم أخبار أخرى تتنافس على جذب اهتمامهم، وتنطوي خطوات الإعداد للمؤتمر الصحفي على ما يلي:

- حدد موضوع المؤتمر الصحفي وما إذا كانت هناك أخبار للإعلان عنها.

- قرر ما إذا كانت هناك ضرورة لعقد مؤتمر صحفي، أو ما إذا كان الصحفيون يستطيعون إعداد قصة إخبارية دقيقة وشاملة اعتماداً على بيان صحفي ونشرة حقائق ومكالمة هاتفية متابعة.

- قرر ما سيقوله المسؤول الحكومي في بيانه أو بيانها الافتتاحي.

- أكتب نقاطاً للبحث للمسؤول الحكومي للبيان الافتتاحي، وأسوة بما تفعل في المقابلة الصحفية، ركز على التأكيد على ثلاث نقاط فقط، وأي عدد أكثر من ذلك يكون زائدا.

- حدد الأسئلة المحتملة التي قد يتم طرحها والأجوبة الملائمة لكل سؤال، ويتعين أن تذهب هذه الأسئلة والأجوبة إلى ما هو أبعد من الموضوع المقرر للمؤتمر الصحفي، حيث أن الصحفيين قد يسألون أسئلة تتعلق بقضايا أخرى، وتحتفظ بعض المكاتب الصحفية بقائمة بالموضوعات على أجهزة الكمبيوتر، بحيث يتم تحديثها باستمرار لكي لا تستوجب كتابتها من جديد كل مرة.

- قم بتنظيم مؤتمر صحفي صوري في اليوم الذي يسبق المؤتمر الصحفي الفعلي، خاصة إذا كان المسؤول الحكومي غير مرتاح في الإجابة عن الأسئلة المحتملة، كلف موظفي المكتب الصحفي بالتظاهر بأنهم صحفيون يطرحون أسئلة على المسؤول، ويسمح ذلك للمسؤول وللموظفين بأن يدركوا الثغرات المحتملة في أجوبتهم.

- قم باختيار موعد المؤتمر الصحفي بحذر، قارن موعد الحدث بالروزنامة الطويلة الأمد للمكاتب الحكومية للتأكد من عدم وجود تضارب مع أحداث صحفية أخرى في نفس اليوم.

- قم باختيار موقع يسهل الوصول إليه ويلبي الاحتياجات الفنية لوسائل الإعلام، كما يجب أن يكون الموقع جذابا من حيث الشكل وداعماً لرسالتك، فمثلاً، إذا كان الموضوع يتعلق بالزراعة، اختر مزرعة كخلفية للموقع، وإذا كان يتعلق بالتعليم، ريما يكون الموقع الملائم مكتبة مدرسية.

- قرر ما إذا كنت ستستخدم مساعدات بصرية في المؤتمر، فهل هناك أداة بصرية جيدة، كخريطة بيانية كبيرة يمكن للمسؤول الحكومي أن يستخدمها أثناء المؤتمر الصحفي؟ ضعها بجوار المسؤول حتى يتسنى لكاميرات التلفزيون أن تصورها، وقم بتصوير الأداة البصرية وأرفق نسخاً منها في الرزمة الصحفية لكي يتسنى للصحفيين الرجوع إليها عند إعداد تقاريرهم، وقم بنشرها في الصحف أو بعرضها في شريط.

- أبلغ الصحفيين، بالإضافة إلى أولئك الذين يقومون بتغطية نشاطات المسؤول بصورة منتظمة، ربما رغبت في توسيع قائمة الصحفيين، اعتمادا على الموضوع.

- اتصل هاتفياً بالصحفيين قبل يوم أو يومين من موعد الحدث لتذكرهم به، حاول أن تأخذ فكرة عن الأشخاص القادمين وغير القادمين، فقد تحتاج إلى غرفة أكبر او أصغر.

- ضع إعلان المؤتمر الصحفي على روزنامة إحدى وكالات الأنباء.

- قم بإرسال فاكس أو رسالة إلكترونية للصحافة الواقعة خارج المدينة التي قد تكون مهتمة بالموضوع ولكنها غير قادرة على حضور المؤتمر الصحفي.

- خصص وقتاً كافياً لكتابة وطبع وتجميع ونقل أي مواد صحفية كالرزم الصحفية والبيانات الصحفية والعروض الإخبارية والسير والصور.

- قرر ما إذا كان تزويد الصحفيين بوثائق شخصية ضرورياً ، أي هل إن الدعوة ستقتصر على صحفيين معينين.

- قم بإدارة جميع الاحتياجات الفنية للمؤتمر الصحفي، قم بتنظيم منصات الإضاءة والوصلات الكهربائية الخاصة والترجمة وصناديق ربط أجهزة التسجيل، معدات صوتية مزودة بإدخال فردي وإخراجات متعددة مرتبطة بأجهزة التسجيل، تأكد من صلاحية عمل جميع الأجهزة المستخدمة.

- كلف أحد الموظفين بإدارة الاحتياجات اللوجيستية للمؤتمر الصحفي، ويتعين عليه أن يكون موجوداً في الموقع يوم الحدث قبل الموعد المحدد ويجب أن يكون مستعداً لمعالجة أي مشاكل لوجيستية غير متوقعة، كالضجيج الخارجي وسوء حالة الطقس إذا كان الحدث مقاماً في الهواء الطلق.