2/3 عناصر الخطط التنفيذية :

حتى يمكن وضع الخطط التشغيلية او الوظيفية موضع التنفيذ لابد من تحديد الخطط التنفيذية المتعلقة بكل خطة من تلك الخطط . وتمثل عناصر الخطط التنفيذية فيما يلي:

1/2/3 تحديد الاهداف التنفيذية المطلوبة لتحقيق الاهداف التنفيذية.

2/2/3 تحديد البرامج التفصيلية او المشروعات التنفيذية والمتعلقة بتنفيذ البرامج الوظيفية السابقة وتأخذ هذه البرامج شكل بطاقة يطلق عليها بطاقة مشروع.

ومن ثم فإن البطاقة والتي تتضمن البرنامج التنفيذي لكل مشروع مؤسسي ما هي إلا خارطة طريق لوضع كل برنامج وظيفي موضع التنفيذ بما يتضمنه من متطلبات تنفيذه من حيث مجموعة الإجراءات التي يجب ان تتبع لتنفيذ البرامج المؤسسية والوظيفية السابقة وايضا تحديد المواعيد والمقومات المادية لتنفيذها وايضا المسئولين عن التنفيذ. وعلى ذلك فإنه بعد الموافقة على موازنات البرامج او المشروعات الوظيفية يجب تصميم وتحديد تلك المتطلبات والإجراءات اللازمة والواجب اتباعها لتنفيذ المهام المطلوبة لتحقيق الاهداف الوظيفية من خلال تلك البطاقة الخاصة بكل مشروع وعند تصميم تلك البطاقة يجب مراعاة مجموعة من المعايير من اهمها .

* التعريف الشامل بالمشروع بحيث تغطى تلك البطاقة المعلومات التالية :

* اعطاء فكرة عامة عن المشروع وتشمل : اسم المشروع – وصف موجز عن المشروع – الجهات المستفيدة او المرتبطة بالمشروع – الميزانية المعتمدة.

* الجهات المسئولة / المشاركة في التنفيذ.

* بدء تنفيذ المشروع.

* تاريخ بدء المشروع – تاريخ انتهاء المشروع.

* متطلبات المشروع : مالية – بشرية – مادية او اي متطلبات اخرى.

* تحديد وتخصيص الموارد على أنشطة عناصر المشروع.

* توزيع الأنشطة على الأفراد خلال الفترات الزمنية المختلفة.

* تحديد المسئوليات والصلاحيات.

* الدقة في تحديد المشروعات التنفيذية الخاصة بكل مشروع وظيفي.

* دقة تحديد الإجراءات التنفيذية لمهام تنفيذ كل مشروع تنفيذي وان توافر في تلك الإجراءات المعايير التالية :

ـ ترابط وتناسق الإجراءات الخاصة بكل مشروع.

ـ قابلية الإجراءات للتطبيق (سهولة تطبيقها).

ـ وضوح الاجراءات .

ـ تناسق الإجراءات مع السياسات والاستراتيجيات والاهداف السابق تحديدها عند إعداد الخطة الاستراتيجية والخطط الوظيفية.

ـ البعد عن الإجراءات المعقدة.

وعقب وضع الخطط الوظيفية او التكتيكية والتنفيذية ينبغي تبليغ كل جهة بشكل رسمي بما تم تكليفها من مهام وعمليات ، وينبغي الحصول منها على ما يدل على قبولها لهذه العمليات والتزامها بتنفيذها. وفي حالة احتياج العملية إلى دعم خاص من إدارة معينة او من مسؤول أعلى في المؤسسة فيجب العمل للحصول على ما يشير إلى ضمان توفير ذلك الدعم المطلوب.

وهنا ينبغي وجود قنوات اتصال مستمرة بين المسئولين في المؤسسة وبين كافة العاملين. فالخطط بصفة عامة ينبغي ان تعمم على جميع العاملين بالمؤسسة بالصورة المناسبة ومن خلال قنوات اتصال متعددة. 

وبعد فتلك هي اهم آليات الخطط الوظيفية والتنفيذية لخارطة طريق ادارة الكيانات التشغيلية ، أما عن قرارات تحديد مقومات تنفيذها (المقومات التنظيمية والتنفيذية والرقابية) فيتم اتخاذها في إطار الخطة الاستراتيجية العامة وايضا الخطة الوظيفية والتنفيذية لكل كيان تشغيلي.