خطوات عملية التخطيط : Phases of Planning

تأخذ عملية التخطيط عدة خطوات أساسية يمكن وصفها في التقاط التالية: ⁽¹⁷⁾

ــ الخطوة الأولى : وتعتبر القاعدة الرئيسية لعملية التخطيط حيث يُحدد فيها الاحتياجات والإمكانات المهمة وجمع البيانات الأساسية، حيث أن حصر الاحتياجات بدقة وكفاءة وواقعية يعتبر من أهم العوامل لنجاح فعاليات التخطيط، والحقيقة أن احتياجات التخطيط هي نفسها أهدافه. لذا فإن رسم الأهداف وتحديدها من أهم الوظائف الرئيسية للتخطيط ولا يمكن وضع تخطيط سليم ما لم يكن هناك أهداف محددة ومعروفة وواضحة ودقيقة ومُحدد لها الزمن ومرنة وقابلة للتنفيذ.

ــ الخطوة الثانية : عملية التنبؤ حيث ترتكز على معرفة الماضي والحاضر وظروفه ثم التنبؤ للمستقبل ومعرفة النتائج المتوقع أن تحدث. وتعتبر عملية التنبؤ مهمة جداً وتحتاج إلى معلومات واضحة حيث تلعب المعلومات دوراً رئيسياً في مجال التخطيط والتنبؤ يساعد على زيادة الفهم فهو جزء من التخطيط وعن طريقه يمكن للمخططين أن يختبروا صحة المعلومات التي توصلوا إليها ، فإذا ثبت صحة تنبؤاتهم فهذا يعني أن البيانات والمعلومات التي قام بها التنبؤ تُعتبر صحيحة والعكس صحيح .

ــ الخطوة الثالثة : ترتيب أولويات الأهداف، وتأتي هذه الخطوة بعد معرفة الأهداف المراد تحقيقها ومن ثم على المخطط في الدولة أو في المنظمة أن يختار من بينها الأهداف المهمة ومن ثم ترتيبها حسب درجة أهميتها ومدى إمكانية تنفيذها وتحديد الفترة الزمنية لتحقيق هذه الأغراض.

ــ الخطوة الرابعة : التقديرات المالية ؛ على المسئول عن التخطيط في هذه الخطوة أن يقوم بعملية التقديرات المالية، معرفة النفقات التقديرية لما سوف يُنفَق في بنود المصروفات والإنفاق ومعرفة الإيرادات التي سوف تتحقق نتيجة لتنفيذ الأهداف.

ــ الخطوة الخامسة : هي إقرار الخطة حيث ترفع الجهة ذات العلاقة بالتخطيط الخطة إلى السلطة المختصة (مجلس الوزراء، مجلس الشورى، البرلمان، مجلس الإدارة) لمناقشة الخطة وإقرارها، فالجهات العليا تقوم بدراسة الخطة والبحث عن مدى ملاءمتها ومطابقتها وانسجامها مع الأهداف السياسية والاقتصادية والبيئية التي سبق وأن تم تحديدها من قبل والتأكيد على أن هذه الخطة وأهدافها لا تتعارض مع القيم والعادات والتقاليد التي يعتنقها المجتمع، فإذا رأت السلطة العليا أن هناك ما يجب إضافته أو تعديل بعض البرامج أو بنود الخطة ترسله إلى الجهات المختصة بالتخطيط لتعديلها، أما في حالة الموافقة عليها وإقرارها فتُصدّق من السلطة العليا وتُرسل إلى الأجهزة المنفذة لتنفّذها.

ــ الخطوة السادسة : تنفيذ الخطة، إن خطوة التنفيذ تعتبر النصف الآخر للتخطيط، فبعد إقرار الخطة تأتي مهمة الأجهزة التنفيذية في تنفيذ القرارات والخطط الموضوعة، وتتطلب خطوة التنفيذ قدراً كبيراً وفعالاً من التنسيق والانسجام بين وحدات التخطيط والأجهزة المنفذة.

ــ الخطوة السابعة : المتابعة والتقييم، حيث تقع عملية المتابعة والتقييم للخطة الموضوعة على عاتق أجهزة التخطيط والأجهزة المنفذة، فهذه الأجهزة تقوم بالمتابعة لكل فترة زمنية وكل خطوة من خطوات الأهداف المرسومة وإعداد التقارير الدورية عن سير العمل وتقدمه وما تم إنجازه وعن الصعوبات التي تواجه عملية التنفيذ. 

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

17-  Harold, Koottz, Heinz Weihrich Management, Ninth Edition, (London, McGraw-hill    Book Co. 1989), PP. 70-73.