وسائل أسلوب الاتصال الشفوي المباشر في العلاقات العامة

اولاُ- التحديث والمخاطبة: وهو من أنجح الأساليب الشفوية في إيصال المعلومات.. ويجب أن يتصف المتحدث بوضوح الفكرة وبساطة العرض، والعمق في التفكير:

- المحاضرة: وتتصف بنفس الصفات التي يتصف بها كل من الحديث والمخاطبة، فضلاً عن تميزها بأنها تشمل عدداً كبيراً من المهتمين لموضوع المحاضرة، كما أنها تؤدي إلى اكتساب المعرفة والخبرة والمهارة وبخاصة أن المحاضر متخصص في موضوع المحاضرة. وعادة يدعو قسم العلاقات العامة محاضرين متخصصين في حقول متعددة للحديث في المراكز الثقافية للمؤسسات، والهدف من ذلك جذب الجمهور إلى التعامل معه.

هذا وقد يستعمل المحاضر أجهزة سمعية وبصرية كوسائل توضيحية لمضمون المحاضرة، حتى يزداد الحاضرون استيعاباً لها.

- المناقشة:

يمكن أن تأخذ المناقشة شكل الحديث الذي يلقيه مدير المناقشة، وتقطعـه بعـض الاسئلة التي يثيرها هو بنفسه أو يطرحها المستمعون أو قد تأخذ المناقشة شكل حوار بين مدير المناقشة والمستمعين، أو بين المستمعين أنفسهم، على أن يقوم مدير المناقشة بتنظيم توجيه الأسئلة والردود عليها بهدف الاهتداء إلى الرأي الصحيح حول القضايا المطروحة، أو وضع خطة عمل لحل المشكلة التي يجري حولها النقاش، وتتمثل أهمية المناقشة في تنمية الاتجاهات السليمة لدى المتناقشين وخلق روح التعاون بينهم إلا أن أهم ما يتميز به هذا الأسلوب تعوّد المتنافسين على الأسلوب الديمقراطي في التعامل وحل المشاكل، واكتساب الخبرات والمهارات التي يتطلبها تحسين ظروف العمل وزيادة الإنتاج وخلق المبادرات.

ومن المألوف تسجيل المناقشات لتستمع إليها مجموعات أخرى، أو المجموعة نفسها لكي يتعرف المتناقشون على نقاط الضعف والقوة عندهم، ولتدريبهم على اكتساب الخبرات في كيفية إجراء المناقشات.

- الندوات:

تستند الندوات على ركيزتين، تتمثل الأولى منها في وجود مجموعة من المعنيين بالموضوع، يعرض كل واحد منهم جانباً معيناً من المشكلة المطروحة للنقاش. ويقوم فرد أو أكثر بإدارة الندوة، فيفتحها ويدعو أولئك المختصين إلى عرض أفكارهم، ويعطي الكلمة للحاضرين للتحدّث وإبداء الرأي.

وتتمثل الركيزة الثانية في وجود عدد من المستمعين الذين يتابعون الموضوع ويشتركون في المناقشات الدائرة حوله، أو حول وجهات نظر أعضاء الندوة.

ولكي تحقق الندوة قدراً من النجاح لابد من الدقة في اختيار مديرها، والأفراد المتحدثين فيها.

ويحبذ أن يعرف المتحدثون بعضهم ، وإذا تعذّر ذلك فإنه يفضل جمعهم قبل انعقاد الندوة، ليتعارفوا، ومن ثمَّ الاتفاق معهم على طريقة إدارتها ، وعلى اختيار المكان المناسب لعقدها.

- الأعمال المشتركة للجان:

تتشكل هذه اللجان من ذوي الاختصاص في مختلف الإدارات أو المؤسسات، لدراسة موضوع معين. ويتمثل الهدف من تشكيلها في تطوير الأساليب المتبعة، واستنباط الوسائل الكفيلة بأداء المهمات على أكمل وجه.

ثانياً: الدورات التدريبية:

تهدف هذه الدورات إلى إكساب المتدربين مهارات معينة وخبرات عملية محددة وتنمية القابليات لديهم، وهي نوعان:

1) دورات تدريبية مهنية.

(2) دورات تدريبية تثقيفية.

ويعتمد النوع الأول على الجانب العملي وحده للوقوف على آخر المبتكرات التكنولوجية في ميدان موضوع الندوة.

أما الدورات التدريبية التثقيفية فتعتمد على الشرح والمناقشة مع استخدام بعض الوسائل الإيضاحية، لتثبيت المعلومات في أذهان المتدربين، ولمساعدتهم على تكوين فكرة عامة عن الموضوع.

- اجتماعات الموظفين والفرق:

تعتمد هذه الاجتماعات بين مسؤول العلاقات العامة وبين الموظفين، وذلك من أجل التعرف على المشاكل التي يعانون منها، ولإلقاء الضوء على نواحي النقص في العمل والحصول على المعلومات عن سيره ومعوقاته. ولا تنتهي مهمة مسؤول العلاقات العامة بانتهاء مثل هذه الاجتماعات فعليه أن يسعى إلى دراسة النتائج التي أفرزها الاجتماع فيقوم بتحليلها وذلك من أجل وضع الخطط الكفيلة لتنفيذ برامج العمل تنفيذاً دقيقاً من خلال فرز الجوانب السلبية والإيجابية ومكافأة المجيدين ومعاقبة المقصرين في أداء المهمات الموكولة إليهم.

ثالثاً: الزيارات:

وتقسم إلى زيارات فردية وجماعية:

- الزيارات الفردية:

وتتم بطريقتين هما:

- زيارة خبير العلاقات العامة للمؤسسات الإعلامية.

- زيارة الإعلاميين والمحررين بشكل انفرادي للمؤسسة التي يعمل فيها خبير العلاقات العامة.

يسعى خبير العلاقات العامة الناجح إلى إقامة جسور بينه وبين الإعلاميين، وقادة الفكر والسياسيين بصورة عامة، ففي هذا منفعة للمؤسسة التي يعمل فيها، وإنجاح لخططه الهادفة إلى تطويرها وتقدمها. لذلك يقوم الاتصال بهم شخصياً قبل زيارة مكاتبهم، ثم يحاول بعد ذلك زيارتهم في منازلهم لإقامة صلات جيدة معهم، ولرفع حاجز التكلف في التعامل بينه وبينهم.

- الزيارات الجماعية:

وتكون على نوعين:

أ) الزيارات المتبادلة بين العاملين في المؤسسات والشركات بشكل جماعي بهدف الاطلاع أو اكتساب الخبرات.

ب) الزيارات التي يقوم بها الإعلاميون إلى بعض المؤسسات بدعوة من خبير العلاقات العامة، ولا تتحقق النتائج المرجوة من هذه الزيارات، إلا عن طريق

1- وجود خبير بالاهتمام لدى المؤسسة يود اطلاع الإعلاميين عليه.

2- تزويدهم بكافة الحقائق المتعلقة بهذا الخبر.

3- الاهتمام بالإعلاميين بصورة تعكس اهتمام المؤسسة والعاملين فيها.

لذلك يجب على خبير العلاقات العامة تحديد غرض مثل هذه الزيارات مقدماً، ومن ثم تحديد تاريخ الزيارة، وإرسال البطاقات المدعوين إلى قبل الموعد المقرر بفترة كافية، وحجز الأماكن لهم إذا كان الزائرون من مناطق بعيدة، ومتابعة الأشخاص الذين يحضرون، والذين يتعذر عليهم الحضور.

ولدى الانتهاء من هذه التحضيرات يسعى خبير العلاقات العامة إلى وضع برنامج للزيارة وإعداد نشرة خاصة تتضمن معلومات وافية ودقيقة من المؤسسة، وكذلك يجب تهيئة الأدلاء والمرافقين الخاصين للزائرين، حيث تتم مرافقتهم من أماكن وجودهم إلى المؤسسة بوسائل النقل التي توفرها لهم وتقدم لهم المأكولات وبعض الهدايا التذكارية.

هذا ولا تنتهي مهمة خبير العلاقات العامة، بانتهاء الزيارة، وإنما يكون عليه متابعة التعليقات الصادرة حول الزيارة وموضوعها في الصحف وغيرها من وسائل الإعلام، ودراستها لمعرفة نواحي الضعف والقوة في عمل المؤسسة، ومن ثم يخطط خبير العلاقات العامة للتغلب على السلبيات ودفع الإيجابيات لتطوير المؤسسة.

رابعاً: المؤتمرات

تعقد المؤسسة المؤتمرات الصحفية عندما تجد حاجة ماسة لذلك، مثل وجود معلومات مهمة تود إيصالها إلى الجمهور، أو ترغب في إقامة اتصالات مباشرة مع الجمهور، أو مع فئة معينة يهمها الاطلاع على معلومات ترغب (المؤسسة) في إطلاعهم عليها، أو عند وجود تساؤلات أو شائعات حول موضوع معين، فتقوم بعقد المؤتمر للإجابة على ذلك.

وأول ما يجب أن يفكر به خبير العلاقات العامة هو اختيار الوقت والمكان المناسبين لعقد هذا المؤتمر، وتجهيز المكان بكل ما يحتاج إليه من معدات ووسائل ضرورية لإنجاح المؤتمر، مثل السماعات وأجهزة تسجيل وإنارة ووسائل إيضاح، ويبدأ بعد ذلك في إعداد بطاقات الدعوة ويقوم بتوزيعها على المدعوين قبل فترة كافية. كذلك يقوم خبير العلاقات العامة بتوزيع البيان الصحفي مطبوعاً على الحاضرين بدل قراءته عليهم ويجيب عن استفساراتهم، ذلك أن تلاوة البيان قد تبعث الملل.