3. المستندات والسجلات المتعارف عليها في دورة المشتريات 

ـ طلب الشراء Purchase requisition: طلب مكتوب لشراء البضائع من قبل شخص مخول أو دائرة مخولة يبين تفاصيل البضاعة المطلوبة ويقدم إلى دائرة المشتريات.

ـ أمر الشراء Purchase order: عرض مكتوب من دائرة المشتريات للبائع أو المزود لشراء بضائع وخدمات تكون محددة في المستند الذي يتكون عادة من عدة نسخ.

ـ تقرير الاستلام Receiving report: تقرير يحضر عند استلام البضائع يبين البضائع المستلمة من حيث الكميات والأصناف.

ـ فاتورة البائع أو المورد Vendors invoice: الفاتورة المستلمة من البائع والتي تبين الأصناف المشحونة والقيمة المطلوبة وشروط الدفع وتاريخه

ـ مستند الصرف Voucher: نموذج يبين البائع والقيمة المطلوبة وتاريخ الدفع للمشتريات المستلمة، وهو يستخدم لأجراء التسجيل والدفع بشكل رسمي.

ـ حزمة مستند الصرف الكاملة Complete voucher packet : مجموعة من المستندات تحضر قبل عملية الدفع، وعادة ما تحتوي على نسخة من طلب الشراء وأمر الشراء وتقرير الاستلام وفاتورة البائع ومستند الصرف.

- ملف البائعين الرئيس المقبول Approved vendor's master file : ملف حاسوبي يحتوي على معلومات تخص البائعين والمزودين الذين تمت الموافقة على الشراء منهم والدفع لهم.

ـ ملف أوامر الشراء المفتوحة Open purchase orders : ملف حاسوبي لأوامر الشراء المعتمدة للبائعين الذين لم تصل البضائع والخدمات المشتراة منهم بعد.

ـ ملف الاستلام Receiving file : ملف حاسوبي يحتوي على معلومات استلام المخزون بالكميات المستلمة من البائع .
ـ ملف عمليات الشراء Purchase transaction file : ملف حاسوبي يحوي بيانات عن مستندات الصرف المقبولة والتي تخص مشتريات مستلمة.

ـ الملفات المعلقة Suspense files : الملفات الحاسوبية التي تعلق العمليات التي لم تعالج لأنها رفضت من قبل الرقابات الحاسوبية المطبقة.