جرد المصاريف والإيرادات :

إن المقصود بمبدأ الاستحقاق تحميل الفترة المحاسبية ، بما يخصها من مصروف سواء دفع أو لم يدفع كونه استحق الدفع خلال الفترة ، وأيضاً تحميل الفترة بالإيراد الذي يخصها سواء قبض أم لم يقبض کونه استحق القبض خلال الفترة . ولتحقيق أغراض هذا المبدأ يجب على المحاسب أن يقوم ببعض الإجراءات المحاسبية والتي يطلق عليها التسويات الجردية باعتبارها جزءاً من الدورة المحاسبية والتي عادة تُطبَق في نهاية السنة المالية وقبل إعداد القوائم المالية . 

التسويات الجردية هي عبارة عن إجراءات محاسبية الهدف منها حصر جميع الأرصدة المدينة والدائنة الظاهرة في ميزان المراجعة للتوصل لمعرفة صافي الربح أو الخسارة ومعرفة المركز المالي الحقيقي للمشروع.

تسوية المصروفات :

يجب تحميل الفترة المالية بما يخصها من مصروف سواء دفع أم لم يدفع کونه استحق الدفع خلال الفترة أي يجب أن يتم توقيت الاعتراف بالمصروفات بنفس اللحظة التي يتحقق بها المصروف وإثباته محاسبياً فتحقق المصروفات بشكل عام يتم بمجرد أن يتضح للمحاسب أن هناك منافع اقتصادية قد يتم استنفاذها في أداء النشاط خلال الفترة لذا يجب تخصيص المصروفات محاسبياً وتحديد قيمة المُستنَفذ منها فعلاً وقياس المصروفات المدفوعة مقدماً والمصروفات المستحقة وعمل قيود محاسبية تسمى بقيود التسويات الجردية طبقا لمبدأ الاستحقاق .

المصروفات المدفوعة مقدماً : 

المقصود بالمصروفات المدفوعة مقدماً هي تلك المصاريف التي دفعتها المنشأة خلال الفترة المحاسبية ولكنها تخص الفترة المحاسبية اللاحقة ووفقاً للأعراف والقواعد المحاسبية يجب استبعاد أي قيمة تزيد عن قيمة المصروف الذي يخص الفترة واعتبارها مصروفاً يخص الفترات المحاسبية التالية ولمعالجة المصروفات المدفوعة مقدمة هناك طريقتين هما :

1ـ إثبات المصاريف عند الدفع كأصل :

بموجب هذه الطريقة تُثبَت المبالغ المدفوعة لحساب المصروفات کاصل وتحت حساب مصروفات مدفوعة مقدماً وتعتبر مدينة ولتوضيح هذه الطريقة نفرض المثال التالي :

مثال (15) :

في 1 / 1 / 2008 دفعت منشاة الأردن مبلغ 2400 دينار إيجار المحل لمدة سنتين نقداً وقد قام المحاسب بتسجيل هذه العملية في السجلات المحاسبية على النحو التالي :

  2400 من حـ / مصروف الإيجار المدفوع مقدماً

              2400 إلى حـ / الصندوق                                    2008 / 1 / 1

وبهذا القيد اعتبر مصروف الإيجار المدفوع مقدماً أصل يظهر رصيده في 31 /12 /2008 في دفتر الأستاذ على النحو التالي :

وتطبيقاً لأساس الاستحقاق المحاسبي فإنه يجب تحميل كل فترة محاسبية بقيمة المصروف الذي يخصها ، ولذلك فإن قيمة مصروف الإيجار الذي يخص عام 2008 يبلغ 1200 دینار ، لذا يجب إجراء قید تسوية يثبت فيه حساب مصروف الإيجار عن السنة المالية التي انقضت وبالتالي يخفض حساب مصروف الإيجار المدفوع مقدماً بمبلغ 1200دینار والذي يمثل مصروف الإيجار بموجب قيد التسوية :

1200 من / حـ مصروف الإيجار

        1200 إلى /حـ مصروف الإيجار المدفوع مقدماً

ويظهر حساب مصروف الإيجار وحساب مصروف الإيجار المدفوع مقدماً علی النحو التالي :

مما تقدم يتضح أن الرصيد المتبقي من مصروف الإيجار المدفوع مقدماً في 2008 / 12/ 31 هو 1200 دينار والذي سوف يصبح مصروفاً في الفترة المالية اللاحقة ويظهر ضمن حسابات الأصول المتداولة في الميزانية، كما أن حساب مصروف الإيجار البالغ 1200 والذي يخص عام 2008 سوف يحمل كمصروف للفترة المالية الحالية حيث يُقفَل في نهاية السنة المالية في حساب ملخص الدخل بالقيد :

1200 من حـ / ملخص الدخل                                          2008 / 12 /31

            1200 إلى حـ / مصروف الإيجار

الطريقة الثانية : إثبات المصروفات المدفوعة مقدماً كمصروف  

بموجب هذه الطريقة يتم إثبات المصروف المدفوع مقدماً على أنه مصروف ثم يجري تسويته في نهاية السنة وفق قاعدة الاستحقاق . 

ولتوضيح هذه الطريقة سوف نستخدم بيانات المثال السابق وفق الخطوات التالية :   

1 - عند دفع مبلغ الإيجار البالغ 2400 دينار في 1 /1 /2008 يُسجل المحاسب القيد المحاسبي التالي :                      

2400 من حـ / مصروف الإيجار                                              2008 / 1 / 1

           2400 إلى حـ الصندوق

2 - في 21 / 12 / 2008 يتم إثبات قيد التسوية  وبما أن العقد يغطي سنتين فلا يعتبر کامل مصروف الإيجار البالغ 2400 عبئاًعلى الفترة المحاسبية ، بل يجب اعتبار نصف المبلغ مصروف الإيجار يخص الفترة المحاسبية الأولى والنصف الثاني يعتبر حساب مصروف الإيجار المدفوع مقدماً لذلك يجب إجراء قيد التسوية في نهاية الفترة لتحميل كل فترة بنصيبها من المصروفات التي تخصها ويظهر قيد التسوية كما يلي :

1200 من حـ / مصروف الإيجار المدفوع مقدماً

         1200 إلى حـ/ مصروف الإيجار      

3 - حيث يتم في نهاية السنة المالية إقفال حساب مصروف الإيجار في حساب ملخص الدخل يجعله دائناً وجعل حساب ملخص الدخل مديناً بالقيد :

 1200 من حـ / ملخص الدخل                                                   2008 /12 / 31

            1200 إلى حـ /  مصروف الإيجار

وبناءً على ما تقدم تظهر حسابات الأستاذ المختصة بالعملية السابقة بالصورة التالية :

وفي نهاية السنة المالية يظهر رصيد حساب الايجار المدفوع مقدماً بالميزانية كأحد عناصر الاصول المتداولة .