مفهوم التنسيق : ومدى الحاجة إليه:(1)

o يعرف التنسيق على أنه :  الترتيب المنظم لجهود الجماعة كي تتوحد هذه الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقيق الهدف المحدد .

ويتعلق التنسيق بالنواحي التالية :

ـ مقدار الجهود ( كماً ونوعاً ) التي تبذل  

ـ توقيت هذه الجهـــــــود  

ـ  توجيه وتحديــــد الاتجاه الذي تسلكـــه

v وتنبع الحاجة إلى التنسيق الإداري نتيجة لاختلاف الأفراد في فهمهم وتفسيرهم للقرارات والسياسات واللوائح ونظم العمل ، وكذا تقديرهم للأهداف المطلوبة .

v  ويتم التنسيق بين الجهود المختلفة للأفراد من خلال اتخاذ العديد من القرارات الإدارية في كافة المستويات التنظيمية والوظائف الإدارية .

v  ويتم نجاح المدير في التنسيق متى ما توحدت الاتجاهات لدى العاملين وإدراك الجميع للدور الذي تلعبه وظيفة كل منهم ، وطريقة أدائها ، وتوقيتها في تحقيق الأهداف المخططة .

وعلى ضوء ما سبق ، نخلص إلى ما يلي :

§  يعد التنسيق مسؤولية ووظيفة كل مدير

§  ويستهدف التنسيق منع التشابك والتداخل داخل المنظمة

§  يعد التنسيق وسيلة وغاية في آن واحد

§  يطبق التنسيق على الأفراد ، وعلى الجماعات ، وعلى وحدات التنظيم الإداري ذاته .

§  التأكيد على وحدة الجهود والتصرفات هي جوهر وظيفة التنسيق

§ يجب عدم الخلط بين مفهومي : التنسيق والتعاون

§  التنسيق ليس حالة ساكنة ، ولكنه عملية مستمرة ودائمة

§  هناك ارتباط جذري وأساسي بين التنسيق كوظيفة ، وبين بناء التنظيم نفسه .

§  يعتمد التنسيق على السلطة ، وأيضاً على كفاءة الأفراد ، وعلى درجة الفهم والتعاون بين الأفراد.

§  يجب إحداث وإيجاد التنسيق في المجالات الجديدة التي تظهر باستمرار في مختلف أنشطة التنظيم .

شمولية وظيفة التنسيق:

• التنسيق عمل يتغلغل في صلب كل نشاط إداري

•  وهو مطلوب من كل فرد أو مجموعة في المنظمة

•  يتم التنسيق من خلال العملية الإدارية

•  ويتم التنسيق بين جهود الأفراد والأقسام الإدارية  من خلال القرارات الإدارية

العلاقة بين التنسيق والعمليات الإدارية:

العلاقة بين التنسيق والعمليات الإدارية

1-العلاقة بين التخطيط والتنسيق : من المهم جداً تحقيق التكامل بين الخطط ، وهذا لا يتأتى إلا بضمان التنسيق بينها تصميماً وانجازاً فلو أردنا مثلاً إضافة منتج جديد لباقة منتجاتنا ... فإن ذلك يتطلب أنشطة في التصميم ، والانتاج ، والعمليات والموارد  وهذا يحتاج بغير شك إلى التنسيق

2-العلاقة بين التنظيم والتنسيق :إذا كان التنظيم يعني تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية في المنظمة ، وكذا تحديد السلطات والمسؤوليات لكل فرد في هذه الوحدات ، فإن التنسيق يلعب دورا رئيساً في توزيع الأنشطة المختلفة على الأقسام المعنية وما يرافق ذلك من سلطات ومسؤوليات .ويؤثر التنظيم على حجم ونوعية التنسيق المطلوب وهذا يرتبط بما سبق أن أطلقنا عليه « نطاق الإشراف «

3-العلاقة بين التوجيه والتنسيق : يعد التنسيق أحد أدوات التوجيه من خلال مشاركة الأفراد في تحديد الأهداف ، ورسم الخطط 

وكلما كان حجم المنظمة صغيرا كلما كان تحقيق التنسيق بين جهود الأفراد أمراً سهل المنال .

وكلما كانت العلاقات الإنسانية عميقة ، وكلما هيأت الإدارة للعاملين ظروف عمل جيدة ، كلما خفف ذلك من كثير من مشكلات العمل .

4-العلاقة بين الرقابة والتنسيق : إن الهدف من الرقابة هو ضمان تحقيق الأهداف المطلوبة ، وتصحيح الانحرافات حال حدوثها ، وبالمثل فإن الهدف من التنسيق هو ضمان تحقيق هذه الأهداف من خلال توحيد جهود الأفراد . مع ملاحظة مهمة وهي الانحراف عن النتائج قد يكون بسبب الخلل في التنسيق ، ولذا تصحيح هذه الانحرافات من خلال الوظيفة الرقابية  يترتب عليها أيضا تصحيح الخلل في التنسيق