النواحي التنظيمية والإجرائية في الاجتماعات:

لإنجاح الاجتماعات لابد من مراعاة بعض النواحي التنظيمية والإجرائية في مختلف المراحل:

1- مرحلة ما قبل الاجتماع:

ان التحضير الجيد يزيد من فرصة نجاح الاجتماع إذا ما أدى كل مشارك دوره بفعالية، وفيما يلي أدوار العناصر الأساسية في الاجتماعات

أ) صاحب الدعوة للاجتماع:

توزيع الدعوة للاجتماع قبل وقت كافي على أن تشمل الأتي:

• الغرض من الاجتماع.
• التاريخ.
• المكان.
• الأجندة.
• المدة التي سيستغرقها الاجتماع
• نوع التجهيزات المتوقعة من كل مشارك.
• وقائع الاجتماع السابق (إن وجدت أو لم يتم توزيعها).
• يطلب من المشاركين تأكيد الحضور إذا كان ذلك ممكناً.
• التجهيزات المكانية (القاعة المقاعد، الكهرباء، المأكولات، والمشروبات،
• أجهزة العرض، موافقة السلطات).

ب) المشاركون:

• أن يكون لديك ما تشارك به وإلا فاعتذر.
• إذا كنت ترغب في الحضور ولا تستطيع رشح شخصاً مناسباً بدلاً عنك.
• أقترح تعديلات على الأجندة أن لم تكن مناسبة لغرض الاجتماع.
• خطط لمشاغلك الأخرى بطريقة تمكنك من حضور الاجتماع في الوقت المحدد، وبشكل مريح.
• تأكد من أن لا شيء سوف يزعجك أثناء الاجتماع.
• راجع وقائع الاجتماع السابق وأسأل نفسك (هل أديت ما أوكل إلى في الاجتماع السابق).
• كن مستعداً لموضوعات الاجتماع، أمض بعض الوقت في قراءة المذكرات والمواد التي أرسلت إليك.

2- أثناء الاجتماع:

هناك أدوار محددة للأفراد المشاركين في الاجتماعات أثناء انعقاد الاجتماع على النحو التالي:

• القائد الرسمي:

يقوم القائد الرسمي بافتتاح الاجتماع ويوضح الغرض منه وتعريف المشاركين على الميسر وضابط الوقت ومسجل الوقائع والحصول على موافقتهم الكيفية التي يتم بها قيام كل بعمله وفي النهاية يقوم بإنهاء الاجتماع.

• الميسر:

هو الشخص الذي يقوم بدور المنظم المحايد، وذلك بمساعدة المشاركين في الاجتماع على التركيز على محتوى وأهداف الاجتماع، وكيفية تسيير الاجتماع. ويكون الميسر مسؤولاً عن إدارة النقاش بشكل متوازن مع حماية الأفراد من الاتهامات والهجوم الشخصي.

• المسجل (المقرر):

هو الشخص الذي يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم إصدارها، وتقديم ملخص بذلك نهاية الاجتماع.

• ضابط الوقت:

هو الشخص الذي يقوم بالحصول على موافقة المشاركين في بداية الاجتماع على الجدول الزمني لكل بند ومتابعة تنفيذ البرنامج الزمني على النحو الذي أتفق عليه.

• المراقب:

قد يكون هناك مراقبين في بعض الاجتماعات وظيفتهم ليست الحكم على محتوى الاجتماع، ولكن بتقديم مقترحات لتحسين أداء المجموعات في الاجتماعات القادمة، والمراقب غير مسموح له بالمشاركة في الاجتماع بل يؤدي دوره في صمت حيث يراقب العلاقات والمعاملات بين المشاركين في الاجتماع وكيفية تكوين الأفكار وطريقة القيادة.

• المشارك:

وهو الشخص الذي يشارك في الاجتماع دون أن يقوم بأي من الأدوار السابقة.

اخر الاخبار

اخبار العتبة العباسية المقدسة

سماحة السيد الصافي يستقبل المدير العام لتربية كربلاء المقدّسة

بمشاركة نحو 120 امرأة.. مركز الثقافة الأسرية يقيم برنامج (واحة ثقافية)

قسم شؤون المعارف ينجز مراحل متقدمة من تحقيق كتاب (الوافي في شرح الوافية)

ضمن برنامج (سراج المنتظرين).. المجمع العلمي يكرم الطلبة الحاصلين على الإعفاء العام في المثنى

المزيد

الآخبار الصحية

المشمش المجفف.. كنز صحي للقلب والعظام مع تحذيرات مهمة

خطر خفي في أكياس الشاي يثير مخاوف صحية

نظام غذائي شائع يظهر نتائج واعدة لمرضى السكري

تقنية نانوية روسية تشخص النوبة القلبية خلال 6 دقائق فقط

المزيد

الآخبار التكنلوجية

دراسة جديدة تكشف التركيب الحقيقي لكوكب الأرض

علماء يكتشفون انخفاض صلابة الألماس عند تحويله إلى مقياس نانوي

ثورة في علاج الصمم.. علاج جيني يحقق نتائج استثنائية في استعادة السمع

منهج جديد باستخدام الساعات الذرية يعيد طرح سؤال: ما طبيعة الزمن؟

المزيد

مواضيع ذات صلة

تقسيم اجتماعات الاعمال

كيفية التخطيط للاجتماعات

المشاركة في اتخاذ القرارات في العلاقات العامة

مراحل اتخاذ القرارات في العلاقات العامة

انواع القرارات في العلاقات العامة

العوامل المؤثرة في صنع واتخاذ القرار

اساليب صنع القرار في العلاقات العامة

اختيار عملية صنع القرار

تصنيف القرارات في المنظمات الإدارية

تقسيم المستويات الإدارية للمنظمة

مميزات القرار في العلاقات العامة

مفهوم القرار في العلاقات العامة