2 - 5 - 4 - 8 ترتيب المكتب Office Layout

يهدف ترتيب المكاتب إلى تنظيم العاملين ومعدات العمل والمساحات اللازمين في إطار يحقق الراحة والأمان في أثناء العمل ويضمن سهولة تدفق المعلومات بين المكاتب .

ان جوهر عملية ترتيب المكتب يكمن في أهمية المعلومات التي تتدفق بين المكاتب في الشركة الواحدة، بمعنى آخر أنه ينبغي مبدئياً وضع المكاتب ذات التدفق العالي للمعلومات قريبة من بعضها، على الرغم من أن إنتقال المعلومات بين المكاتب يُنجز بالطرائق الألكترونية في الوقت الحاضر فإن ترتيب المكاتب لا يزال يُعد مدخلاً مبنياً على النشاط ( Task

Based Approach -)، إن هذا المدخل يحتم على مديري العمليات تفحص أنماط الإتصالات الألكترونية والتقليدية، الحاجة إلى تفريق المكاتب، وظروف أخرى تؤثر في فاعلية الإتصالات.   

يستخدم مخطط العلاقات (Relationship Chart) كأداة لإعداد ترتيب المكاتب. وبموجب هذا المخطط يتم تحديد العلاقة بين أي مكتب والمكاتب الأخرى في الشركة على وفق مقياس يتراوح بين (ضروري جداً) إلى (غير مرغوب). والشكل (8-13) يوضح مخططاً للعلاقات بين تسعة مكاتب تضمها شركة لإنتاج البرامجيات، ويلاحظ من هذا الشكل ما يأتي : من الضروري جداً أن يكون مدير المكتب قريباً من قاعة المهندسين، بعيداً نسبياً عن موقع خزن الملفات، بعيداً جداً عن مكتب التصوير والمخزن. 

توجد هنالك بعض الإعتبارات التي ينبغي مراعاتها عند إعداد ترتيب داخلي للمكاتب، فمثلاً في أميركا توجد قواعد تنص على تخصيص 100 قدم ² لكل شخص (بضمنها الممرات) و 400 قدم ² لكل مدير تنفيذي، و 25 قدم ² لكل شخص في قاعة الاجتماعات لمجلس الإدارة ، وهناك ايضاً اعتبارات عالمية اخرى ينبغي مراعاتها في ترتيب المكاتب ومن هذه الاعتبارات ما يتعلق ببيئة العمل وفرق العمل والصلاحية والمنصب . وينبغي ايضاً مراعاة اتجاهين مهمين في ترتيب المكاتب، الأول يتعلق بالتقنية المستخدمة مثل الهواتف الخلوية وأجهزة الفاكس وشبكات الإنترنت والحواسيب الشخصية اذ أتاحت هذه التقنيات زيادة في مرونة ترتيب المكاتب من خلال قدرتها على نقل المعلومات الكترونياً، والثاني يتمثل في الشركات الجوفاء أو الافتراضية^*(Hollow or Virtual Companies). 

3 - 5 - 4 - 8 ترتيب محلات البيع بالتجزئة (الأسواق المركزية)** Retail Stores Layout

يستند ترتیب محلات البيع بالتجزئة على فكرة مفادها أن المبيعات والربحية تتباين مع درجة تعرض (Exposure) الزبائن للسلع المعروضة. لذلك فإن مدير العمليات بهدف من هذا الترتيب جعل الزبون يمر على أكبر عدد ممكن من السلع المعروضة على أمل أن يشتري الزبون ما خطط وما لم يخطط لشرائه قبل دخوله للسوق المركزية. لقد أظهرت العديد من الدراسات بأن هناك علاقة بين العائد على الإستثمار وطريقة الترتيب الداخلي لمحلات البيع بالتجزئة. ومن القواعد المفيدة في إعداد ترتيب الأسواق المركزية ما يأتي :  

• وضع المنتجات ذات الطلب العالي على أطراف السوق ومن هذه المنتجات الحليب المبستر والخبز.    

• تخصيص مواقع ثابتة للمنتجات التي تحقق هامش ربح عالٍ مثل مستحضرات التجميل .

• توزيع المنتجات التي تشكل أكبر جزء من مشتريات الزبون على مناطق مختلفة لكي يتعرض الزبون الى منتجات أخرى في اثناء طريقه للسلع التي يرغب بشرائها. 

• إستغلال نهايات وبدايات الممرات لعرض سلع جديدة تُعرض لأول مرة في السوق.

ويوضح الشكل (8-14) نموذجاً لترتيب داخلي لأحد الأسواق المركزية. 

بعد أن يتم إعداد الترتيب، تأتي المهمة الثانية وهي ترتيب المنتجات في المواقع المخصصة لها، ومهما كانت طريقة العرض والترتيب فإن الهدف الذي يجب تحقيقه يتمثل في تعظيم ربحية القدم المربع الواحد المخصص للمواد المعروضة .

يتوفر في الوقت الحاضر برامجيات جاهزة تساعد مدراء العمليات في إعداد الترتيب الملائم للأسواق المركزية، ومن الأمثلة على تلك البرامجيات (SLIM)Management Inventory Store Labor and  والذي يُستخدم لتحديد ما إذا كانت المساحة المخصصة لأحد المنتجات المعروضة على احد الرفوف كافية لإستيعاب طلب جديد من المخازن أم لا ، وكذلك ،) (COSMOS Computerized Optimization & Simulation Modeling for Operating

Supermarket الذي يستخدم لمقارنة المساحة على الرفوف مع جداول التسليم ولتحديد مساحة كافية لتقليل نفاد الخزين في أثناء مدد الإنتظار بين عمليات التجهيز.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(*) الشركة الجوفاء هي شركة تعتمد على تنويع العلاقات بالمجهزين لتقديم خدماتها حسب الطلب، تسمى أيضاً بشركات الشبكات Network Companies ومن الأمثلة على ذلك شركات تصميم الملابس التي نادراً ما تُتنج الملابس وإنما تبيع رخصة الإنتاج إلى شركات أخرى وكذلك الحال في شركات التجارة بواسطة شبكة الإنترنت. 

(**) تعتمد على مبدأ الخدمة الذاتية .